DGAP-HV: FORIS AG / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung FORIS AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 30.05.2016 in Gustav-Stresemann-Institut e.V., Langer Grabenweg 68, 53175 Bonn mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG 2016-04-21 / 15:09 Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent verantwortlich. FORIS AG Bonn WKN: 577 580 ISIN: DE0005775803 Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung am Sitz der Gesellschaft in Bonn Hiermit laden wir unsere Aktionäre zu der am Montag, dem 30. Mai 2016, um 12:00 Uhr (Einlass ab 11:30 Uhr) im Tagungszentrum Gustav-Stresemann-Institut e.V., Langer Grabenweg 68, 53175 Bonn, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein. Tagesordnung 1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des Lageberichts, des gebilligten Konzernabschlusses, des Konzernlageberichts und des Berichts des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2015, sowie des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289 Abs. 4 und 315 Abs. 4 HGB 2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Jahresabschluss der FORIS AG ausgewiesenen Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2015 in Höhe von 1.210.390,06 EUR wie folgt zu verwenden: Ausschüttung einer Dividende von 0,15 EUR je dividendenberechtigte Stückaktie; dies sind bei 4.903.958 735.593,70 EUR dividendenberechtigten Stückaktien Gewinnvortrag 474.796,36 EUR Bilanzgewinn 1.210.390,06 EUR Der Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die von der Gesellschaft gehaltenen eigenen Aktien, die gemäß § 71b AktG nicht dividendenberechtigt sind. Sollte sich die Zahl der für das abgelaufene Geschäftsjahr 2015 dividendenberechtigten Stückaktien bis zur Hauptversammlung verändern, wird in der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag zur Abstimmung gestellt, der unverändert eine Dividende von 0,15 EUR je dividendenberechtigte Stückaktie sowie einen entsprechend angepassten Gewinnvortrag vorsehen wird. Die Dividende ist ab dem 31. Mai 2016 zahlbar. 3. Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2015 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor: Den im Geschäftsjahr 2015 amtierenden Mitgliedern des Vorstands wird für das Geschäftsjahr 2015 Entlastung erteilt. 4. Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2015 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor: Den im Geschäftsjahr 2015 amtierenden Aufsichtsratsmitgliedern wird für das Geschäftsjahr 2015 Entlastung erteilt. 5. Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2016 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Holzmarkt 1, 50676 Köln, zur Abschlussprüferin und Konzernabschlussprüferin für das Geschäftsjahr 2016 zu bestellen. 6. Beschlussfassung zur Befreiung von der Verpflichtung zur individualisierten Offenlegung der Vorstandsvergütung Seit Inkrafttreten des Gesetzes über die Offenlegung der Vorstandsvergütungen (VorstOG) sieht das Handelsgesetzbuch (HGB) vor, dass im Anhang des Jahres- bzw. Konzernabschlusses börsennotierter Aktiengesellschaften für jedes einzelne Vorstandsmitglied die gesamten Bezüge unter Namensnennung des jeweiligen Vorstandsmitgliedes anzugeben sind. Nach § 286 Abs. 5 HGB bzw. § 314 Abs. 3 Satz 1 HGB kann die Hauptversammlung durch Beschluss für maximal fünf Jahre auf diese individualisierte Offenlegung der Vorstandsbezüge verzichten. Der Beschluss bedarf einer Mehrheit, die mindestens drei Viertel des bei der Beschlussfassung vertretenen Grundkapitals umfasst. Die Gesellschaft ist zuletzt durch Beschluss der ordentlichen Hauptversammlung vom 31. Mai 2011 von der Verpflichtung der individualisierten Offenlegung der Vorstandsbezüge befreit worden, so dass die in § 285 Satz 1 Nr. 9 Buchstabe a Satz 5 bis 8 sowie §§ 315a, 314 Absatz 1 Nr. 6 Buchstabe a Satz 5 bis 8 HGB verlangten Angaben für die Geschäftsjahre 2011 bis einschließlich 2015 unterblieben sind. Die Gesellschaft ist der Auffassung, dass eine individualisierte Offenlegung der Vorstandsvergütung unter Wettbewerbsgesichtspunkten nicht im Interesse der Gesellschaft liegt und zudem einen zu starken Eingriff in die geschützte Privatsphäre der Vorstandsmitglieder darstellt. Vor dem Hintergrund, dass die fünfjährige Laufzeit der Befreiung vom 31. Mai 2011 abgelaufen ist, soll daher erneut eine Befreiung der Offenlegung der Vorstandsbezüge beschlossen werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor zu beschließen: Die Gesellschaft wird von der Verpflichtung zur individualisierten Offenlegung der Vorstandsbezüge befreit mit der Folge, dass die in § 285 Satz 1 Nr. 9 Buchstabe a Satz 5 bis 8 sowie §§ 315a, 314 Absatz 1 Nr. 6 Buchstabe a Satz 5 bis 8 des Handelsgesetzbuchs verlangten Angaben in den Jahres- und Konzernabschlüssen der Gesellschaft für die Geschäftsjahre 2016 bis einschließlich 2020 unterbleiben. Teilnahme an der Hauptversammlung Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die der Gesellschaft ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts wie folgt nachgewiesen haben: Als Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist ein in Textform erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes eines zur Verwahrung von Wertpapieren zugelassenen Instituts erforderlich und ausreichend. Der Nachweis muss in deutscher Sprache verfasst sein. Der Nachweis hat sich auf den gesetzlich bestimmten Zeitpunkt vor der Hauptversammlung zu beziehen und muss der Gesellschaft bzw. einem von der Gesellschaft benannten Empfänger unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse innerhalb der gesetzlichen Frist vor der Hauptversammlung zugehen. Der Nachweis hat sich daher auf den Beginn des 9. Mai 2016 (0:00 Uhr) zu beziehen (der Nachweisstichtag, sog. Record Date) und muss der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 23. Mai 2016 (24:00 Uhr) unter folgender Anschrift zugehen: Bankhaus Gebr. Martin AG HV FORIS AG Schlossplatz 7 73033 Göppingen Fax: ++49 71 61 - 96 93 17 E-Mail: bgross@martinbank.de Nach Eingang des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um einen rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft zur oben genannten Adresse Sorge zu tragen. Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date) Der Nachweisstichtag (Record Date) ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Record Date erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Record Date haben hierfür keine Bedeutung. Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Record Date erworben haben, können somit nicht an der Hauptversammlung teilnehmen. Aktionäre, die den Nachweis erbracht haben, sind auch dann zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Record Date veräußern. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und ist kein relevantes Datum für eine eventuelle Dividendenberechtigung. Stimmrechtsvertretung Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch das depotführende Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist der fristgerechte Zugang des Nachweises des Anteilsbesitzes - wie oben unter 'Teilnahme an der Hauptversammlung' erläutert - erforderlich. Ein Vollmachtformular, das die Aktionäre für die Erteilung der Bevollmächtigung verwenden können, erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte. Wenn weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung oder eine diesen nach § 135 Absatz 8 AktG gleichstehende Person bevollmächtigt werden, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b BGB). Im Falle einer Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen oder diesen nach § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellten Personen sind in der Regel Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind. Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist. Für eine Übermittlung des Nachweises per Post, per Fax oder per E-Mail verwenden Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter bitte die folgende Adresse: FORIS AG Vorstand
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