Bleibt eine Rechnung trotz Fälligkeit offen, muss der Gläubiger entscheiden, wie weit er geht. Welcher Weg sinnvoll ist, hängt vor allem davon ab, ob der Schuldner nur säumig ist oder die Forderung bestreitet.
Wer eine offene Rechnung eintreiben will, hat im Grunde drei Möglichkeiten: selbst mahnen, ein Inkassounternehmen beauftragen oder vor Gericht gehen. Eine feste Reihenfolge schreibt das Gesetz dabei nur zum Teil vor. Eine Mahnung ist nicht in jedem Fall nötig, ein Inkassoauftrag ist ohnehin freiwillig, und den gerichtlichen Mahnantrag kann der Gläubiger auch stellen, ohne vorher ein Inkassobüro einzuschalten.
Die drei Wege unterscheiden sich vor allem darin, ob der Schuldner überhaupt reagieren muss, wer am Ende zahlt und wie viel Zeit ins Land geht. Welcher davon sinnvoll ist, hängt in erster Linie davon ab, ob der Schuldner die Forderung bestreitet oder sie einfach nicht bezahlt.
Die Mahnung: erinnern, Frist setzen, Verzug auslösen
Solange der Schuldner nicht in Verzug ist, kann der Gläubiger weder Zinsen verlangen noch sich Kosten erstatten lassen. Erst der Verzug macht aus einer offenen Rechnung eine säumige. Er tritt automatisch ein, wenn 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung verstrichen sind. Gegenüber Verbrauchern gilt das aber nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Fehlt der Hinweis, kommt der Kunde erst durch eine Mahnung in Verzug.
Mit einer Mahnung kann der Gläubiger den Verzug früher auslösen und dem Schuldner gleichzeitig eine Frist setzen. Rechtlich reicht dafür eine einzige Mahnung. Sobald der Schuldner in Verzug ist, laufen Zinsen. Sie orientieren sich am Basiszins und fallen zwischen Unternehmen höher aus als bei Verbrauchern.
Im Geschäft zwischen Unternehmen kommt noch eine gesetzliche Verzugspauschale dazu. Eigene Mahngebühren darf der Gläubiger dagegen nur in Höhe des tatsächlichen Schadens ansetzen, also etwa für Porto und Material. Wer darüber hinaus pauschal abrechnet, kommt damit vor Gericht nicht durch.
Das Inkasso: wenn ein Dienstleister die Forderung eintreibt
Wer sich nicht selbst ums Nachfassen kümmern möchte, kann die Forderung an einen Dienstleister abgeben. Dieser muss im öffentlich einsehbaren Rechtsdienstleistungsregister eingetragen sein. Ohne diese Eintragung darf niemand gewerblich fremde Forderungen einziehen.
Wie viel der Schuldner erstatten muss, regelt das Rechtsdienstleistungsgesetz: höchstens das, was ein Anwalt für dieselbe Tätigkeit verlangen dürfte. Zahlt der Schuldner schon nach dem ersten Schreiben, fällt davon deutlich weniger an als bei einem längeren Hin und Her.
Die vertraglich vereinbarte Vergütung, also etwa Fallpauschalen oder Erfolgsprovisionen, zahlt der Gläubiger aus eigener Tasche. Der Verbraucherzentrale Bundesverband spricht sich für einen festen Gebührendeckel bei Kleinforderungen aus. Der Branchenverband BDIU hält dagegen, dass sich berechtigte Forderungen auch wirtschaftlich durchsetzen lassen müssen. Ob der Gesetzgeber hier eingreift, ist noch offen.
Der Weg über das Gericht: Mahnbescheid und Klage
Zahlt der Schuldner trotzdem nicht, geht es als Nächstes zum zentralen Mahngericht. Dort prüft niemand, ob die Forderung tatsächlich besteht. Solange der Antrag formal in Ordnung ist, stellt das Gericht den Mahnbescheid zu. Das Verfahren ist jedoch nur für bezifferte Geldforderungen in Euro zulässig.
Den Antrag kann der Gläubiger selbst über das Justizportal im Internet stellen, einen Anwalt braucht er dafür nicht. Das Gericht verlangt einen Vorschuss, dessen Höhe sich nach dem Streitwert richtet. Wer trotzdem einen Anwalt einschaltet, muss ihn extra bezahlen.
Nach der Zustellung hat der Schuldner zwei Wochen Zeit, um Widerspruch einzulegen. Tut er das nicht, ergeht auf Antrag ein Vollstreckungsbescheid, mit dem die Zwangsvollstreckung möglich wird. Dagegen kann der Schuldner zwar noch Einspruch einlegen, die Vollstreckung hält das aber nicht auf. Ist die Forderung unbestritten, hat der Gläubiger seinen Titel so schon nach wenigen Wochen in der Hand.
Legt der Schuldner Widerspruch ein, geht das Verfahren auf Antrag in eine Klage über. Den bereits gezahlten Vorschuss rechnet das Gericht dann auf die Klagegebühr an. Ob das Amts- oder das Landgericht zuständig ist, hängt vom Streitwert ab. Vor dem Landgericht geht es nicht ohne Anwalt.
Mahnung, Inkasso und Klage im direkten Vergleich: Kosten, Dauer und Erfolgsaussichten
Am günstigsten ist es, selbst zu mahnen, das kostet nur Porto und Arbeitszeit. Beim Inkasso muss der Schuldner höchstens die Anwaltssätze erstatten. Alles, was darüber hinausgeht, bleibt am Gläubiger hängen. Den Vorschuss für das Mahnverfahren holt sich der Gläubiger zusammen mit der Forderung zurück. Kommt es zur Klage, trägt die unterlegene Seite die Kosten beider Parteien. Endet das Verfahren mit einem Vergleich, teilen sich beide die Kosten.
Wie lang die Mahnfrist ist, legt der Gläubiger selbst fest, und ein Mahnverfahren ohne Widerspruch ist nach wenigen Wochen erledigt. Wird vorher ein Inkassounternehmen eingeschaltet, dauert das Ganze um die Zeit länger, die der Dienstleister für seine Schreiben braucht. Bis zu einem Urteil im Streitfall vergehen am Amtsgericht Monate, am Landgericht noch deutlich mehr.
Wie erfolgreich die einzelnen Wege sind, lässt sich kaum mit harten Zahlen belegen. Es gibt keine Statistik darüber, wie viele Schuldner schon nach einer Mahnung zahlen. Auch für das Inkasso fehlt eine belastbare Quote, zumal nicht festgelegt ist, was dort überhaupt als geklärter Fall gilt: eine Zahlung oder schon eine Ratenvereinbarung.
Vor- und Nachteile der Mahnung
Eine Mahnung kostet so gut wie nichts und legt den Gläubiger auf nichts fest. Alle anderen Wege stehen ihm danach weiter offen. Außerdem bestimmt er selbst, in welchem Ton er seinen Kunden anspricht. Ein Stammkunde, der eine Rechnung einfach übersehen hat, liest eine Zahlungserinnerung eben anders als ein Schreiben vom Inkassobüro.
Nebenbei zeigt die Mahnung, mit wem man es zu tun hat. Wer darauf mit Einwänden reagiert, wird aller Voraussicht nach auch im gerichtlichen Mahnverfahren widersprechen. Das weiß der Gläubiger dann schon, bevor er Geld für den Vorschuss ausgibt.
Zwingen kann eine Mahnung den Schuldner zu nichts. Er kann sie ignorieren, und die Verjährung läuft ungebremst weiter. Die Mahnung zählt nämlich nicht zu den gesetzlichen Hemmungsgründen.
Vor- und Nachteile des Inkassos
Ein Inkassoauftrag lohnt sich vor allem dann, wenn dem Gläubiger die Kapazität fehlt. Das ist etwa bei vielen gleichartigen Forderungen der Fall, bei unbekannter Anschrift oder wenn unklar ist, ob der Schuldner überhaupt zahlen kann. Den Schriftverkehr und die Suche nach der Anschrift übernimmt dann der Dienstleister, und der Gläubiger muss sich nicht mehr täglich selbst darum kümmern. Wer Mitglied im Branchenverband ist, unterwirft sich außerdem einem Verhaltenskodex und einer Ombudsstelle.
Bestreitet der Schuldner die Forderung, bringt der Auftrag wirtschaftlich dagegen wenig. Im streitigen Verfahren darf das Inkassounternehmen den Gläubiger nämlich nicht vertreten. Vor Gericht muss er dann selbst ziehen oder einen Anwalt beauftragen.
Wie das beauftragte Unternehmen auftritt, fällt am Ende auch auf den Gläubiger zurück. Beschwerden über Inkassofirmen gibt es immer wieder. Wie viele davon berechtigt sind, sehen Verbraucherschützer und Branche jedoch unterschiedlich. Warnsignale bei der Auswahl sind Konten im Ausland, Gebühren über den Anwaltssätzen und Drohungen mit Haft, die ohnehin nie zulässig sind.
Vor- und Nachteile des gerichtlichen Wegs
Mahnverfahren und Klage hemmen die Verjährung und münden in einen vollstreckbaren Titel, mit dem gepfändet werden kann. Anders als bei Mahnung und Inkasso muss der Schuldner hier reagieren, sonst verliert er.
Ohne korrekte Anschrift scheitert allerdings schon die Zustellung, und ohne Vorschuss wird das Gericht gar nicht erst tätig. Ob aus dem Titel am Ende auch Geld wird, hängt von der Lage des Schuldners ab. Pfändungsfreigrenzen und Insolvenz schränken die Vollstreckung ein, und bei jemandem, der nichts hat, hilft auch ein Titel nicht weiter.
Wird gestritten, braucht man Geduld. Termine, Fristen für Schriftsätze und die Beweisaufnahme ziehen den Prozess in die Länge. Viele halten den herkömmlichen Zivilprozess für zu langsam, um heutigen Anforderungen gerecht zu werden.
Welcher Weg zu welcher Forderung passt
Zahlt der Schuldner einfach nicht, ist seine Anschrift bekannt und steht die Höhe der Forderung fest, ist das gerichtliche Mahnverfahren der direkte Weg. Ein vorgeschaltetes Inkasso lohnt sich eher, wenn Anschrift oder Zahlungsfähigkeit erst noch ermittelt werden müssen.
Ist schon klar, dass der Schuldner widersprechen wird, etwa weil der Kunde Mängel rügt, spart eine sofortige Klage die Wochen im Mahnverfahren. Sitzt der Schuldner im Ausland, kommt das Europäische Mahnverfahren infrage. Zuständig ist dafür ein zentrales Amtsgericht in Berlin, und die Gerichtskosten sind dieselben wie im deutschen Verfahren.
Eine Frist gilt dabei für alle Wege: Forderungen aus dem Jahr 2023 verjähren mit Ablauf des Jahres 2026. Wer bis dahin weder einen Mahnantrag gestellt noch Klage erhoben hat, kann sie nicht mehr durchsetzen, wenn sich der Schuldner auf die Verjährung beruft.
Eine Mahnung oder ein Inkassoschreiben im Dezember ändert daran nichts mehr. Gehemmt wird die Verjährung erst mit der Zustellung im Mahnverfahren oder mit der Klageerhebung. Den Antrag sollte man deshalb nicht bis in die letzten Tage des Jahres aufschieben.
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