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(2)

DGAP-HV: InTiCa Systems AG: Bekanntmachung der -4-

DJ DGAP-HV: InTiCa Systems AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 15.07.2020 in Passau mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

DGAP-News: InTiCa Systems AG / Bekanntmachung der Einberufung zur 
Hauptversammlung 
InTiCa Systems AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 
15.07.2020 in Passau mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß 
§121 AktG 
 
2020-06-04 / 15:05 
Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch DGAP 
- ein Service der EQS Group AG. 
Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich. 
 
InTiCa Systems AG Passau WKN: 587 484 
ISIN: DE0005874846 
 
*HINWEIS:* 
 
In diesem Jahr findet die Hauptversammlung als virtuelle 
Versammlung ohne physische Präsenz gemäß § 1 Abs. 2 des 
Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, 
Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und 
Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der 
COVID-19-Pandemie statt. Bitte beachten Sie die besonderen 
Bedingungen zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und 
der Ausübung Ihres Stimmrechts. 
 
Wir laden hiermit unsere Aktionäre ein zu der am Mittwoch, 15. 
Juli 2020, 10.30 Uhr als virtuelle Hauptversammlung ohne 
physische Präsenz 
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten stattfindenden 
ordentlichen Hauptversammlung. 
 
*I. TAGESORDNUNG* 
 
1. *Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses 
   der InTiCa Systems AG, des Lageberichts, des 
   gebilligten Konzernabschlusses, des 
   Konzernlageberichts, des erläuternden Berichts 
   zu den Angaben nach §§ 289a Abs. 1, 315a Abs. 1 
   HGB und des Berichts des Aufsichtsrats für das 
   Geschäftsjahr 2019* 
 
   Die genannten Vorlagen sind über die 
   Internet-Seite der Gesellschaft 
 
   www.intica-systems.com 
 
   zugänglich. Beschlussfassungen sind zu diesem 
   Tagesordnungspunkt nach den gesetzlichen 
   Bestimmungen nicht erforderlich, da der 
   Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten 
   Jahresabschluss und Konzernabschluss bereits 
   gebilligt hat; der Jahresabschluss ist damit 
   festgestellt. 
2. *Verwendung des Bilanzgewinns* 
 
   Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den 
   Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2019 in Höhe 
   von EUR 3.050.920,46 auf neue Rechnung 
   vorzutragen. 
3. *Entlastung der Mitglieder des Vorstands* 
 
   Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den 
   Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 
   2019 Entlastung zu erteilen. 
4. *Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats* 
 
   Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den 
   Mitgliedern des Aufsichtsrats für das 
   Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen. 
5. *Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern* 
 
   Der Aufsichtsrat der Gesellschaft besteht 
   gemäß § 96 Abs. 1 AktG in Verbindung mit § 
   7 Abs. 1 der Satzung aus drei Mitgliedern, die 
   von der Hauptversammlung zu wählen sind. Die 
   Amtszeit der derzeitigen Mitglieder des 
   Aufsichtsrats endet mit Ablauf der 
   Hauptversammlung vom 15. Juli 2020. 
 
   Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Herren 
 
   a) Diplom-Betriebswirt Udo Zimmer, München, 
      Vorstand der REMA TIP TOP AG in Poing, 
   b) Diplom-Betriebswirt (FH) Werner 
      Paletschek, Fürstenzell, Geschäftsführer 
      der OWP Brillen GmbH in Passau, 
   c) Diplom-Betriebswirt (FH) Christian Fürst, 
      Thyrnau, Geschäftsführender 
      Gesellschafter der ziel management 
      consulting gmbH in Thyrnau und der Fürst 
      Reisen GmbH & Co. KG in Hutthurm, 
 
   für die Zeit bis zur Beendigung der 
   Hauptversammlung, die über die Entlastung des 
   Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024 
   beschließt, zu Mitgliedern des 
   Aufsichtsrats zu wählen. 
 
   Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge 
   nicht gebunden. 
 
   Über die Besetzung der einzelnen Sitze im 
   Aufsichtsrat wird jeweils getrennt abgestimmt, 
   womit der Empfehlung des Deutschen Corporate 
   Governance Kodex entsprochen wird. 
 
   Herr Fürst ist Vorsitzender des Aufsichtsrats 
   der Electrovac AG in Salzweg, Mitglied des 
   Beirats der Eberspächer Gruppe GmbH & Co. KG in 
   Esslingen und Mitglied des Beirats der 
   Firmengruppe Bachl, Röhrnbach. Die Herren 
   Paletschek und Zimmer gehören keinen gesetzlich 
   zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren 
   Kontrollgremien anderer Wirtschaftsunternehmen 
   an. 
 
   Der Aufsichtsrat hat bei seinen vorstehenden 
   Wahlvorschlägen berücksichtigt, dass der 
   Aufsichtsrat so zusammenzusetzen ist, dass 
   seine Mitglieder insgesamt über die zur 
   ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben 
   erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und 
   fachlichen Erfahrungen verfügen. Er hat die zur 
   Wahl vorgeschlagenen Kandidaten deshalb anhand 
   vorher festgelegter, objektiver Kriterien und 
   des Kompetenzprofils für das Gesamtgremium 
   ausgewählt, das auch in der Erklärung zur 
   Unternehmensführung beschrieben ist. 
 
   Dabei hat der Aufsichtsrat bei seinem Vorschlag 
   unter anderem die vom Aufsichtsrat für dessen 
   Zusammensetzung gesetzten Ziele und den 
   Kriterienkatalog zugrunde gelegt. Ein 
   maßgebliches Kriterium bei der Auswahl 
   war, dass im Aufsichtsrat Kenntnisse, 
   Fähigkeiten und Erfahrungen zur Verfügung 
   stehen, die für die Beratung und 
   Überwachung der Geschäftstätigkeit der 
   Gesellschaft insgesamt wichtig sind. Bei der 
   Auswahl wurden u.a. die internationale 
   Tätigkeit des Unternehmens, potentielle 
   Interessenkonflikte, die Anzahl der 
   unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder, die 
   Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder und 
   vor allem Qualifikation, fachliche Eignung und 
   Kompetenz berücksichtigt. 
 
   Ferner hat der Aufsichtsrat hohe Anforderungen 
   an die Persönlichkeit des Kandidaten gestellt. 
   Wesentlich ist dabei etwa der zu erwartende 
   Einsatz für eine nachhaltige Wertschöpfung der 
   Gesellschaft. 
 
   Zudem hat sich der Aufsichtsrat bei allen drei 
   Kandidaten vergewissert, dass sie jeweils den 
   zu erwartenden Zeitaufwand aufbringen können. 
 
   Weitere Angaben zu den vorgeschlagenen 
   Kandidaten finden Sie unter Ziffer 'III. 
   Anhang' dieser Einladung. 
 
   Für den Fall, dass die Hauptversammlung die 
   vorgeschlagenen Herren zu Mitgliedern des 
   Aufsichtsrats wählt, ist vorgesehen, Herrn 
   Zimmer in der konstituierenden Sitzung des 
   Aufsichtsrats zum Aufsichtsratsvorsitzenden zu 
   wählen. 
6. *Wahl des Abschlussprüfers für das 
   Geschäftsjahr 2020* 
 
   Der Aufsichtsrat schlägt vor, die consaris AG 
   Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 
   Steuerberatungsgesellschaft, Eggenfelden, für 
   das Geschäftsjahr 2020 zum Abschlussprüfer für 
   den Jahresabschluss und den Konzernabschluss zu 
   wählen. 
7. *Satzungsänderung* 
 
   § 13 Abs. 6 Satz 1 der Satzung der Gesellschaft 
   hat derzeit folgenden Wortlaut: 
 
   _'Zum Nachweis der Berechtigung gemäß 
   Absatz (5) reicht ein durch das depotführende 
   Institut erstellter besonderer Nachweis des 
   Anteilsbesitzes aus, der sich auf den im 
   Aktiengesetz hierfür vorgesehenen Zeitpunkt 
   beziehen muss.'_ 
 
   Ab 03.09.2020 ist bei der Einberufung von 
   Hauptversammlungen ein neuer § 67c Abs. 3 AktG 
   anzuwenden, der folgenden Wortlaut hat: 
 
   _'(3) Der Letztintermediär hat dem Aktionär für 
   die Ausübung seiner Rechte in der 
   Hauptversammlung auf Verlangen über dessen 
   Anteilsbesitz unverzüglich einen Nachweis in 
   Textform gemäß den Anforderungen nach 
   Artikel 5 der Durchführungsverordnung (EU) 
   2018/1212 auszustellen oder diesen nach Absatz 
   1 der Gesellschaft zu übermitteln.'_ 
 
   Um Widersprüche zwischen der Satzung der 
   Gesellschaft und der genannten gesetzlichen 
   Bestimmung zu vermeiden, schlagen Vorstand und 
   Aufsichtsrat vor, folgende Beschlüsse zu 
   fassen: 
 
   a) § 13 Abs. 6 Satz 1 der Satzung der 
      Gesellschaft wird wie folgt neu gefasst: 
 
      'Zum Nachweis der Berechtigung gemäß 
      Absatz (5) reicht ein gemäß § 67c 
      Absatz 3 AktG erteilter Nachweis des 
      Anteilsbesitzes aus, der sich auf den im 
      Aktiengesetz hierfür vorgesehenen 
      Zeitpunkt beziehen muss.' 
   b) Der Vorstand stellt sicher, dass diese 
      Satzungsänderung nicht vor dem 03.09.2020 
      in das Handelsregister eingetragen wird. 
 
*II. WEITERE ANGABEN ZUR EINBERUFUNG* 
 
1. *Hauptversammlung ohne physische Anwesenheit der 
   Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten* 
 
   Auf der Grundlage von § 1 des Gesetzes über 
   Maßnahmen im Gesellschafts-, 
   Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und 
   Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der 
   Auswirkungen der COVID-19-Pandemie 
   ('COVID-19-Gesetz'), veröffentlicht als Art. 2 
   des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der 
   COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und 
   Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020, 
   veröffentlicht im Bundesgesetzblatt, Teil I, vom 
   27. März 2020 und im Hinblick auf die 
   fortdauernde COVID-19-Pandemie hat der Vorstand 
   mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die 
   Hauptversammlung ohne physische Präsenz der 
   Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als 
   virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Die 
   Hauptversammlung findet damit nur unter 
   physischer Anwesenheit von Versammlungsleiter, 
   Mitgliedern des Vorstands, des Aufsichtsrats und 
   des mit der Niederschrift beauftragten Notars 
   sowie des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft 
   in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, 
   Spitalhofstr. 94, D-94032 Passau, statt. Die 
   Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können nicht 

(MORE TO FOLLOW) Dow Jones Newswires

June 04, 2020 09:05 ET (13:05 GMT)

DJ DGAP-HV: InTiCa Systems AG: Bekanntmachung der -2-

physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Die 
   gesamte Hauptversammlung wird jedoch im Wege der 
   Bild- und Tonübertragung über das Aktionärsportal 
   der Gesellschaft im Internet übertragen und den 
   Aktionären nach Maßgabe der nachfolgenden 
   Bestimmungen die Möglichkeit zur 
   Stimmrechtsausübung, zur Stellung von Fragen und 
   zum Widerspruch gegen Beschlüsse der 
   Hauptversammlung eingeräumt. 
 
   Da die Durchführung der Hauptversammlung als 
   virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz 
   der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten auf der 
   Grundlage des COVID-19-Gesetzes zu einigen 
   wesentlichen Modifikationen beim Ablauf der 
   Versammlung und bei der Ausübung der 
   Aktionärsrechte führt, bitten wir unsere 
   Aktionäre um besondere Beachtung der 
   nachfolgenden Hinweise, insbesondere zur 
   Möglichkeit der Verfolgung der Hauptversammlung 
   in Bild und Ton und zur Ausübung des Stimmrechts, 
   des Fragerechts sowie weiterer Aktionärsrechte. 
2. *Zahl der Aktien und Stimmrechte* 
 
   Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 
   besteht das Grundkapital der Gesellschaft aus 
   4.287.000 Aktien ohne Nennbetrag (Stückaktien). 
   Jede Aktie gewährt in der Hauptversammlung eine 
   Stimme; die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt 
   damit 4.287.000. 
 
   Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der 
   Einberufung der Hauptversammlung 64.430 eigene 
   Aktien, die kein Stimmrecht gewähren. 
3. *Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung* 
 
   Die gesamte Hauptversammlung kann von den 
   Aktionären, die sich rechtzeitig unter Nachweis 
   ihrer Berechtigung angemeldet haben (dazu 
   nachfolgend Ziffer II.5), über die Bild- und 
   Tonübertragung im Internet über das 
   Aktionärsportal der Gesellschaft verfolgt werden. 
   Diese Übertragung im Internet stellt jedoch 
   keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne 
   von § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG dar. 
4. *Internetgestütztes Aktionärsportal* 
 
   Unter der Internetadresse 
 
   _www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html_ 
 
   steht den Aktionären der Gesellschaft ab dem 24. 
   Juni 2020 ein internetgestütztes Online-Portal 
   (Aktionärsportal) zur Verfügung. Über das 
   Aktionärsportal können die ordnungsgemäß 
   angemeldeten Aktionäre (und ggf. deren 
   Bevollmächtigte) unter anderem ihr Stimmrecht 
   ausüben und Vollmachten erteilen. Die Einreichung 
   von Fragen und die Einlegung von Widersprüchen 
   gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu 
   Protokoll des Notars ist nur im Wege der 
   elektronischen Kommunikation über die von der 
   Gesellschaft bereitgestellten E-Mail-Adressen 
   möglich. Um das Aktionärsportal nutzen zu können, 
   müssen sich die Aktionäre dort mit Zugangscode 
   und Passwort, die sie mit ihrer 
   Onlinezugangskarte erhalten, einloggen. Die 
   verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung ihrer 
   Rechte erscheinen dann in Form von Schaltflächen 
   und Menüs auf der Benutzeroberfläche des 
   Aktionärsportals. 
 
   Bitte beachten Sie auch die technischen Hinweise 
   am Ende dieser Einladungsbekanntmachung. 
5. *Voraussetzungen für die Verfolgung der Bild- und 
   Tonübertragung der Hauptversammlung und die 
   Ausübung der Aktionärsrechte sowie 
   Nachweisstichtag* 
 
   Zur Verfolgung der Hauptversammlung im Wege der 
   Bild- und Tonübertragung im Internet über das 
   Aktionärsportal und zur Ausübung der 
   Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts 
   sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die 
   sich vor der Hauptversammlung in Textform (§ 126 
   b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zur 
   Hauptversammlung anmelden und ihre Berechtigung 
   nachweisen (stimmberechtigte Aktionäre). 
 
   Zum Nachweis der Berechtigung reicht ein durch 
   das depotführende Institut erstellter besonderer 
   Nachweis des Anteilsbesitzes aus, der sich auf 
   den Beginn des 21. Tages vor der 
   Hauptversammlung, also auf Mittwoch, 24. Juni 
   2020, 00:00 Uhr, (Nachweisstichtag) beziehen 
   muss. 
 
   Der Nachweis der Berechtigung und die Anmeldung 
   müssen spätestens am Mittwoch, 8. Juli 2020, bei 
   der Gesellschaft unter ausschließlich 
   folgender Postanschrift, Telefaxnummer oder 
   E-Mail-Adresse eingehen: 
 
   _InTiCa Systems AG_ 
   _c/o GFEI Aktiengesellschaft_ 
   _Ostergrube 11_ 
   _D-30559 Hannover_ 
   _Telefax: +49 511 47402319_ 
   _E-Mail: InTiCa-HV@gfei.de_ 
 
   Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die 
   Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der 
   gesamten Hauptversammlung über das 
   Aktionärsportal und die Ausübung der 
   Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, 
   als Aktionär nur, wer sich fristgerecht 
   angemeldet und die Berechtigung zur Teilnahme an 
   der Hauptversammlung nachgewiesen hat. Die 
   Berechtigung zur Teilnahme, zur Ausübung von 
   Aktionärsrechten und der Umfang des Stimmrechts 
   bemessen sich dabei ausschließlich nach dem 
   im besonderen Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz 
   des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem 
   Nachweisstichtag geht keine Sperre für die 
   Veräußerbarkeit der Aktien einher. Auch im 
   Fall der vollständigen oder teilweisen 
   Veräußerung der Aktien nach dem 
   Nachweisstichtag ist für die Teilnahme, die 
   Ausübung von Aktionärsrechten und den Umfang des 
   Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz 
   des Aktionärs zum Nachweisstichtag 
   maßgeblich, d. h. Veräußerungen von 
   Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine 
   Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme, 
   die Ausübung von Aktionärsrechten und den Umfang 
   des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe 
   und Zuerwerbe von Aktien nach dem 
   Nachweisstichtag. Personen, die zum 
   Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und 
   erst danach Aktionär werden, sind nicht 
   berechtigt (insbesondere nicht stimmberechtigt). 
   Der Nachweisstichtag ist im Übrigen kein 
   relevantes Datum für die Dividendenberechtigung. 
 
   Den Aktionären, die ihre Anmeldung und den 
   genannten Nachweis ihres Anteilsbesitzes form- 
   und fristgerecht übermittelt haben, werden 
   anstelle der herkömmlichen Eintrittskarten 
   Onlinezugangskarten für die Ausübung ihrer Rechte 
   in Bezug auf die Hauptversammlung übersandt. Die 
   Aktionäre werden darum gebeten, möglichst 
   frühzeitig für die Anmeldung und die 
   Übersendung des genannten Nachweises zu 
   sorgen, damit der rechtzeitige Zugang der 
   Onlinezugangskarten sichergestellt ist. Die 
   Onlinezugangskarte enthält unter anderem 
   Zugangscode und Passwort, mit denen die Aktionäre 
   das unter der Internetadresse 
 
   _www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html_ 
 
   zugängliche internetgestützte Aktionärsportal der 
   Gesellschaft nutzen können. 
6. *Ausübung des Stimmrechts und 
   Vollmachtserteilung* 
 
   Stimmberechtigte Aktionäre können ihr Stimmrecht 
   durch Briefwahl (schriftlich oder im Wege 
   elektronischer Kommunikation) oder über 
   Vollmachtserteilung (an Dritte oder an den 
   Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) ausüben 
   (vgl. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 COVID-19-Gesetz). 
   Für beide Arten der Stimmrechtsausübung ist die 
   ordnungsgemäße Anmeldung nebst 
   ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilsbesitzes 
   zur Hauptversammlung erforderlich. 
6.1 *Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl* 
 
    Stimmberechtigte Aktionäre können ihre Stimmen 
    schriftlich oder im Wege der elektronischen Kommunikation 
    abgeben (Briefwahl). 
 
    Dafür steht den stimmberechtigten Aktionären vor und 
    während der Hauptversammlung für die Ausübung des 
    Stimmrechts im Wege der elektronischen Kommunikation 
    (elektronische Briefwahl) das unter der Internetadresse 
 
    _https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html_ 
 
    erreichbare Aktionärsportal der Gesellschaft zur 
    Verfügung. Die elektronische Briefwahl über das 
    Aktionärsportal ist ab dem 24. Juni 2020 bis zum Beginn 
    der Abstimmungen während der Hauptversammlung möglich. 
    Über das Aktionärsportal können die 
    stimmberechtigten Aktionäre auch während der 
    Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung etwaige 
    zuvor im Wege der Briefwahl oder über das Aktionärsportal 
    vorgenommene Stimmabgaben ändern oder widerrufen. 
 
    Vor der Hauptversammlung steht den Aktionären zur 
    Stimmrechtsausübung darüber hinaus das mit der 
    Onlinezugangskarte übermittelte Briefwahlformular zur 
    Verfügung. Soweit ein Aktionär das Briefwahlformular 
    verwendet, ist dieses ausschließlich an die 
    nachfolgende Postanschrift, Telefaxnummer oder 
    E-Mail-Adresse zu übermitteln und muss dort bis 
    spätestens zum Ablauf des *Dienstag, 14. Juli 2020 
    *(Datum des Eingangs), zugehen: 
 
    _InTiCa Systems AG_ 
    _c/o GFEI Aktiengesellschaft_ 
    _Ostergrube 11_ 
    _D-30559 Hannover_ 
    _Telefax: +49 511 47402319_ 
    _E-Mail: InTiCa-HV@gfei.de_ 
 
    Briefwahlformulare, die an eine andere Adresse 
    übermittelt werden oder der Gesellschaft unter der 
    vorgenannten Adresse verspätet, d.h. nach Ablauf des 14. 
    Juli 2020 zugehen, können bei der Abstimmung aus 
    organisatorischen Gründen nicht berücksichtigt werden. 
 
    Briefwahlstimmen, die einer ordnungsgemäßen 

(MORE TO FOLLOW) Dow Jones Newswires

June 04, 2020 09:05 ET (13:05 GMT)

DJ DGAP-HV: InTiCa Systems AG: Bekanntmachung der -3-

Anmeldung nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können, 
    werden nicht berücksichtigt. 
 
    Weitere Hinweise zur Briefwahl erhalten Sie mit der 
    Onlinezugangskarte, welche die ordnungsgemäß 
    angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen. 
6.2 *Vollmachtserteilung an Dritte* 
 
    Aktionäre, die ihre Anmeldung und den Nachweis ihres 
    Anteilsbesitzes form- und fristgerecht übermittelt haben 
    und nicht selbst die virtuelle Hauptversammlung verfolgen 
    oder ihre Aktionärsrechte ausüben wollen, können sich bei 
    der Ausübung des Stimmrechts sowie sonstiger 
    Aktionärsrechte durch einen Bevollmächtigten, auch z.B. 
    Kreditinstitute, Intermediäre, Aktionärsvereinigungen 
    oder Stimmrechtsberater, vertreten lassen. Handelt es 
    sich bei dem Bevollmächtigten um einen Intermediär, ein 
    Kreditinstitut oder einen anderen in § 135 AktG genannten 
    Aktionärsvertreter, gelten für die Form und den Nachweis 
    der Vollmacht die gesetzlichen Bestimmungen. Für alle 
    übrigen Bevollmächtigten gelten die nachfolgenden 
    Regelungen. 
 
    Die Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der 
    Hauptversammlung und die Ausübung von Aktionärsrechten 
    durch den Bevollmächtigen über das Aktionärsportal setzen 
    voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber den 
    mit der Onlinezugangskarte versendeten Zugangscode 
    erhält. Die Nutzung des Zugangscodes durch den 
    Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der 
    Bevollmächtigung. 
 
    Alternativ kann die Erteilung der Vollmacht gegenüber dem 
    Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft 
    erfolgen. Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung 
    kann dadurch geführt werden, dass der Vollmachtgeber oder 
    der Bevollmächtigte den Nachweis (z. B. die Vollmacht im 
    Original oder in Kopie bzw. als Scan) wahlweise an die 
    nachfolgende Postanschrift, Telefaxnummer oder 
    E-Mail-Adresse übermittelt, wobei die Übermittlung 
    aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf 
    des 14. Juli 2020 erfolgen soll: 
 
    _InTiCa Systems AG_ 
    _c/o GFEI Aktiengesellschaft_ 
    _Ostergrube 11_ 
    _D-30559 Hannover_ 
    _Telefax: +49 511 47402319_ 
    _E-Mail: InTiCa-HV@gfei.de_ 
 
    Vorstehende Übermittlungswege stehen auch zur 
    Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch 
    Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein 
    gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht 
    erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf einer 
    bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten 
    Übermittlungswegen unmittelbar der Gesellschaft 
    gegenüber erklärt werden. 
 
    Erteilung, Widerruf, Änderung und Nachweis einer 
    Vollmacht nach Ablauf des 14. Juli 2020 kann aus 
    organisatorischen Gründen nur via E-Mail an 
 
    _InTiCa-HV@gfei.de_ 
 
    oder über das Aktionärsportal erfolgen. 
 
    Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, 
    werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das Formular 
    zu verwenden, welches die Gesellschaft hierfür 
    bereitstellt. Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten 
    Aktionären zusammen mit der Onlinezugangskarte zugesandt 
    und kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft 
    unter 
 
    _www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html_ 
 
    heruntergeladen werden. Per E-Mail an 
 
    _InTiCa-HV@gfei.de_ 
 
    oder über das Aktionärsportal können Vollmachten auch 
    nach Ablauf des 14. Juli 2020 noch bis zum Beginn der 
    Abstimmung in der Hauptversammlung erteilt, geändert und 
    widerrufen werden. Nähere Informationen erhalten die 
    Aktionäre im Internet unter 
 
    _www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html_ 
 
    Vollmachten, die einem ordnungsgemäß angemeldeten 
    Aktionär nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können, 
    werden nicht berücksichtigt. Soweit für die 
    Bevollmächtigung nicht das mit der Onlinezugangskarte 
    übermittelte Formular verwendet oder die Vollmacht nicht 
    elektronisch über das Aktionärsportal erteilt wird, 
    achten Sie deshalb bitte darauf, dass zusammen mit der 
    Vollmacht auch die Angaben zum Aktionär, der die 
    Vollmacht erteilt hat Nummer der Onlinezugangskarte oder 
    Name, Geburtsdatum und Anschrift) mit übermittelt werden. 
6.3 *Vollmachtserteilung an den Stimmrechtsvertreter der 
    Gesellschaft* 
 
    Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären ferner die 
    Möglichkeit, sich durch einen von der Gesellschaft 
    benannten Stimmrechtsvertreter als Bevollmächtigten bei 
    der Ausübung des Stimmrechts vertreten zu lassen. 
 
    Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter 
    übt im Fall der Bevollmächtigung das Stimmrecht 
    ausschließlich weisungsgebunden aus. Bei fehlenden 
    oder nicht eindeutig erteilten Weisungen wird sich der 
    Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft der Stimme 
    enthalten. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft 
    nimmt keine Vollmachten und Aufträge zur Einlegung von 
    Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse zur 
    Ausübung des Rede- und Fragerechts oder zur Stellung von 
    Anträgen entgegen. 
 
    Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft 
    benannten Stimmrechtsvertreter können elektronisch über 
    das Aktionärsportal der Gesellschaft erteilt, geändert 
    und widerrufen werden. Diese Möglichkeit besteht bis zum 
    Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung. 
 
    Alternativ können Vollmachten und Weisungen an den von 
    der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter 
    Verwendung des mit der Onlinezugangskarte übermittelten 
    Vollmachtsformulars erteilt werden. Die ausgefüllten 
    Vollmachtsformulare müssen in diesem Fall aus 
    organisatorischen Gründen aber spätestens bis zum Ablauf 
    des 14. Juli 2020 bei der Gesellschaft unter der 
    folgenden Postanschrift, Telefaxnummer oder 
    E-Mail-Adresse eingegangen sein, damit sie vom 
    Stimmrechtsvertreter berücksichtigt werden können: 
 
    _InTiCa Systems AG_ 
    _c/o GFEI Aktiengesellschaft_ 
    _Ostergrube 11_ 
    _D-30559 Hannover_ 
    _Telefax: +49 511 47402319_ 
    _E-Mail: InTiCa-HV@gfei.de_ 
 
    Weitere Hinweise zur Vollmachts- und Weisungserteilung an 
    den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter 
    ergeben sich aus den Hinweisen, die den Aktionären 
    zusammen mit der Onlinezugangskarte zugehen. 
7.  *Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung* 
 
    Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des 
    Grundkapitals der Gesellschaft oder den 
    anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, 
    können verlangen, dass Gegenstände auf die 
    Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden 
    (vgl. § 122 Abs. 2 AktG). Das Verlangen ist an 
    den Vorstand der InTiCa Systems AG zu richten, 
    und zwar per Post oder per Boten 
    (Spitalhofstraße 94, 94032 Passau), per 
    Telefax (0851/9 66 92 15) oder per E-Mail 
    (investor.relations@intica-systems.com) und muss 
    - ohne Berücksichtigung des Tages der 
    Hauptversammlung und des Zugangstages - 
    mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also 
    spätestens am Sonntag, 14. Juni 2020, eingehen. 
    Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine 
    Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. 
    Der oder die Antragsteller haben nachzuweisen, 
    dass er/sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag 
    des Zugangs seines/ihres Verlangens Inhaber der 
    Aktien ist/sind und dass er/sie die Aktien bis 
    zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag 
    hält/halten. 
8.  *Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären 
    gemäß §§ 126 Abs. 1 und 127 AktG* 
 
    Gegenanträge zu einem Vorschlag der Verwaltung 
    und Wahlvorschläge richten Sie bitte unter 
    Beifügung Ihrer Aktionärslegitimation (Nummer der 
    Onlinezugangskarte oder Name, Geburtsdatum und 
    Anschrift des Aktionärs) ausschließlich an 
    die InTiCa Systems AG, Vorstand, 
    Spitalhofstraße 94, 94032 Passau, Telefax: 
    0851/9 66 92 15 oder E-Mail: 
 
    investor.relations@intica-systems.com 
 
    Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der 
    Gesellschaft - ohne Berücksichtigung des Tages 
    der Hauptversammlung und des Zugangstages - 
    mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also 
    spätestens am Dienstag, 30. Juni 2020, zugehen 
    und die Voraussetzungen des § 126 bzw.§ 127 AktG 
    erfüllen, werden auf der Internetseite der 
    Gesellschaft unter 
 
    _www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html_ 
 
    einschließlich des Namens des Aktionärs, der 
    Begründung und einer eventuellen Stellungnahme 
    der Verwaltung veröffentlicht sowie den in § 125 
    Abs. 1 bis 3 AktG genannten Berechtigten unter 
    den dort genannten Voraussetzungen zugänglich 
    gemacht. Ein Gegenantrag und/oder dessen 
    Begründung brauchen nicht zugänglich gemacht zu 
    werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände 
    gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt. 
 
    Wahlvorschläge von Aktionären nach § 127 AktG 
    brauchen nicht begründet zu werden. 
    Wahlvorschläge werden nur zugänglich gemacht, 
    wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den 
    Wohnort der vorgeschlagenen Person und im Fall 
    einer Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern Angaben 
    zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu 

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June 04, 2020 09:05 ET (13:05 GMT)

bildenden Aufsichtsräten enthalten. Nach § 127 
    Satz 1 AktG i.V.m. § 126 Abs. 2 AktG gibt es 
    weitere Gründe, bei deren Vorliegen 
    Wahlvorschläge nicht zugänglich gemachten werden 
    müssen. Im Übrigen gelten die 
    Voraussetzungen und Regelungen für das 
    Zugänglichmachen von Anträgen entsprechend; 
    insbesondere gilt auch hier *Dienstag, 30. Juni 
    2020, 24:00 Uhr*, als letztmöglicher Termin, bis 
    zu dem Wahlvorschläge bei der nachfolgend 
    genannten Adresse eingegangen sein müssen, um 
    noch zugänglich gemacht zu werden. 
 
    Wir müssen unsere Aktionäre aber auf Folgendes 
    hinweisen: 
 
    Da diese Hauptversammlung als virtuelle 
    Hauptversammlung im Wege der Bild- und 
    Tonübertragung nur mit Briefwahl 
    (einschließlich Vollmachtsstimmrecht), aber 
    ohne physische Präsenz der Aktionäre durchgeführt 
    wird, können Anträge und Wahlvorschläge von 
    Aktionären mangels physischer Anwesenheit in der 
    Hauptversammlung nicht gestellt werden. 
 
    Ein nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu 
    machender Gegenantrag oder Wahlvorschlag wird im 
    Rahmen der virtuellen Hauptversammlung aber als 
    gestellt berücksichtigt, wenn der antragstellende 
    Aktionär ordnungsgemäß zur Hauptversammlung 
    angemeldet ist. 
 
    Die Aktionäre der Gesellschaft werden deshalb 
    aufgefordert, auch wenn sie ihre Stimmen bereits 
    bis zum Ablauf des 30. Juni 2020 im Wege der 
    elektronischen Briefwahl über das Aktionärsportal 
    oder der Briefwahl abgegeben haben, sich ab dem 
    03. Juli 2020, 14:00 Uhr, im Aktionärsportal der 
    Gesellschaft zu informieren, ob aufgrund von 
    solchen als gestellt zu berücksichtigenden 
    Anträgen oder Wahlvorschlägen von Aktionären 
    weitere Abstimmungsmöglichkeiten (weitere Anträge 
    oder Wahlvorschläge) hinzugekommen sind, zu denen 
    sie über die vorstehend Ziffer II.6 dargestellten 
    Möglichkeiten ebenfalls ihr Stimmrecht ausüben 
    oder Vollmachten erteilen können. 
9.  *Auskunftsrecht/Fragemöglichkeit der Aktionäre im 
    Wege elektronischer Kommunikation* 
 
    In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär vom 
    Vorstand Auskunft über die Angelegenheiten der 
    Gesellschaft verlangen, soweit die Auskunft zur 
    sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der 
    Tagesordnung erforderlich ist (vgl. § 131 Abs. 1 
    AktG). Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch 
    auf die rechtlichen und geschäftlichen 
    Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen 
    Unternehmen. Von der Beantwortung einzelner 
    Fragen kann der Vorstand aber aus den in § 131 
    Abs. 3 AktG genannten Gründen absehen. Auf der 
    Grundlage von § 1 Abs. 2 Satz1 Nr. 3, Satz 2 
    Halbsatz 2 des COVID-19-Gesetzes hat der Vorstand 
    mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, 
    dass Aktionäre ihre Fragen bis spätestens zwei 
    Tage vor der Hauptversammlung im Wege 
    elektronischer Kommunikation bei der Gesellschaft 
    einreichen müssen. Der Vorstand wird nach 
    pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, 
    welche Fragen er wie beantwortet (§ 1 Abs. 2 Satz 
    2 Halbsatz 1 COVID-19-Gesetz). 
 
    Nur ordnungsgemäß zur Hauptversammlung 
    angemeldete Aktionäre können ihre Fragen 
    einreichen. Die Fragen müssen der Gesellschaft 
    bis spätestens Montag, den 13. Juli 2020, 24:00 
    Uhr, ausschließlich über folgende 
    E-Mail-Adresse: 
 
    InTiCaFragenHV2020@gfei.de 
 
    zugehen. Nach Ablauf dieser Frist können 
    eingereichte Fragen nicht mehr berücksichtigt 
    werden. 
 
    Fragen können nur berücksichtigt werden, wenn mit 
    der Frage bzw. den Fragen auch ein Nachweis der 
    Aktionärseigenschaft mitgeteilt wird, indem 
    entweder Name, Geburtsdatum und Adresse des 
    Aktionärs oder die Nummer der Onlinezugangskarte 
    angegeben werden. 
 
    Bei der Beantwortung von Fragen während der 
    Hauptversammlung wird der Name des Fragestellers 
    nur offengelegt (soweit Fragen individuell 
    beantwortet werden), wenn mit der 
    Übermittlung der Frage ausdrücklich das 
    Einverständnis zur Offenlegung des Namens erklärt 
    wurde. Gleiches gilt für eine etwaige 
    Vorabveröffentlichung von Fragen und 
    gegebenenfalls Antworten auf der Internetseite 
    der Gesellschaft im Vorfeld der Hauptversammlung: 
    Auch in diesem Fall wird der Name des 
    Fragestellers nur offengelegt, wenn er mit 
    Übersendung der Frage ausdrücklich sein 
    Einverständnis mit der Offenlegung seines Namens 
    erklärt hat. 
10. *Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der 
    Hauptversammlung* 
 
    Aktionäre, die ihr Stimmrecht im Wege der 
    Briefwahl (schriftlich oder im Wege 
    elektronischer Kommunikation) oder über die 
    Erteilung von Vollmachten ausgeübt haben, haben 
    die Möglichkeit, im Wege elektronischer 
    Kommunikation Widerspruch gegen die Beschlüsse 
    der Hauptversammlung bei dem mit der 
    Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten 
    Notar zu erklären. Die Widerspruchseinlegung ist 
    dem Notar elektronisch über die E-Mail-Adresse 
 
    InTiCaWiderspruchHV2020@gfei.de 
 
    zu übermitteln und ist ab der Eröffnung der 
    Hauptversammlung bis zu deren Schließung 
    durch den Versammlungsleiter möglich. Mit der 
    Erklärung ist ein Nachweis der 
    Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem 
    entweder die Nummer der Onlinezugangskarte oder 
    Name, Geburtsdatum und Adresse des Aktionärs 
    angegeben werden. 
11. *Datenschutz* 
 
    Im Rahmen der Hauptversammlung der InTiCa Systems 
    AG werden personenbezogene Daten verarbeitet. 
    Einzelheiten dazu mit den Hinweisen der 
    Gesellschaft zur Verarbeitung der 
    personenbezogenen Daten der Aktionäre durch die 
    Gesellschaft und zu den den Aktionären nach dem 
    Datenschutzrecht zustehenden Rechten entnehmen 
    Sie bitte der Internetseite der Gesellschaft 
    unter 
 
    www.intica-systems.com 
 
    Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen, 
    werden gebeten, diesen über die 
    Datenschutzinformationen der Gesellschaft zu 
    informieren. 
12. *Technische Hinweise zur virtuellen 
    Hauptversammlung* 
 
    Für die Verfolgung der virtuellen 
    Hauptversammlung sowie zur Nutzung des 
    Aktionärsportals und zur Ausübung von 
    Aktionärsrechten benötigen Sie eine 
    Internetverbindung und ein internetfähiges 
    Endgerät sowie gegebenenfalls einen 
    E-Mail-Zugang. Um die Bild- und Tonübertragung 
    der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu 
    können, wird eine stabile Internetverbindung mit 
    einer ausreichenden 
    Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen. 
 
    Nutzen Sie zum Empfang der Bild- und 
    Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung 
    einen Computer, benötigen Sie einen Browser und 
    Lautsprecher oder Kopfhörer. 
 
    Für den Zugang zum internetgestützten 
    Aktionärsportal der Gesellschaft benötigen Sie 
    Ihre Onlinezugangskarte, welche Sie nach 
    ordnungsgemäßer Anmeldung unaufgefordert 
    übersendet bekommen. Auf dieser 
    Onlinezugangskarte finden sich Ihre individuellen 
    Zugangsdaten, mit denen Sie sich im 
    Aktionärsportal anmelden können. 
 
    Um das Risiko von Einschränkungen bei der 
    Ausübung von Aktionärsrechten durch technische 
    Probleme während der virtuellen Hauptversammlung 
    zu vermeiden, wird empfohlen - soweit möglich - 
    die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) 
    bereits vor Beginn der Hauptversammlung 
    auszuüben. Im Aktionärsportal ist die Ausübung 
    des Stimmrechts ab dem 24. Juni 2020 möglich. 
13. *Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und 
    Tonübertragung* 
 
    Die Aktionäre können die gesamte Hauptversammlung 
    über das Aktionärsportal per Bild- und 
    Tonübertragung im Internet verfolgen. Die Bild- 
    und Tonübertragung der Hauptversammlung und die 
    Verfügbarkeit des internetgestützten 
    Aktionärsportals kann nach dem heutigen Stand der 
    Technik aufgrund von Einschränkungen der 
    Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und 
    der Einschränkung von Internetdienstleistungen 
    von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf 
    welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die 
    Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen 
    und Haftung für die Funktionsfähigkeit und 
    ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen 
    Internetdienste, der in Anspruch genommenen 
    Netzelemente Dritter, der Bild- und 
    Tonübertragung sowie den Zugang zum 
    Aktionärsportal und dessen generelle 
    Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft 
    übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und 
    Mängel der für die Durchführung der 
    Hauptversammlung über das Internet eingesetzten 
    Hard- und Software einschließlich solcher 
    der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, 
    soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft 
    empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den 
    oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, 
    insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, 
    Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder 
    Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss 
    sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung 
    vorbehalten, die Durchführung der 

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June 04, 2020 09:05 ET (13:05 GMT)

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