DJ PTA-HV : Synaxon AG: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung - Europaweite Verbreitung gemäß §121 AktGHauptversammlung gemäß § 121 Abs. 4a AktG
Schloß Holte-Stukenbrock (pta023/04.04.2014/16:55) - Synaxon AG
Schloß Holte-Stukenbrock
ISIN-Nr.: DE 0006873805
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
am Freitag, 16. Mai 2014,
um 10.00 Uhr
in den Geschäftsräumen der Synaxon AG
in der Falkenstr. 31, 33758 Schloß Holte-Stukenbrock
Tagesordnung
zur Hauptversammlung der Synaxon AG
am 16. Mai 2014
1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des gebilligten
Konzernabschlusses, des Lageberichtes und des Konzernlageberichtes
einschließlich der erläuternden Berichte des Vorstandes zu den Angaben nach §§
289 Abs. 4 und 5, 315 Abs. 4 HGB und der Erklärung zur Unternehmensführung 2013
gemäß § 289a HGB sowie des Berichtes des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr
2013
Die vorstehenden Unterlagen liegen in den Geschäftsräumen der Synaxon AG in
Schloß Holte-Stukenbrock zur Einsichtnahme aus und stehen auch im Internet unter
www.synaxon.de zum Download bereit.
2. Verwendung des Bilanzgewinns
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres
2013 in Höhe von 317.244,16 Eur vollständig in die Gewinnrücklagen einzustellen.
3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das
Geschäftsjahr 2013
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2013 amtierenden
Mitgliedern des Vorstandes Entlastung zu erteilen.
4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das
Geschäftsjahr 2013
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2013 amtierenden
Mitgliedern des Aufsichtsrates Entlastung zu erteilen.
5. Wahlen zum Aufsichtsrat
Die Amtszeit der jetzigen Aufsichtsratsmitglieder endet gem. § 9 Abs. 2 der
Satzung mit der Beendigung dieser Hauptversammlung. Dies gilt gem. § 9 Abs. 2
Satz 3 der Satzung auch für die Aufsichtsratsmitglieder Heiner Großekämper und
Robert Fortmeier.
Der Aufsichtsrat der Synaxon AG besteht gem. § 9 Abs. 1 der Satzung, §§ 95, 96,
101 AktG aus drei Mitgliedern, die gem. § 9 Abs. 2 der Satzung von der
Hauptversammlung gewählt werden.
Der Aufsichtsrat schlägt vor, die bisherigen Mitglieder
a) Herrn Frank Bender, geb. 06.11.1960, Kreisdirektor im Kreis
Siegen-Wittgenstein, wohnhaft in Wilnsdorf
b) Herrn Heiner Großeka??mper, geb. 21.03.1956, Senior Vice President
Controlling and Financial Reporting Corporate Center, Bertelsmann SE & Co. KGaA,
wohnhaft in Paderborn
c) Herrn Robert Fortmeier, geb. am 11.06.1987, Geschäftsführer der Müller
Apparatebau GmbH, wohnhaft in München
zu wählen.
Angaben zu Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten
und Mitgliedschaften in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von
Wirtschaftsunternehmen:
zu a) keine
zu b) keine
zu c) keine
Im Hinblick auf Ziff. 5.4.1 des Deutschen Corporate Governance Kodex in seiner
Fassung vom 13. Mai 2013 wird mitgeteilt:
Bei den Kandidaten bestehen folgende persönlichen und geschäftlichen Beziehungen
zum Unternehmen, den Organen der Gesellschaft oder einem wesentlich an der
Gesellschaft beteiligten Aktionär:
zu a) keine
zu b) keine
zu c) Herr Robert Fortmeier ist der Sohn des Mehrheitsaktionärs der Synaxon AG
(Herr Bruno Fortmeier).
Es ist beabsichtigt, die Wahlen zum Aufsichtsrat im Wege der Einzelwahl
durchzuführen.
Die Hauptversammlung ist nicht an Wahlvorschläge gebunden.
6. Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2014
Der Aufsichtsrat schlägt vor, die PricewaterhouseCoopers AG
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Bielefeld, zum Abschlussprüfer für das
Geschäftsjahr 2014 der Synaxon AG zu wählen.
Teilnahme an der Hauptversammlung und Stimmrecht
Teilnahmebedingungen
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind
gemäß § 15 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur
Hauptversammlung angemeldet und der Gesellschaft ihren Anteilsbesitz
nachgewiesen haben. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss durch eine von dem
depotführenden Institut in Textform (§ 126b BGB) erstellte und in deutscher oder
englischer Sprache abgefasste Bescheinigung erfolgen. Er hat sich auf den Beginn
des 25.04.2014, 0:00 Uhr (Nachweisstichtag), zu beziehen. Die Anmeldung und der
Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Synaxon AG spätestens zum Ablauf des
09.05.2014, 24:00 Uhr, unter nachfolgender Adresse zugegangen sein:
Synaxon AG
c/o PR Im Turm HV-Service AG
Römerstr. 72-74
68259 Mannheim
Telefax: 0621 - 7177213
E-Mail: eintrittskarte@pr-im-turm.de
Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes unter
vorstehend genannter Adresse werden den Aktionären Eintrittskarten sowie ein
Vollmachtsformular für die Hauptversammlung nebst weiteren Erläuterungen zu
diesen Formularen übersandt. Die Vollmachtsformulare nebst weiteren
Erläuterungen sind dazu auch über die Internetseite www.synaxon.de zugänglich.
Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die
Aktionäre, frühzeitig für den Zugang der Anmeldung und des Nachweises ihres
Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Der Erhalt einer
Eintrittskarte ist keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung
und die Ausübung des Stimmrechts, sondern dient lediglich der leichteren
organisatorischen Abwicklung.
Die Aktien werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht blockiert.
Aktionäre können deshalb über ihre Aktien auch nach der Anmeldung weiterhin frei
verfügen. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der
Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den
Nachweis des Aktienbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat. Veränderungen im
Aktienbestand nach dem Nachweisstichtag haben für den Umfang und die Ausübung
des Teilnahme- und Stimmrechts keine Bedeutung. Personen, die zum
Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden,
sind nicht teilnahme- oder stimmberechtigt.
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung beträgt das Grundkapital
der Gesellschaft 3.891.000,00 Eur und ist eingeteilt in 3.891.000 Stückaktien.
Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt 3.891.000, da jede Aktie in der
Hauptversammlung eine Stimme gewährt. Die Gesellschaft hält 352.500 eigene
Aktien, die gemäß § 71 b AktG vom Stimmrecht ausgeschlossen sind. Damit beträgt
die Gesamtzahl der zum Zeitpunkt der Hauptversammlung stimmberechtigten Aktien
3.538.500 Aktien.
Stimmrechtsvertretung/Bevollmächtigung
Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch
die depotführende Bank, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer
Wahl, ausüben lassen.
Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine
oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung
gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 S. 3 AktG der Textform (§
126b BGB). Ausnahmen können für die Erteilung von Vollmachten an Kreditinstitute,
Aktionärsvereinigungen oder andere nach § 135 AktG oder § 135 i.V.m. § 125 Abs.
5 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen und deren Widerruf sowie
deren entsprechenden Nachweise gegenüber der Gesellschaft bestehen. Wenn ein
Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine diesen nach § 135 AktG oder
nach § 135 i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellte Person oder Institution
bevollmächtigt werden soll, enthält die Satzung hierzu keine besonderen
Regelungen. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu
bevollmächtigenden Institutionen oder Personen möglicherweise eine besondere
Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht
nachprüfbar festhalten müssen. Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie ein
Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine diesen nach § 135 AktG oder
nach § 135 i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellte Person oder Institution
bevollmächtigen wollen, rechtzeitig mit dem zu Bevollmächtigenden über eine
mögliche Form der Vollmacht ab.
Die Erteilung von Weisungen an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie der
Widerruf oder die Änderung dieser Weisungen bedürfen der Textform (§ 126 b BGB).
Für die Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft, die Übermittlung des
Nachweises einer gegenüber den Bevollmächtigten erklärten Bevollmächtigung und
den Widerruf von Vollmachten sowie für die Übersendung der Weisung gegenüber den
Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft, deren Widerruf und Änderung stehen
folgende Adresse, Faxnummer, bzw. elektronischer Internetdialog zur Verfügung:
Synaxon AG
c/o PR Im Turm HV-Service AG
Römerstr. 72-74
68259 Mannheim
Telefax: 0621 - 7177213
Elektronisch: www.hv-vollmachten.de.
Für die Nutzung des passwortgeschützten Internetdialogs (www.hv-vollmachten.de)
ist eine PIN erforderlich, die auf der Eintrittskarte abgedruckt ist, die den
Aktionären übersandt wird. Weitere Informationen zur Nutzung des
passwortgeschützten Internetdialogs finden sich unter der vorgenannten
Internetadresse.
Aktionärsrechte
Ergänzung der Tagesordnung (MORE TO FOLLOW) Dow Jones NewswiresApril 04, 2014 10:55 ET (14:55 GMT)Aktionäre, deren Anteile zusammen den 20. Teil des Grundkapitals oder den
anteiligen Betrag von 500.000,00 Eur erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG
verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht
werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage
beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Synaxon AG zu
richten. Es muss der Synaxon AG mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung,
also spätestens am 15.04.2014, 24:00 Uhr, zugehen. Die Aktionäre haben
nachzuweisen, dass sie seit mindestens 3 Monaten vor dem Tag der
Hauptversammlung, das heißt seit dem 15.02.2014, 0:00 Uhr, Inhaber der Aktien
sind. Das Verlangen ist an folgende Adresse zu richten:
Synaxon AG
- Vorstand -
Falkenstr. 31
33758 Schloß Holte-Stukenbrock
Gegenanträge/Wahlvorschläge von Aktionären
Aktionäre der Synaxon AG können der Gesellschaft gemäß § 126 Abs. 1 AktG
Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem
bestimmten Punkt der Tagesordnung übersenden. Solche Anträge sind unter Angabe
des Namens des Aktionärs und einer Begründung an folgende Adresse bzw. Faxnummer
zu richten:
Synaxon AG
- Vorstand -
Falkenstr. 31
33758 Schloß Holte-Stukenbrock
Telefaxnummer: 05207 - 9299296
Elektronisch: ir@synaxon.de
Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.
Die mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also spätestens am 01.05.2014, unter
dieser Adresse bzw. Faxnummer eingegangenen ordnungsgemäßen Gegenanträge werden
einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen
Stellungnahme der Verwaltung im Internet unter www.synaxon.de zugänglich
gemacht.
Die Synaxon AG ist unter bestimmten Voraussetzungen nicht verpflichtet, einen
Gegenantrag und dessen Begründung zugänglich zu machen. Dies ist der Fall,
- soweit sich der Vorstand durch das Zugänglichmachen strafbar machen würde,
- wenn der Gegenantrag zu einem gesetz- oder satzungswidrigem Beschluss der
Hauptversammlung führen würde,
- wenn die Begründung in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche oder
irreführende Angaben oder wenn sie Beleidigungen enthält,
- wenn ein auf denselben Sachverhalt gestützter Gegenantrag des Aktionärs
bereits zu einer Hauptversammlung der Synaxon AG nach § 125 AktG zugänglich
gemacht worden ist,
- wenn derselbe Gegenantrag des Aktionärs mit wesentlich gleicher Begründung in
den letzten fünf Jahren bereits zumindest zwei Hauptversammlungen der
Gesellschaft nach § 125 AktG zugänglich gemacht worden ist und in der
Hauptversammlung weniger als der 20. Teil des vertretenen Grundkapitals für ihn
gestimmt hat,
- wenn der Aktionär zu erkennen gibt, dass er an der Hauptversammlung nicht
teilnehmen und sich nicht vertreten lassen wird, oder
- wenn der Aktionär in den letzten zwei Jahren in zwei Hauptversammlungen einen
von ihm mitgeteilten Gegenantrag nicht gestellt hat oder nicht hat stellen
lassen.
Die Begründung eines zulässigen Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu
werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.
Der Vorstand der Synaxon AG behält sich vor, Gegenanträge und ihre Begründungen
zusammenzufassen, wenn mehrere Aktionäre zu dem selben Gegenstand der
Beschlussfassung Gegenanträge stellen.
Für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und des
Konzernabschlussprüfers gelten die vorstehenden Ausführungen sinngemäß mit der
Maßgabe, dass der Wahlvorschlag nicht begründet werden muss (§ 127 AktG). Die
Synaxon AG ist über die vorgenannten, über den Gegenanträgen aufgeführten Gründe
hinaus, nicht verpflichtet, Wahlvorschläge zugänglich zu machen, wenn diese
nicht den Namen der vorgeschlagenen Person, den ausgeübten Beruf und Wohnort
sowie deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten im
Sinne von § 125 Abs. 1 S. 5 AktG enthalten.
Auskunftsrecht des Aktionärs
Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung
vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie
zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist.
Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen
Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen und auf die Lage des
Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Von einer
Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aus den in § 131 Abs. 3 AktG
genannten Gründen absehen, etwa weil die Erteilung der Auskunft nach
vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geeignet ist, der Gesellschaft oder
einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen.
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre gemäß §§ 122 Abs. 2,
126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG sind im Internet unter www.synaxon.de
abrufbar.
Internetseite, über die Informationen gemäß § 124a AktG zugänglich sind
Folgende Informationen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.synaxon.de
zugänglich:
(1) der Inhalt der Einberufung;
(2) eine Erläuterung, wenn zu einem Gegenstand der Tagesordnung kein Beschluss
gefasst werden soll;
(3) die der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen;
(4) die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung,
einschließlich getrennter Angaben zur Gesamtzahl für jede Aktiengattung;
(5) die Formulare, die bei Stimmabgabe durch Vertretung zu verwenden sind,
sofern diese Formulare den Aktionären nicht direkt übermittelt worden sind.
Soweit der Gesellschaft nach Einberufung der Hauptversammlung ein
Minderheitsverlangen von Aktionären i. S. v. § 122 Abs. 2 AktG eingeht, wird
dieses ebenfalls nach seinem Eingang in gleicher Weise auf oben genannter
Homepage zugänglich gemacht.
Auf der Homepage werden nach Abschluss der Hauptversammlung gemäß § 130 Abs. 6
AktG bis zum 23.05.2014 auch die Abstimmungsergebnisse veröffentlicht.
Schloß Holte-Stukenbrock, im März 2014
Der Vorstand
Hinweis für Anforderungen nach § 125 AktG:
Wir weisen Sie darauf hin, dass aufgrund der Regelung in § 14 Abs. 5 unserer
Satzung die Übermittlung von Mitteilungen nach § 125 AktG auf den Weg
elektronischer Kommunikation beschränkt ist. Wir stellen daher keine gedruckten
Mitteilungen zur Verfügung und bitten auch davon abzusehen, Ausdrucke der
Veröffentlichung im Bundesanzeiger zu versenden. Wir werden
Weiterleitungsgebühren ausschließlich für elektronische Mitteilungen nach § 1
Nr. 2 der Verordnung über den Ersatz von Aufwendungen der Kreditinstitute
erstatten.
Bitte richten Sie Ihre Bestellung direkt an die von uns beauftragte PR IM TURM
HV-Service AG, Römerstraße 72-74, 68259 Mannheim, Telefax: +49 (0) 621 / 70 99
07, E-Mail-Adresse: versand@pr-im-turm.de
(Ende)
Aussender: Synaxon AG
Adresse: Falkenstraße 31, 33758 Schloß Holte-Stukenbrock
Land: Deutschland
Ansprechpartner: Investor Relations
Tel.: +49 5207 9299 292
E-Mail: ir@synaxon.de
Website: www.synaxon.de
ISIN(s): DE0006873805 (Aktie)
Börsen: Regulierter Markt in Frankfurt; Freiverkehr in Stuttgart, Freiverkehr in
München, Freiverkehr in Hamburg, Freiverkehr in Düsseldorf, Freiverkehr in
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