DJ DGAP-HV: HAMBORNER REIT AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 06.05.2020 in Mülheim an der Ruhr mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
DGAP-News: HAMBORNER REIT AG / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
HAMBORNER REIT AG: Korrektur: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 06.05.2020 in
Mülheim an der Ruhr mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
2020-03-26 / 11:05
Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch DGAP
- ein Service der EQS Group AG.
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HAMBORNER REIT AG Duisburg - ISIN: DE0006013006 // WKN: 601 300 - Hiermit laden wir
die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der am Mittwoch, dem 6. Mai 2020, 10:00 Uhr, in
der Stadthalle in 45479 Mülheim an der Ruhr, Theodor-Heuss-Platz 1 (Festsaal),
stattfindenden ORDENTLICHEN HAUPTVERSAMMLUNG unserer Gesellschaft ein.
*Tagesordnung*
mit Vorschlägen zur Beschlussfassung
1) *Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten
IFRS-Einzelabschlusses zum 31. Dezember 2019, des zusammengefassten
Lageberichts nach Handelsrecht und IFRS für das Geschäftsjahr 2019 und des
Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019*
Der Aufsichtsrat hat am 18. März 2020 den Jahresabschluss und den
IFRS-Einzelabschluss gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit nach § 172
Aktiengesetz festgestellt. Eine Beschlussfassung der Hauptversammlung zu
Tagesordnungspunkt 1 ist daher entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen
nicht vorgesehen. Der Lagebericht enthält auch den erläuternden Bericht des
Vorstands zu den Angaben nach § 289a Abs. 1 HGB (in der auf den Lagebericht
für das Geschäftsjahr 2019 anwendbaren Fassung).
2) *Verwendung des Bilanzgewinns*
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:
Der Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2019 wird in Höhe von EUR 37.467.293,15
zur Ausschüttung einer Dividende von EUR 0,47 auf jede Stückaktie verwendet.
3) *Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019*
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:
Die im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitglieder des Vorstands werden für
diesen Zeitraum entlastet.
4) *Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019*
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:
Die im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats werden für
diesen Zeitraum entlastet.
5) *Wahl des Abschlussprüfers und des Prüfers für die prüferische Durchsicht für
das Geschäftsjahr 2020*
Auf Empfehlung des Prüfungsausschusses schlägt der Aufsichtsrat vor, die
Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer
für das Geschäftsjahr 2020 sowie zum Prüfer für die prüferische Durchsicht des
Halbjahresberichts sowie der quartalsweisen Zwischenberichte für das
Geschäftsjahr 2020 zu wählen.
6) *Neuwahl von Aufsichtsratsmitgliedern*
Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß § 96 Abs. 1 AktG, §§ 1 Abs. 1 und 4
Abs. 1 Drittelbeteiligungsgesetz in Verbindung mit § 9 Abs. 1 der Satzung aus
sechs von der Hauptversammlung und drei von den Arbeitnehmern zu wählenden
Mitgliedern zusammen.
Die Amtszeit sämtlicher von der Hauptversammlung bestellter
Aufsichtsratsmitglieder endet mit Ablauf dieser Hauptversammlung. Herr
Claus-Matthias Böge, Herr Rolf Glessing, Herr Ulrich Graebner, Frau Christel
Kaufmann-Hocker und Herr Dr. Andreas Mattner sollen der Hauptversammlung zur
Wiederwahl vorgeschlagen werden. Die Aufsichtsratsvorsitzende Frau Bärbel
Schomberg hat der Gesellschaft mitgeteilt, dass sie nicht zur Wiederwahl zur
Verfügung steht. Dafür soll Frau Maria Teresa Dreo der Hauptversammlung zur
Wahl vorgeschlagen werden.
Die Wahlvorschläge des Aufsichtsrats beruhen jeweils auf Empfehlungen seines
Nominierungsausschusses. Sie stehen im Einklang mit dem Kompetenzprofil des
Aufsichtsrats und den Zielen, die er sich für seine Zusammensetzung gegeben
hat, sowie den Anforderungen des Deutschen Corporate Governance Kodex. Die
Hauptversammlung ist an die Wahlvorschläge nicht gebunden. Es ist
beabsichtigt, die Wahlen zum Aufsichtsrat als Einzelwahl durchzuführen.
a. Der Aufsichtsrat schlägt vor,
*Herrn Claus-Matthias Böge*,
Hamburg,
Geschäftsführer der CMB Böge
Vermögensverwaltung GmbH, Hamburg,
als Mitglied der Anteilseigner in den
Aufsichtsrat zu wählen.
Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung
dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung
der Hauptversammlung, die über die
Entlastung für das vierte Geschäftsjahr
nach dem Beginn der Amtszeit
beschließt; hierbei wird das
Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt,
nicht mitgerechnet.
Mitgliedschaften von Herrn Claus-Matthias
Böge in anderen gesetzlich zu bildenden
inländischen Aufsichtsräten:
* Bijou Brigitte modische Accessoires AG
Mitgliedschaften von Herrn Claus-Matthias
Böge in vergleichbaren in- und
ausländischen Kontrollgremien von
Wirtschaftsunternehmen:
* Keine
b. Der Aufsichtsrat schlägt vor,
*Herrn Rolf Glessing*,
Illerkirchberg,
Geschäftsführender Gesellschafter der
Glessing Management und Beratung GmbH,
Illerkirchberg,
als Mitglied der Anteilseigner in den
Aufsichtsrat zu wählen.
Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung
dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung
der Hauptversammlung, die über die
Entlastung für das vierte Geschäftsjahr
nach dem Beginn der Amtszeit
beschließt; hierbei wird das
Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt,
nicht mitgerechnet.
Mitgliedschaften von Herrn Rolf Glessing in
anderen gesetzlich zu bildenden
inländischen Aufsichtsräten:
* Keine
Mitgliedschaften von Herrn Rolf Glessing in
vergleichbaren in- und ausländischen
Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:
* FCF Fox Corporate Finance GmbH
* Wohninvest Holding GmbH
c. Der Aufsichtsrat schlägt vor,
*Herrn Ulrich Graebner*,
Bad Homburg vor der Höhe,
Geschäftsführer der Houlihan Lokey
GmbH, Frankfurt am Main,
als Mitglied der Anteilseigner in den
Aufsichtsrat zu wählen.
Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung
dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung
der Hauptversammlung, die über die
Entlastung für das vierte Geschäftsjahr
nach dem Beginn der Amtszeit
beschließt; hierbei wird das
Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt,
nicht mitgerechnet.
Mitgliedschaften von Herrn Ulrich Graebner
in anderen gesetzlich zu bildenden
inländischen Aufsichtsräten:
* Keine
Mitgliedschaften von Herrn Ulrich Graebner
in vergleichbaren in- und ausländischen
Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:
* Gepaco S.A.
d. Der Aufsichtsrat schlägt vor,
*Frau Christel Kaufmann-Hocker*,
Düsseldorf,
Unternehmensberaterin,
als Mitglied der Anteilseigner in den
Aufsichtsrat zu wählen.
Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung
dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung
der Hauptversammlung, die über die
Entlastung für das vierte Geschäftsjahr
nach dem Beginn der Amtszeit
beschließt; hierbei wird das
Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt,
nicht mitgerechnet.
Mitgliedschaften von Frau Christel
Kaufmann-Hocker in anderen gesetzlich zu
bildenden inländischen Aufsichtsräten:
* Keine
Mitgliedschaften von Frau Christel
Kaufmann-Hocker in vergleichbaren in- und
ausländischen Kontrollgremien von
Wirtschaftsunternehmen:
* Stiftung Mercator GmbH
e. Der Aufsichtsrat schlägt vor,
*Herrn Dr. Andreas Mattner*,
Hamburg,
Geschäftsführer der Verwaltung ECE
Projektmanagement G.m.b.H., Hamburg,
als Mitglied der Anteilseigner in den
Aufsichtsrat zu wählen.
Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung
dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung
der Hauptversammlung, die über die
Entlastung für das vierte Geschäftsjahr
nach dem Beginn der Amtszeit
beschließt; hierbei wird das
Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt,
nicht mitgerechnet.
Mitgliedschaften von Herrn Dr. Andreas
Mattner in anderen gesetzlich zu bildenden
inländischen Aufsichtsräten:
* EUREF AG (stellvertretender
Vorsitzender)
Mitgliedschaften von Herrn Dr. Andreas
Mattner in vergleichbaren in- und
ausländischen Kontrollgremien von
Wirtschaftsunternehmen:
* Keine
f. Der Aufsichtsrat schlägt vor,
*Frau Maria Teresa Dreo*,
Wien,
Vorstandsdirektorin der ARWAG Holding -
Aktiengesellschaft, Wien,
(MORE TO FOLLOW) Dow Jones Newswires
March 26, 2020 06:05 ET (10:05 GMT)
DJ DGAP-HV: HAMBORNER REIT AG: Korrektur: -2-
als Mitglied der Anteilseigner in den
Aufsichtsrat zu wählen.
Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung
dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung
der Hauptversammlung, die über die
Entlastung für das vierte Geschäftsjahr
nach dem Beginn der Amtszeit
beschließt; hierbei wird das
Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt,
nicht mitgerechnet.
Mitgliedschaften von Frau Maria Teresa Dreo
in anderen gesetzlich zu bildenden
inländischen Aufsichtsräten:
* Keine
Mitgliedschaften von Frau Maria Teresa Dreo
in vergleichbaren in- und ausländischen
Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:
* Keine
Gemäß Ziffer 5.4.3 des Deutschen Corporate Governance Kodex in seiner der
letzten Entsprechenserklärung der Gesellschaft nach § 161 AktG
zugrundeliegenden Fassung wird darauf hingewiesen, dass Herr Dr. Andreas
Mattner im Falle seiner Wahl als Vorsitzender des Aufsichtsrats kandidieren
wird.
Nach Ziffer 5.4.1 des Deutschen Corporate Governance Kodex in seiner der
letzten Entsprechenserklärung der Gesellschaft nach § 161 AktG
zugrundeliegenden Fassung soll der Aufsichtsrat bei seinen Wahlvorschlägen an
die Hauptversammlung die persönlichen und die geschäftlichen Beziehungen eines
jeden Kandidaten zum Unternehmen, den Organen der Gesellschaft und einem
wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär offen legen. Die
Empfehlung zur Offenlegung beschränkt sich auf solche Umstände, die nach der
Einschätzung des Aufsichtsrats ein objektiv urteilender Aktionär für seine
Wahlentscheidung als maßgebend ansehen würde. Wesentlich beteiligt im
Sinne dieser Empfehlung sind Aktionäre, die direkt oder indirekt mehr als 10 %
der stimmberechtigten Aktien der Gesellschaft halten. Nach Einschätzung des
Aufsichtsrats stehen die vorgeschlagenen Kandidaten in keiner persönlichen
oder geschäftlichen Beziehung zur Gesellschaft, den Organen der Gesellschaft
oder einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär, deren
Offenlegung empfohlen wird.
Die Lebensläufe der vom Aufsichtsrat vorgeschlagenen Kandidaten stehen im
Internet unter
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptver
sammlung/
dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Lebenslauf_Claus-Matthias_Boege_2020.pdf
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptver
sammlung/
dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Lebenslauf_Rolf_Glessing_2020.pdf
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptver
sammlung/
dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Lebenslauf_Ulrich_Graebner_2020.pdf
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptver
sammlung/
dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Lebenslauf_Christel_Kaufmann-Hocker.pdf
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptver
sammlung/
dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Lebenslauf_Dr._Andreas_Mattner_2020.pdf
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptver
sammlung/
dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Lebenslauf_Maria_Teresa_Dreo_2020.pdf
zur Verfügung und geben über relevante Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen
der Kandidaten Auskunft.
7) *Umwandlung der Aktien der Gesellschaft in Namensaktien*
Die Aktien der Gesellschaft lauten derzeit auf den Inhaber. Vorstand und
Aufsichtsrat sind der Auffassung, dass Namensaktien im Vergleich zu
Inhaberaktien eine effektivere Kommunikation der Gesellschaft mit ihren
Aktionären ermöglichen. Vor diesem Hintergrund sollen die derzeit auf den
Inhaber lautenden Aktien der Gesellschaft in Namensaktien umgewandelt werden.
Die Umwandlung der Inhaberaktien in Namensaktien erfordert auch eine Anpassung
der bestehenden genehmigten Kapitalia und des bestehenden bedingten Kapitals.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:
a. *Umwandlung in Namensaktien*
Die bisher auf den Inhaber lautenden
Aktien der Gesellschaft werden in
Namensaktien umgewandelt. Der Vorstand
wird ermächtigt, alles Erforderliche und
Notwendige für die Umwandlung der
Inhaberaktien in Namensaktien zu
veranlassen.
b. *Änderung von § 3 Abs. 3 der
Satzung*
§ 3 Abs. 3 der Satzung wird wie folgt neu
gefasst:
"Die Aktien sind Stückaktien und lauten
auf den Namen."
c. *Änderung von § 3 Abs. 5 Satz 1 der
Satzung (Genehmigtes Kapital I) und des
zugrundeliegenden
Ermächtigungsbeschlusses*
§ 3 Abs. 5 Satz 1 der Satzung wird wie
folgt neu gefasst:
"Der Vorstand ist ermächtigt, das
Grundkapital der Gesellschaft mit
Zustimmung des Aufsichtsrats bis zum 9.
Mai 2022 einmalig oder mehrmalig um bis
zu insgesamt EUR 7.971.764,00 (in Worten:
Euro sieben Millionen
neunhunderteinundsiebzigtausend
siebenhundertvierundsechzig) durch
Ausgabe neuer, auf den Namen lautender
Stückaktien gegen Bar- oder Sacheinlagen
zu erhöhen (Genehmigtes Kapital I)."
Der dem Genehmigten Kapital I
zugrundeliegende Ermächtigungsbeschluss
der Hauptversammlung der Gesellschaft vom
10. Mai 2017 (Tagesordnungspunkt 7) wird,
soweit er bislang nicht ausgenutzt worden
ist, angepasst. Die Worte "auf den
Inhaber lautender Stückaktien" werden
durch die Worte "auf den Namen lautender
Stückaktien" ersetzt.
d. *Änderung von § 3 Abs. 6 Satz 1 der
Satzung (Genehmigtes Kapital II) und des
zugrundeliegenden
Ermächtigungsbeschlusses*
§ 3 Abs. 6 Satz 1 der Satzung wird wie
folgt neu gefasst:
"Der Vorstand ist ermächtigt, das
Grundkapital der Gesellschaft mit
Zustimmung des Aufsichtsrats bis zum 9.
Mai 2022 einmalig oder mehrmalig um bis
zu insgesamt EUR 31.887.058,00 (in
Worten: Euro einunddreißig Millionen
achthundertsiebenundachtzigtausend
achtundfünfzig) durch Ausgabe neuer, auf
den Namen lautender Stückaktien gegen
Bareinlagen zu erhöhen (Genehmigtes
Kapital II)."
Der dem Genehmigten Kapital II
zugrundeliegende Ermächtigungsbeschluss
der Hauptversammlung der Gesellschaft vom
10. Mai 2017 (Tagesordnungspunkt 8) wird,
soweit er bislang nicht ausgenutzt worden
ist, angepasst. Die Worte "auf den
Inhaber lautender Stückaktien" werden
durch die Worte "auf den Namen lautender
Stückaktien" ersetzt.
e. *Änderung von § 3 Abs. 7 Satz 1 und
2 der Satzung (Bedingtes Kapital) und des
zugrundeliegenden
Ermächtigungsbeschlusses*
§ 3 Abs. 7 Satz 1 und 2 der Satzung wird
wie folgt neu gefasst:
"Das Grundkapital ist um bis zu EUR
31.887.058 (in Worten: Euro
einunddreißig Millionen
achthundertsiebenundachtzigtausendachtund
fünfzig) eingeteilt in bis zu 31.887.058
auf den Namen lautende Stückaktien
bedingt erhöht (Bedingtes Kapital 2018).
Die bedingte Kapitalerhöhung wird nur
insoweit durchgeführt, wie die Inhaber
bzw. Gläubiger von Options- bzw.
Wandelschuldverschreibungen
(Schuldverschreibungen), die aufgrund der
Ermächtigung des Vorstands durch
Hauptversammlungsbeschluss am 26. April
2018 bis zum 25. April 2023 von der
Gesellschaft begeben werden, von ihren
Options- bzw. Wandlungsrechten Gebrauch
machen bzw. zur Optionsausübung bzw.
Wandlung verpflichtete Inhaber bzw.
Gläubiger von Schuldverschreibungen ihre
Verpflichtung zur Optionsausübung bzw.
Wandlung erfüllen bzw. die Gesellschaft
von einem ihr eingeräumten Recht, ganz
oder teilweise anstelle der Zahlung eines
fälligen Geldbetrages neue auf den Namen
lautende Stückaktien der Gesellschaft zu
gewähren, Gebrauch macht und soweit nicht
ein Barausgleich gewährt oder eigene
Aktien zur Bedienung eingesetzt werden."
Der dem Bedingten Kapital
zugrundeliegende Ermächtigungsbeschluss
der Hauptversammlung der Gesellschaft vom
26. April 2018 (Tagesordnungspunkt 7b)
wird, soweit er bislang nicht ausgenutzt
worden ist, angepasst. Die Worte "auf den
Inhaber lautende Stückaktien"
beziehungsweise "auf den Inhaber
lautender Stückaktien" werden durch die
Worte "auf den Namen lautende
Stückaktien" beziehungsweise "auf den
Namen lautender Stückaktien" ersetzt.
f. *Änderung von § 15 der Satzung*
§ 15 Abs. 2 der Satzung wird wie folgt
neu gefasst:
"Zur Teilnahme an der Hauptversammlung
und zur Ausübung des Stimmrechts werden
die Aktionäre zugelassen, die am Tag der
Hauptversammlung im Aktienregister der
Gesellschaft eingetragen sind und die
sich mindestens sechs Kalendertage vor
der Hauptversammlung in Textform oder auf
elektronischem Weg unter der in der
Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse
angemeldet haben. In der Einberufung kann
eine kürzere, in Kalendertagen zu
bemessende Frist vorgesehen werden. Bei
der Berechnung der Anmeldefrist sind
weder der Tag des Zugangs der Anmeldung
noch der Tag der Hauptversammlung
mitzurechnen. Die Einzelheiten der
(MORE TO FOLLOW) Dow Jones Newswires
March 26, 2020 06:05 ET (10:05 GMT)
DJ DGAP-HV: HAMBORNER REIT AG: Korrektur: -3-
Anmeldung werden zusammen mit der
Einberufung im Bundesanzeiger bekannt
gemacht."
§ 15 Abs. 3 und 4 der Satzung werden
gestrichen. Aus § 15 Abs. 5 der Satzung
wird § 15 Abs. 3.
Eine änderungsmarkierte Gegenüberstellung der geltenden Fassung der Satzung
der Gesellschaft und der beabsichtigten Änderung der Satzung durch diesen
Tagesordnungspunkt 7 sowie durch den nachfolgenden Tagesordnungspunkt 8 ist
von der Einberufung der Hauptversammlung an über die Internetseite der
Gesellschaft unter
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptver
sammlung/
dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Satzungsaenderungen_2020.pdf
zugänglich.
8) *Beschlussfassung über Satzungsänderungen*
Die Satzung soll allgemein modernisiert und - namentlich im Rahmen der
Tätigkeit des Aufsichtsrats - an moderne Kommunikationsmittel angepasst
werden. Darüber hinaus soll die Satzung in ihrer Fassung bereinigt werden.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:
a. *Streichung von § 2 Abs. 4 Satz 4 der
Satzung*
§ 2 Abs. 4 Satz 4 der Satzung wird
gestrichen.
b. *Änderung von § 5 Abs. 2 der Satzung*
§ 5 Abs. 2 der Satzung wird wie folgt neu
gefasst:
"Informationen an die Inhaber zugelassener
Wertpapiere der Gesellschaft können auch
im Wege der Datenfernübertragung
übermittelt werden."
c. *Änderung von § 6 Abs. 2 Satz 2 der
Satzung*
§ 6 Abs. 2 Satz 2 der Satzung wird wie
folgt neu gefasst:
"Die Berechnung richtet sich nach §§ 34
und 35 WpHG."
d. *Änderung von § 6 Abs. 3 Satz 2 der
Satzung*
§ 6 Abs. 3 Satz 2 der Satzung wird wie
folgt neu gefasst:
"Maßgeblich für die Feststellung
einer Verletzung der Streubesitzquote ist
die Stimmrechtsmitteilung gemäß § 33
WpHG."
e. *Änderung von § 9 Abs. 3 der Satzung*
§ 9 der Satzung wird ein neuer Abs. 3 Satz
1 hinzugefügt:
"Die Mitglieder des Aufsichtsrats
können ihr Amt jederzeit durch
schriftliche Erklärung dem
Aufsichtsratsvorsitzenden oder dem
Vorstand gegenüber unter Einhaltung
einer Frist von zwei Wochen
niederlegen."
Der bisherige § 9 Abs. 3 der Satzung wird
§ 9 Abs. 3 Satz 2.
f. *Änderung von § 10 der Satzung*
§ 10 der Satzung wird wie folgt neu
gefasst:
"§ 10 VORSITZ
Der Aufsichtsrat wählt den Vorsitzenden
und einen Stellvertreter."
g. *Änderung von § 11 der Satzung*
§ 11 der Satzung wird wie folgt neu
gefasst:
"§ 11 EINBERUFUNG,
GESCHÄFTSFÜHRUNG,
BESCHLUSSFÄHIGKEIT,
ABSTIMMUNGEN
1) Der Aufsichtsrat setzt seine
Geschäftsordnung selbst fest. Für
die Einberufungen zu seinen
Sitzungen, seine
Beschlussfähigkeit und
Abstimmungen gelten die
nachfolgenden Bestimmungen; in der
Geschäftsordnung können hierzu
ergänzende Bestimmungen getroffen
werden.
2) Aufsichtsratssitzungen sollen in
der Regel vierteljährlich
stattfinden. Der Aufsichtsrat ist
ferner zu einer Sitzung zu
berufen, so oft eine geschäftliche
Veranlassung dazu vorliegt.
3) Die Einberufung der Sitzungen des
Aufsichtsrats sowie die Bestimmung
der Form der Sitzungen (als
Präsenzsitzung, Telefon- oder
Videokonferenz) und - im Falle
einer Präsenzsitzung - die
Bestimmung des Tagungsortes
erfolgen durch den Vorsitzenden
und im Falle seiner Verhinderung
durch seinen Stellvertreter. Die
Einberufung kann schriftlich,
fernmündlich, durch Telefax oder
mittels sonstiger gebräuchlicher
Kommunikationsmittel (z. B.
E-Mail) erfolgen. Die Einladungen
sollen unter Einhaltung einer
Frist von zwei Wochen erfolgen
und, soweit tunlich, die einzelnen
Punkte der Tagesordnung angeben.
In dringenden Fällen kann die
Einberufungsfrist abgekürzt
werden. Der Aufsichtsrat ist
beschlussfähig, wenn nach
Einladung sämtlicher Mitglieder
die Hälfte seiner Mitglieder an
der Beschlussfassung teilnimmt.
Soweit in der Satzung nichts
anderes bestimmt ist, werden
Beschlüsse mit der Mehrheit der
abgegebenen Stimmen gefasst. Bei
Stimmengleichheit muss der Antrag
in der nächsten Sitzung des
Aufsichtsrats erneut behandelt
werden. Abwesende
Aufsichtsratsmitglieder können
dadurch an der Beschlussfassung
des Aufsichtsrats und seiner
Ausschüsse teilnehmen, dass sie
schriftliche Stimmabgaben durch
andere Aufsichtsratsmitglieder
überreichen lassen. Als
schriftliche Stimmabgabe gilt auch
eine durch Telefax oder mittels
sonstiger gebräuchlicher
Kommunikationsmittel (z. B.
E-Mail) übermittelte Stimmabgabe.
4) Eine Beschlussfassung des
Aufsichtsrats kann auf
Veranlassung des Vorsitzenden auch
durch mündliche, fernmündliche,
schriftliche, durch Telefax oder
mittels sonstiger gebräuchlicher
Kommunikationsmittel (z. B.
E-Mail) übermittelte Stimmabgaben
erfolgen. Solche Beschlüsse werden
vom Vorsitzenden schriftlich
festgestellt und allen Mitgliedern
zugeleitet.
5) Eine Beschlussfassung über
Gegenstände, deren Verhandlung
nicht mindestens eine Woche vor
der Sitzung angekündigt ist, kann
nur mit einer Stimmenmehrheit von
zwei Dritteln sämtlicher
Aufsichtsratsmitglieder erfolgen.
Außerdem sind in diesen
Fällen Abstimmungen nur zulässig,
wenn kein Aufsichtsratsmitglied
der Abstimmung widerspricht.
Abwesenden Mitgliedern ist in
einem solchen Fall innerhalb einer
vom Vorsitzenden bestimmten
angemessenen Frist Gelegenheit zu
geben, der Beschlussfassung zu
widersprechen. Der Beschluss wird
erst wirksam, wenn kein abwesendes
Mitglied innerhalb der Frist
widersprochen hat.
6) Der Aufsichtsrat kann aus seiner
Mitte einen oder mehrere
Ausschüsse bestellen, namentlich
um seine Verhandlungen und
Beschlüsse vorzubereiten oder die
Ausführungen seiner Beschlüsse zu
überwachen.
7) Über die Verhandlungen und
Beschlüsse des Aufsichtsrats sind
Niederschriften aufzuzeichnen und
aufzubewahren. Der Vorsitzende hat
die Niederschriften zu
unterzeichnen.
8) Willenserklärungen des
Aufsichtsrats sind im Namen des
Aufsichtsrats von dem Vorsitzenden
und im Falle seiner Verhinderung
von seinem Stellvertreter
abzugeben."
h. *Änderung von § 13 Abs. 1 der
Satzung*
§ 13 Abs. 1 der Satzung wird wie folgt neu
gefasst:
"Die Mitglieder des Aufsichtsrats
erhalten eine feste, nach Ablauf des
Geschäftsjahres zahlbare jährliche
Vergütung von EUR 22.500,00 (in Worten:
Euro zweiundzwanzigtausend
fünfhundert). Daneben erhält jedes
Aufsichtsratsmitglied für jede
Sitzungsteilnahme als Präsenzsitzung,
Telefon- oder Videokonferenz oder
entsprechende Zuschaltung ein
Sitzungsgeld von EUR 500,00 (in Worten:
Euro fünfhundert)."
i. *Änderung von § 14 der Satzung*
§ 14 der Satzung wird wie folgt neu
gefasst:
"§ 14 ORT DER ORDENTLICHEN
HAUPTVERSAMMLUNG
Die Hauptversammlung findet
statt am Sitz der Gesellschaft
oder in einer anderen Stadt der
Bundesrepublik Deutschland,
deren Einwohnerzahl 100.000
übersteigt."
j. *Änderung von § 16 der Satzung*
§ 16 der Satzung wird wie folgt neu
gefasst:
"§ 16 LEITER DER HAUPTVERSAMMLUNG
1) Den Vorsitz in der
Hauptversammlung führt der
Vorsitzende des Aufsichtsrats oder
eine andere von den
Aufsichtsratsmitgliedern bestimmte
Person, die nicht zwingend ein
anderes Mitglied des Aufsichtsrats
sein muss.
2) Der Versammlungsleiter leitet die
Verhandlungen und bestimmt die
Reihenfolge der
Verhandlungsgegenstände und der
Abstimmungen, die auch von der
Ankündigung in der Tagesordnung
abweichen kann. Der Vorsitzende
bestimmt weiterhin die Form, das
Verfahren, die weiteren
Einzelheiten der Abstimmung und
kann auch festlegen, dass mehrere
Abstimmungen in einem Sammelgang
zusammengefasst werden.
3) Der Versammlungsleiter kann das
Frage- und Rederecht der Aktionäre
(MORE TO FOLLOW) Dow Jones Newswires
March 26, 2020 06:05 ET (10:05 GMT)
DJ DGAP-HV: HAMBORNER REIT AG: Korrektur: -4-
angemessen beschränken. Er kann
insbesondere zu Beginn oder
während der Hauptversammlung einen
zeitlich angemessenen Rahmen für
den Verlauf der Versammlung, für
die Aussprache zu den einzelnen
Tagesordnungspunkten sowie die
Rede- und Fragezeit generell oder
für den einzelnen Redner
festsetzen."
k. *Änderung von § 17 Abs. 2 der
Satzung*
§ 17 Abs. 2 der Satzung wird wie folgt neu
gefasst:
"Beschlüsse der Hauptversammlung
werden, soweit nicht die Satzung oder
zwingende Vorschriften des Gesetzes
Abweichendes bestimmen, mit einfacher
Mehrheit der abgegebenen Stimmen und,
soweit außerdem eine
Kapitalmehrheit erforderlich ist, mit
einfacher Mehrheit des bei der
Beschlussfassung vertretenen
Grundkapitals gefasst."
l. *Weitere Änderungen zur Bereinigung
der Satzung in ihrer Fassung*
Zur Vereinheitlichung der Satzung werden
folgende Änderungen vorgenommen:
(1) In § 2 Abs. 1, Abs. 3, Abs. 4, § 3
Abs. 4, Abs. 5, § 6 Abs. 3, Abs. 5,
Abs. 6, Abs. 7, § 12 Abs. 2, § 20
Abs. 3 und § 21 der Satzung wird das
Wort "Absatz" durch "Abs." ersetzt.
(2) In § 3 Abs. 1 der Satzung wird das
dem Betrag nachgestellte Wort "Euro"
gestrichen und dem Betrag das Wort
"EUR" vorangestellt. Zudem wird in §
13 Abs. 2 der Satzung das den
Beträgen nachgestellte Zeichen
"EUR " gestrichen und den Beträgen
das Wort "EUR" vorangestellt.
(3) In § 3 Abs. 1 der Satzung wird die
Abkürzung "i. W." durch "in Worten"
ersetzt und das Wort "Euro" den
ausgeschriebenen Zahlen
vorangestellt.
(4) In § 13 Abs. 2 der Satzung werden
den dort genannten Beträgen die
ausgeschriebenen Zahlen in folgender
Form nachgestellt: "(in Worten: Euro
fünftausend)" und "(in Worten: Euro
zweitausend fünfhundert)".
(5) In § 12 Abs. 2 und § 13 Abs. 2 der
Satzung werden die den dort
genannten Absätzen angefügten
Klammern gestrichen.
Eine änderungsmarkierte Gegenüberstellung der geltenden Fassung der Satzung
der Gesellschaft und der beabsichtigten Änderung der Satzung durch diesen
Tagesordnungspunkt 8 sowie durch den vorstehenden Tagesordnungspunkt 7 ist von
der Einberufung der Hauptversammlung an über die Internetseite der
Gesellschaft unter
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptver
sammlung/
dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Satzungsaenderungen_2020.pdf
zugänglich.
*Teilnahme an der Hauptversammlung*
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur
diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Vorlage eines Nachweises ihres
Anteilsbesitzes nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen bis zum Ablauf des
29. April 2020 (24.00 Uhr MESZ) bei der Gesellschaft unter folgender Adresse
schriftlich, per Mail oder per Telefax anmelden:
HAMBORNER REIT AG
c/o BADER & HUBL GmbH
Friedrich-List-Str. 4a
70565 Stuttgart
Telefax: +49 (0)711/234318-33
E-Mail: hauptversammlung@baderhubl.de
Der Nachweis des *Anteilsbesitzes* muss sich auf den Beginn des 15. April 2020 (0:00
Uhr MESZ) beziehen und der Gesellschaft unter der oben genannten Adresse bis
spätestens zum Ablauf des 29. April 2020 (24:00 Uhr MESZ) zugehen. Ein durch das
depotführende Institut in Textform (§ 126b BGB) erstellter Nachweis des
Anteilsbesitzes reicht aus. Der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache
verfasst sein. Nach Eingang des Nachweises ihres Anteilsbesitzes werden den Aktionären
von der Anmeldestelle Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt.
Für die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des
Stimmrechts gilt nur derjenige als Aktionär, der insoweit den Nachweis des
Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung bemisst sich allein nach dem
Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Veränderungen im Aktienbestand nach dem
Nachweisstichtag sind für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts
bedeutungslos. Zum Nachweisstichtag entsteht aber nicht eine Art
Veräußerungssperre für den Anteilsbesitz. Auch bei (vollständiger oder
teilweiser) Veräußerung nach dem Nachweisstichtag ist für die Berechtigung allein
der Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag maßgeblich. Umgekehrt bleiben Zuerwerbe
von Aktien nach dem Nachweisstichtag entsprechend außer Betracht. Wer etwa zum
Nachweisstichtag nicht Aktionär ist, aber noch vor der Hauptversammlung Aktien
erwirbt, ist nicht teilnahmeberechtigt. Keine Bedeutung hat der Nachweisstichtag
allerdings für die Dividendenberechtigung.
*Stimmrechtsvertretung*
Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr
Stimmrecht unter entsprechender Vollmachtserteilung durch Bevollmächtigte, z. B. durch
die depotführende Bank, ein anderes Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder
eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr
Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der
Textform. Bei der Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen oder
sonstigen Intermediären im Sinne von § 135 AktG sind in der Regel Besonderheiten zu
beachten, die bei dem jeweils Bevollmächtigten zu erfragen sind.
Wir bieten unseren Aktionären an, sich durch einen von der Gesellschaft benannten
Mitarbeiter als Bevollmächtigten in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. In
diesem Fall hat der Aktionär Weisungen zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung zu
erteilen. Die Einzelheiten ergeben sich aus den Unterlagen, die den Aktionären
zusammen mit der Eintrittskarte übersandt werden.
Ein Formular zur Vollmachtserteilung an Dritte oder von der Gesellschaft benannte
Stimmrechtsvertreter wird den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte übermittelt
und steht auch im Internet unter
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung
/
dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Vollmachtserteilung_an_Dritte_2020.pdf
bzw.
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung
/
dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Vollmachtserteilung_an_Stimmrechtsvertreter_2020.p
df
zum Download bereit. Die Vollmacht für von der Gesellschaft benannte
Stimmrechtsvertreter muss der Gesellschaft bis spätestens zum 5. Mai 2020 zugehen. Der
von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter kann zudem auch in der
Hauptversammlung bevollmächtigt werden.
Vollmachten und Weisungen können der Gesellschaft auch elektronisch übermittelt
werden. Es besteht die Möglichkeit der Übersendung an folgende E-Mail Adresse:
hv2020@hamborner.de
*Ergänzungsanträge zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122
Abs. 2 AktG*
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder einen
anteiligen Betrag am Grundkapital von 500.000 EUR erreichen, können verlangen, dass
Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Das Verlangen ist
schriftlich an den Vorstand der HAMBORNER REIT AG unter folgender Adresse zu richten:
Vorstand der HAMBORNER REIT AG
Goethestraße 45
47166 Duisburg
Telefax: +49 (0) 203/54405-49
und muss der Gesellschaft bis spätestens zum 5. April 2020 (24:00 Uhr MESZ) zugehen.
Jedem neuen Punkt der Tagesordnung muss eine Begründung oder Beschlussvorlage
beiliegen.
Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des
Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur
Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. § 121 Abs. 7 AktG ist entsprechend
anzuwenden. Bei der Berechnung der Mindestbesitzdauer ist § 70 AktG zu beachten. Der
Antrag ist von allen Aktionären, die zusammen das erforderliche Quorum erreichen, oder
ihren ordnungsgemäß bestellten Vertretern zu unterzeichnen.
*Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG*
Jeder Aktionär ist berechtigt, Gegenanträge zu Punkten der Tagesordnung und
Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern zu
übersenden. Solche Anträge und Wahlvorschläge werden einschließlich des Namens
des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme von Vorstand und/oder
Aufsichtsrat unter
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung
/
dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Ergaenzungs-_und_Gegenantraege_2020.pdf
unverzüglich zugänglich gemacht, falls der Gesellschaft spätestens bis zum 21. April
2020 (24:00 Uhr MESZ) ein Gegenantrag gegen einen Beschlussvorschlag zu einem
bestimmten Tagesordnungspunkt mit Begründung oder ein Wahlvorschlag, der nicht
begründet zu werden braucht, unter folgender Adresse zugeht:
HAMBORNER REIT AG, Vorstandssekretariat
Goethestraße 45
47166 Duisburg
Telefax: +49 (0) 203/54405-49
Von der Veröffentlichung eines Gegenantrags und seiner Begründung kann die
Gesellschaft unter den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Voraussetzungen absehen. Die
(MORE TO FOLLOW) Dow Jones Newswires
March 26, 2020 06:05 ET (10:05 GMT)
DJ DGAP-HV: HAMBORNER REIT AG: Korrektur: -5-
vorstehenden Regelungen für Gegenanträge gelten sinngemäß ebenso für den
Gegenvorschlag eines Aktionärs zur Wahl des Abschlussprüfers oder von
Aufsichtsratsmitgliedern. Der Vorstand braucht einen Wahlvorschlag auch dann nicht
zugänglich zu machen, wenn der Vorschlag nicht den Namen, den ausgeübten Beruf und den
Wohnort der vorgeschlagenen Person und, im Falle des Vorschlags von
Aufsichtsratsmitgliedern, keine Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich
zu bildenden Aufsichtsräten enthält. Anders als Gegenanträge im Sinne von § 126 AktG
brauchen Wahlvorschläge nicht begründet zu werden. Aktionäre werden gebeten, ihre
Aktionärseigenschaft im Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags bzw.
Wahlvorschlags nachzuweisen.
Gegenanträge müssen, auch wenn sie der Gesellschaft vorab form- und fristgerecht
zugegangen sind, in der Hauptversammlung mündlich gestellt werden. Das Recht eines
jeden Aktionärs, auch ohne vorherige Übermittlung an die Gesellschaft in der
Hauptversammlung Gegenanträge zu den Gegenständen der Tagesordnung zu stellen, bleibt
unberührt.
*Auskunftsrecht des Aktionärs gemäß § 131 Abs. 1 AktG*
Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über
Angelegenheiten der Gesellschaft einschließlich der rechtlichen und
geschäftlichen Beziehungen zu verbundenen Unternehmen zu geben, soweit sie zur
sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Unter
den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Voraussetzungen darf der Vorstand die Auskunft
verweigern.
*Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der
Hauptversammlung*
Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beläuft sich das Grundkapital der
Gesellschaft auf 79.717.645 Stückaktien; jede Stückaktie gewährt eine Stimme, sodass
zum Zeitpunkt der Einberufung auf Grundlage der Satzung 79.717.645 Stimmrechte
bestehen. Die Gesellschaft hält keine eigenen Aktien.
*Veröffentlichungen auf der Internetseite und auszulegende Unterlagen*
Diese Einberufung der Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen und
Anträge von Aktionären, weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre
gemäß § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1 und den §§ 127, 131 Abs. 1 AktG sowie weitere
Informationen stehen auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.hamborner.de/investor-relations/hauptversammlung.html
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung
/
dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_HV-Einladung_und_Tagesordnung_2020.pdf
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung
/
dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Geschaeftsbericht_2019.pdf
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung
/
dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Jahresabschluss_HGB_2019.pdf
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung
/
dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Ergaenzungs-_und_Gegenantraege_2020.pdf
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung
/
dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_Erlaeuterungen_zu_den_Rechten_der_Aktionaere_2020.
pdf
zur Verfügung.
Diese Einberufung ist am 24. März 2020 im Bundesanzeiger bekannt gemacht worden.
In den Geschäftsräumen der Gesellschaft in 47166 Duisburg, Goethestraße 45,
können außerdem folgende Unterlagen eingesehen werden:
die Einladung,
der festgestellte Jahresabschluss zum 31.
Dezember 2019,
der gebilligte IFRS-Einzelabschluss zum 31.
Dezember 2019,
der zusammengefasste Lagebericht nach
Handelsrecht und IFRS für das Geschäftsjahr
2019 und
der Bericht des Aufsichtsrats für das
Geschäftsjahr 2019.
Abschriften der vorgenannten Unterlagen werden den Aktionären auf Anfrage auch
zugesandt. Darüber hinaus werden sie in der Hauptversammlung zugänglich sein.
Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter der Internetadresse
https://www.hamborner.de/fileadmin/user_upload/004_investor_relations/hauptversammlung
/
dokumente/de/2020/HAMBORNER_REIT_AG_HV_Abstimmungsergebnisse_2020.pdf
bekannt gegeben.
*Hinweise zum Datenschutz*
1. *Allgemeine Informationen*
a) *Einleitung*
Die HAMBORNER REIT AG legt großen
Wert auf Datenschutz und die Wahrung der
Privatsphäre. Mit den folgenden
Datenschutzhinweisen möchten wir unsere
Aktionäre über die Verarbeitung ihrer
personenbezogenen Daten und ihre
diesbezüglichen Rechte gemäß den
anwendbaren Datenschutzgesetzen,
insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679
(Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO), im
Zusammenhang mit der Vorbereitung,
Durchführung und Nachbereitung der
Hauptversammlung informieren.
b) *Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr.
7 DSGVO*
HAMBORNER REIT AG, Goethestraße 45,
47166 Duisburg
c) *Kontaktdaten des
Datenschutzbeauftragten*
HAMBORNER REIT AG,
Datenschutzbeauftragter,
Goethestraße 45, 47166 Duisburg
E-Mail: Datenschutz@hamborner.de
2. *Informationen bezüglich der Verarbeitung*
a) *Datenkategorien*
Wir verarbeiten insbesondere folgende
Kategorien personenbezogener Daten:
* Vor- und Nachname,
* Anschrift,
* Aktienanzahl,
* Besitzart der Aktien und
* Nummer der Eintrittskarte.
Darüber hinaus können wir auch die
personenbezogenen Daten eines von einem
Aktionär benannten Stimmrechtsvertreters
(insbesondere dessen Name sowie dessen
Wohnort) verarbeiten. Sofern Aktionäre
oder ihre Vertreter mit uns in Kontakt
treten, verarbeiten wir zudem diejenigen
personenbezogenen Daten, die erforderlich
sind, um etwaige Anliegen zu beantworten
(etwa die vom Aktionär oder Vertreter
angegebenen Kontaktdaten, wie z. B.
E-Mail-Adresse oder Telefonnummer).
Gegebenenfalls verarbeiten wir auch
Informationen zu Anträgen, Fragen,
Wahlvorschlägen und Verlangen von
Aktionären in der Hauptversammlung.
b) *Zwecke und Rechtsgrundlagen der
Verarbeitung*
Wir verwenden personenbezogene Daten, um
Aktionären die Teilnahme an und die
Ausübung von Rechten im Rahmen der
Hauptversammlung zu ermöglichen. Die
Verarbeitung personenbezogener Daten ist
für die ordnungsgemäße Vorbereitung,
Durchführung und Nachbereitung der
Hauptversammlung sowie zur Ermöglichung
der Teilnahme der Aktionäre an der
Hauptversammlung nach §§ 118 ff. AktG
zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage
für die Verarbeitung der
personenbezogenen Daten ist das AktG in
Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit.
c) DSGVO.
Darüber hinaus verarbeiten wir
personenbezogene Daten gegebenenfalls
auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher
Verpflichtungen wie z.B.
aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie
aktien-, wertpapier-, handels- und
steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind
die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in
Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit.
c) DSGVO.
Sämtliche Aktien der HAMBORNER REIT AG
sind Inhaberaktien. Anders als bei
Namensaktien führt die HAMBORNER REIT AG
kein Aktienregister im Sinne von § 67
AktG, in das Name, Geburtsdatum und
Adresse des Aktionärs sowie die Stückzahl
der Aktien einzutragen sind.
c) *Kategorien von Empfängern von
personenbezogenen Daten*
Wir bedienen uns zur Vorbereitung,
Durchführung und Nachbereitung der
Hauptversammlung zum Teil externer
Dienstleister (insbesondere bei Druck und
Versand der Einladung zur
Hauptversammlung sowie bei der Anmeldung
zur Hauptversammlung und der
Durchführung). Dienstleister, die zum
Zwecke der Vorbereitung, Abwicklung und
Nachbereitung der Hauptversammlung
beauftragt werden, erhalten von uns nur
solche personenbezogenen Daten, die für
die Ausführung der beauftragten
Dienstleistung erforderlich sind, und
verarbeiten die Daten ausschließlich
nach Weisung der HAMBORNER REIT AG. Jeder
unserer Mitarbeiter und alle Mitarbeiter
von externen Dienstleistern, die Zugriff
auf personenbezogene Daten haben oder
diese verarbeiten, sind verpflichtet,
diese Daten vertraulich zu behandeln.
Teilnehmer der Hauptversammlung können
zudem die im gemäß § 129 Abs. 1 Satz
2 AktG in der Hauptversammlung zugänglich
zu machenden Teilnehmerverzeichnis zu
allen Teilnehmern der Hauptversammlung
erfassten Daten einsehen.
d) *Datenquellen*
Wir bzw. unsere damit beauftragten
Dienstleister erhalten die
personenbezogenen Daten der Aktionäre in
der Regel über unsere Anmeldestelle von
den Kreditinstituten der Aktionäre, die
diese mit der Verwahrung unserer Aktien
beauftragt haben (sog. Depotbanken).
e) *Speicherdauer*
Für die im Zusammenhang mit der
Hauptversammlung erfassten Daten beträgt
die Speicherdauer regelmäßig bis zu
drei Jahre. Grundsätzlich anonymisieren
oder löschen wir personenbezogene Daten,
(MORE TO FOLLOW) Dow Jones Newswires
March 26, 2020 06:05 ET (10:05 GMT)
soweit uns nicht gesetzliche Nachweis-
und Aufbewahrungsvorschriften zu einer
weiteren Speicherung verpflichten oder
eine längere Speicherung im Rahmen von
gerichtlichen Verfahren erforderlich ist.
Informationen zu Frage- und Redebeiträgen
von Aktionären in der kommenden
Hauptversammlung werden grundsätzlich
nach Ablauf der Anfechtungsfrist
anonymisiert, soweit eine längere
Speicherung nicht aus den oben genannten
Gründen erforderlich ist.
3. *Rechte von Betroffenen*
Als Betroffene können sich Aktionäre jederzeit
mit einer formlosen Mitteilung unter den oben
unter 1.c) genannten Kontaktdaten an unseren
Datenschutzbeauftragten wenden, um ihre
Rechte, deren Voraussetzungen im Einzelfall zu
prüfen sind, gemäß der DSGVO auszuüben.
Dazu zählen insbesondere:
* das Recht, Auskunft über die
Datenverarbeitung sowie eine Kopie der
verarbeiteten Daten zu erhalten
(Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO),
* das Recht, die Berichtigung unrichtiger
Daten oder die Ergänzung unvollständiger
Daten zu verlangen (Recht auf
Berichtigung, Art. 16 DSGVO),
* das Recht, die Löschung personenbezogener
Daten zu verlangen, sowie, falls die
personenbezogenen Daten veröffentlicht
wurden, die Information an andere
Verantwortliche über den Antrag auf
Löschung (Recht auf Löschung, Art. 17
DSGVO),
* das Recht, die Einschränkung der
Datenverarbeitung zu verlangen (Recht auf
Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18
DSGVO).
Betroffene Personen haben ferner das Recht,
eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
einzureichen.
Duisburg, im März 2020
*HAMBORNER REIT AG*
_Der Vorstand_
2020-03-26 Die DGAP Distributionsservices umfassen gesetzliche Meldepflichten, Corporate
News/Finanznachrichten und Pressemitteilungen.
Medienarchiv unter http://www.dgap.de
Sprache: Deutsch
Unternehmen: HAMBORNER REIT AG
Goethestr. 45
47166 Duisburg
Deutschland
Telefon: +49 203 5440532
E-Mail: hv2020@hamborner.de
Internet: https://www.hamborner.de/
ISIN: DE0006013006
WKN: 601300
Börsen: Auslandsbörse(n) XETRA, Frankfurt, Düsseldorf
Ende der Mitteilung DGAP News-Service
1007803 2020-03-26
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