DJ DGAP-HV: Mayr-Melnhof Karton AG: Einberufung der 25. ordentlichen Hauptversammlung
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DGAP-News: Mayr-Melnhof Karton AG / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung Mayr-Melnhof Karton AG: Einberufung der 25. ordentlichen Hauptversammlung 2019-03-26 / 11:04 Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung, übermittelt durch DGAP - ein Service der EQS Group AG. Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich. *Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft* *Wien, FN 81906 a* *ISIN AT0000938204* *Einberufung der 25. ordentlichen Hauptversammlung* Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre ein zur 25. ordentlichen Hauptversammlung der Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft am *Mittwoch, dem 24. April 2019, um 10:00 Uhr*, im Palais Ferstel, 1010 Wien, Strauchgasse 4. *I. TAGESORDNUNG* 1) Vorlage des Jahresabschlusses samt Lagebericht und Corporate Governance-Bericht, des Konzernabschlusses samt Konzernlagebericht, des Vorschlags für die Gewinnverwendung und des vom Aufsichtsrat erstatteten Berichts für das Geschäftsjahr 2018 2) Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns 3) Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018 4) Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018 5) Beschlussfassung über die Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018 6) Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2019 7) Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstandes i) zum Erwerb eigener Aktien gem § 65 Abs 1 Z 8 sowie Abs 1a und Abs 1b AktG sowohl über die Börse als auch außerbörslich im Ausmaß von bis zu 10 % des Grundkapitals, auch unter Ausschluss des quotenmäßigen Veräu-ßerungsrechts, das mit einem solchen Erwerb einhergehen kann (umgekehrter Bezugsrechtsausschluss), ii) gem § 65 Abs 1b AktG für die Veräußerung bzw Verwendung eigener Aktien eine andere Art der Veräußerung als über die Börse oder durch ein öffentliches Angebot unter sinngemäßer Anwendung der Regelungen über den Bezugsrechtsausschluss der Aktionäre zu beschließen, iii) das Grundkapital durch Einziehung dieser eigenen Aktien ohne weiteren Hauptversammlungsbeschluss herabzusetzen. *II. UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG; BEREITSTELLUNG VON INFORMATIONEN AUF DER INTERNETSEITE* Insbesondere folgende Unterlagen sind spätestens ab *03. April 2019 *auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft unter www.mayr-melnhof.com [1] zugänglich: * Jahresabschluss mit Lagebericht, * Corporate Governance-Bericht, * Konzernabschluss mit Konzernlagebericht, * Vorschlag für die Gewinnverwendung, * gesonderter nichtfinanzieller Bericht, * Bericht des Aufsichtsrates, jeweils für das Geschäftsjahr 2018 * Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2 - 7, * Bericht des Vorstands gem § 65 Abs 1b AktG iVm § 170 Abs 2 AktG und § 153 Abs 4 S 2 AktG zu TOP 7 - Bezugsrechtsausschluss bzw umgekehrter Bezugsrechtsausschluss, Erwerb eigener Aktien, * Formular für die Erteilung einer Vollmacht, * Formular für den Widerruf einer Vollmacht, * vollständiger Text dieser Einberufung. *III. NACHWEISSTICHTAG UND VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG* Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionärsrechte, die im Rahmen der Hauptversammlung geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des *14. April 2019* (Nachweisstichtag). Zur Teilnahme an der Hauptversammlung ist nur berechtigt, wer an diesem Stichtag Aktionär ist und dies der Gesellschaft nachweist. Für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag ist eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die der Gesellschaft spätestens am *18. April 2019* (24:00 Uhr, MESZ, Wiener Zeit) ausschließlich auf einem der folgenden Kommunikationswege und Adressen zugehen muss, nachzuweisen: (i) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Textform, die die Satzung gem § 17 Abs 8 genügen lässt Per Telefax: +43 (0) 1 8900 500 93 Per E-Mail anmeldung.mm@hauptversammlung.at (Depotbestätigungen bitte im Format PDF) (ii) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Schriftform Per Post oder Boten Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft Investor Relations z.Hd. Herrn Mag. Stephan Sweerts-Sporck 1040 Wien, Brahmsplatz 6 Per SWIFT GIBAATWGGMS (Message Type MT598 oder MT599, unbedingt ISIN AT0000938204 im Text angeben) Die Aktionäre werden gebeten sich an ihr depotführendes Kreditinstitut zu wenden und die Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung zu veranlassen. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung. *Depotbestätigung gemäß § 10a AktG* Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten: · Angaben über den Aussteller: Name/Firma und Anschrift oder eines im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Codes (BIC), · Angaben über den Aktionär: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen, · Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des Aktionärs, ISIN AT0000938204, · Depotnummer bzw. eine sonstige Bezeichnung, · Zeitpunkt auf den sich die Depotbestätigung bezieht. Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der Hauptversammlung muss sich auf das Ende des Nachweisstichtages *14. April 2019 *(24:00 Uhr, MESZ, Wiener Zeit) beziehen. Die Depotbestätigung wird in deutscher Sprache oder in englischer Sprache entgegengenommen. *Identitätsnachweis* Die Aktionäre und deren Bevollmächtigte werden ersucht zur Identifikation bei der Registrierung einen gültigen amtlichen Lichtbildausweis bereit zu halten. Wenn Sie als Bevollmächtigter zur Hauptversammlung kommen, nehmen Sie zusätzlich zum amtlichen Lichtbildausweis bitte die Vollmacht mit. Falls das Original der Vollmacht schon an die Gesellschaft übersandt worden ist, erleichtern Sie den Zutritt, wenn Sie eine Kopie der Vollmacht mit dabeihaben. Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft behält sich das Recht vor, die Identität der zur Versammlung erscheinenden Personen festzustellen. Sollte eine Identitätsfeststellung nicht möglich sein, kann der Einlass verweigert werden. *IV. MÖGLICHKEIT ZUR BESTELLUNG EINES VERTRETERS UND DAS DABEI EINZUHALTENDE VERFAHREN* Jeder Aktionär, der zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt ist und dies der Gesellschaft gemäß den Festlegungen in dieser Einberufung Punkt III nachgewiesen hat, hat das Recht einen Vertreter zu bestellen, der im Namen des Aktionärs an der Hauptversammlung teilnimmt und dieselben Rechte wie der Aktionär hat, den er vertritt. Die Vollmacht muss einer bestimmten Person (einer natürlichen oder einer juristischen Person) in Textform (§ 13 Abs 2 AktG) erteilt werden, wobei auch mehrere Personen bevollmächtigt werden können. Die Erteilung einer Vollmacht ist sowohl vor als auch während der Hauptversammlung möglich. Für die Übermittlung von Vollmachten bieten wir folgende Kommunikationswege und Adressen an: Per Post oder Boten Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft Investor Relations z.Hd. Herrn Mag. Stephan Sweerts-Sporck 1040 Wien, Brahmsplatz 6 Per Telefax: +43 (0) 1 8900 500 93 Per E-Mail anmeldung.mm@hauptversammlung.at (Vollmachten bitte im Format PDF) Die Vollmachten müssen spätestens bis *23. April 2019, 16:00 Uhr, MESZ, Wiener Zeit*, bei einer der zuvor genannten Adressen eingehen, sofern sie nicht am Tag der Hauptversammlung an der Ein- und Ausgangskontrolle der Hauptversammlung übergeben werden. Ein Vollmachtsformular und ein Formular für den Widerruf der Vollmacht sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.mayr-melnhof.com [1] abrufbar. Wir bitten im Interesse einer reibungslosen Abwicklung stets die bereitgestellten Formulare zu verwenden. Einzelheiten zur Bevollmächtigung, insbesondere zur Textform und zum Inhalt der Vollmacht, ergeben sich aus dem den Aktionären zur Verfügung gestellten Vollmachtsformular. Hat der Aktionär seinem depotführenden Kreditinstitut (§ 10a AktG) Vollmacht erteilt, so genügt es, wenn dieses zusätzlich zur Depotbestätigung, auf dem für dessen Übermittlung an die Gesellschaft vorgesehenen Weg, die Erklärung abgibt, dass ihm Vollmacht erteilt wurde. Aktionäre können auch nach Vollmachtserteilung die Rechte in der Hauptversammlung persönlich wahrnehmen. Persönliches Erscheinen gilt als Widerruf einer vorher erteilten Vollmacht. Die vorstehenden Vorschriften über die Erteilung der Vollmacht gelten sinngemäß für den Widerruf der Vollmacht. *V. HINWEISE AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄRE GEM §§ 109, 110, 118 UND 119 AKTG* *1. Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionäre nach § 109 AktG* Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals erreichen und die
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March 26, 2019 06:04 ET (10:04 GMT)
seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber dieser Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass *zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung* dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Schriftform per Post oder Boten spätestens am *03. April 2019* (24:00 Uhr, MESZ, Wiener Zeit) der Gesellschaft ausschließlich an der Adresse 1040 Wien, Brahmsplatz 6, Abteilung Investor Relations, z.H. Herrn Mag. Stephan Sweerts-Sporck, zugeht. Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionäre seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt III) verwiesen. *2. Beschlussvorschläge von Aktionären zur Tagesordnung nach § 110 AktG* Aktionäre, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform *Vorschläge zur Beschlussfassung* samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionäre, der anzuschließenden Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am *12. April 2019* (24:00 Uhr, MESZ, Wiener Zeit) der Gesellschaft entweder per Telefax an +43 (0) 1 50136 91195 oder 1040 Wien, Brahmsplatz 6, Abteilung Investor Relations, z.H. Herrn Mag. Stephan Sweerts-Sporck, oder per E-Mail investor.relations@mm-karton.com, wobei das Verlangen in Textform, beispielsweise als PDF, dem E-Mail anzuschließen ist, zugeht. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt III) verwiesen. Für den Fall der Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionäre gem § 109 AktG um den Tagesordnungspunkt "Wahlen in den Aufsichtsrat" gilt folgendes: Bei einem *Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds* tritt an die Stelle der Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Abs 2 AktG. *3. Auskunftsrecht der Aktionäre nach § 118 AktG* Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunktes erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre Erteilung strafbar wäre. Der Vorsitzende der Hauptversammlung kann gemäß § 19 Abs 3 der Satzung das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen beschränken. Er kann insbesondere zu Beginn, aber auch während der Hauptversammlung, generelle und individuelle Beschränkungen der Rede- und Fragezeit anordnen. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich zu stellen, gerne aber auch schriftlich. Fragen, deren Beantwortung einer längeren Vorbereitung bedarf, mögen zur Wahrung der Sitzungsökonomie zeitgerecht vor der Hauptversammlung in Textform an den Vorstand übermittelt werden. Die Fragen können an die Gesellschaft per Telefax an +43 (0) 1 50136 91195 oder per E-Mail an investor.relations@mm-karton.com übermittelt werden. *4. Anträge von Aktionären in der Hauptversammlung nach § 119 AktG* Jeder Aktionär ist - unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz - berechtigt in der Hauptversammlung zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen. Liegen zu einem Punkt der Tagesordnung mehrere Anträge vor, so bestimmt gemäß § 119 Abs 3 AktG der Vorsitzende die Reihenfolge der Abstimmung. Für den Fall der Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionäre gem § 109 AktG um den Tagesordnungspunkt "Wahlen in den Aufsichtsrat" gilt folgendes: Ein *Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds* setzt jedoch zwingend die rechtzeitige Übermittlung eines Beschlussvorschlags gemäß § 110 AktG voraus: Personen zur Wahl in den Aufsichtsrat können nur von Aktionären, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, vorgeschlagen werden. Solche Wahlvorschläge müssen spätestens am *12. April 2019 *in der oben angeführten Weise (Punkt V Abs 2) der Gesellschaft zugehen. Jedem Wahlvorschlag ist die Erklärung gemäß § 87 Abs 2 AktG der vorgeschlagenen Person über ihre fachliche Qualifikation, ihre beruflichen oder vergleichbaren Funktionen sowie über alle Umstände, die die Besorgnis einer Befangenheit begründen könnten, anzuschließen. Widrigenfalls darf der Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds bei der Abstimmung nicht berücksichtigt werden. *5. Informationen auf der Internetseite* Weitergehende Informationen über diese Rechte der Aktionäre nach den §§ 109, 110, 118 und 119 AktG sind auf der Internetseite der Gesellschaft www.mayr-melnhof.com [1] zugänglich. *6. Information zum Datenschutz der Aktionäre* Die Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft, Brahmsplatz 6, A-1040 Wien verarbeitet als Verantwortliche *personenbezogene Daten* der Aktionäre (insbesondere jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des Aktionärs, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten), um den Aktionären die Teilnahme und Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Diese Daten erhält die Mayr-Melnhof Karton AG direkt von den Betroffenen oder auf deren Instruktion von Banken, soweit diese Wertpapierdepots verwalten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist *Artikel 6 (1) c) DSGVO*. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären ist für die Teilnahme von Aktionären und deren Vertretern an der Hauptversammlung und deren Durchführung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich, ohne die Datenbereitstellung kann eine Teilnahme und die Rechtsausübung nicht ordnungsgemäß ermöglicht werden. Die Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer *Dienstleistungsunternehmen*, wie etwa Notaren, Rechtsanwälten, Banken und IT-Dienstleistern. Diese erhalten von Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Eine Übermittlung an Stellen außerhalb des/der EWR/EU ist nicht beabsichtigt. Nimmt ein Aktionär an der Hauptversammlung teil, können alle anwesenden Aktionäre bzw. deren Vertreter, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene *Teilnehmerverzeichnis* (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum *Firmenbuch* einzureichen (§ 120 AktG). Die Daten der Aktionäre werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. *Nachweis- und Aufbewahrungspflichten* ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Im Zusammenhang mit der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen im Einzelfall kann es, unter Umständen auch in Verbindung mit Gerichtsverfahren, zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen. Jeder Aktionär hat ein jederzeitiges *Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht* bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein *Recht auf Datenübertragung* nach Kapitel III der DSGVO. Diese Rechte können Aktionäre gegenüber der Mayr-Melnhof Karton Aktiengesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse datenschutz@mayr-melnhof.com oder über die folgenden *Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten* geltend machen:
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