DJ DGAP-HV: SMT Scharf AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 26.05.2020 in Hamm mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
DGAP-News: SMT Scharf AG / Bekanntmachung der Einberufung zur
Hauptversammlung
SMT Scharf AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am
26.05.2020 in Hamm mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121
AktG
2020-04-16 / 15:06
Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch DGAP
- ein Service der EQS Group AG.
Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.
SMT Scharf AG Hamm
ISIN DE0005751986 - WKN 575198 Einberufung der
ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden unsere Aktionäre zu der am
Dienstag, den 26. Mai 2020, 10:00 Uhr (MESZ),
in Form einer virtuellen Hauptversammlung ohne
physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer
Bevollmächtigten stattfindenden *ordentlichen
Hauptversammlung* ein.
Bitte beachten Sie hierzu die untenstehenden besonderen
Hinweise zur Teilnahme an der virtuellen
Hauptversammlung.
*Tagesordnung*
1. *Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses,
des vom Aufsichtsrat gebilligten
Konzernabschlusses, des Lageberichts, des
Konzernlageberichts und des Berichts des
Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr vom 1.
Januar bis 31. Dezember 2019*
Die vorstehenden Unterlagen sind über die
Internetseite der Gesellschaft unter
www.smtscharf.com
unter der Rubrik 'Investor Relations' und
'Hauptversammlung' zugänglich und werden den
Aktionären während der Hauptversammlung auch
weiterhin auf diesem Wege zur Verfügung stehen.
Zu Punkt 1 der Tagesordnung ist keine
Beschlussfassung vorgesehen. Der Aufsichtsrat
hat den vom Vorstand aufgestellten
Jahresabschluss und den Konzernabschluss für
das Geschäftsjahr 2019 am 30. März 2020
gemäß §§ 171, 172 AktG gebilligt. Der
Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 AktG
festgestellt. Die Voraussetzungen, unter denen
gemäß § 173 Abs. 1 AktG die
Hauptversammlung über die Feststellung des
Jahresabschlusses zu beschließen hat,
liegen damit nicht vor.
2. *Verwendung des Bilanzgewinns*
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den
Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2019 der SMT
Scharf AG in Höhe von EUR 4.838.791,01
vollständig auf neue Rechnung vorzutragen.
3. *Entlastung der Mitglieder des Vorstands für
das Geschäftsjahr 2019*
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im
Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des
Vorstands Entlastung für diesen Zeitraum zu
erteilen.
4. *Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats
für das Geschäftsjahr 2019*
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im
Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des
Aufsichtsrats Entlastung für diesen Zeitraum zu
erteilen.
5. *Bestellung des Abschlussprüfers für das
Geschäftsjahr 2020*
Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Rödl &
Partner GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Steuerberatungsgesellschaft, Niederlassung
Köln, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr
2020 zu bestellen.
Der Aufsichtsrat hat vor Unterbreitung des
Wahlvorschlags die vom Deutschen Corporate
Governance Kodex vorgesehene Erklärung der Rödl
& Partner GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Steuerberatungsgesellschaft, Niederlassung
Köln, zu deren Unabhängigkeit eingeholt.
6. *Neufassung von § 15 Abs. 1 und 2 der Satzung
(Teilnahmerechte) und Streichung von § 14 Abs.
4 der Satzung (Mitteilungen an Aktionäre)*
Die Voraussetzungen für die Teilnahme an der
Hauptversammlung und die Ausübung des
Stimmrechts wurden durch das Gesetz zur
Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie
(ARUG II) geändert. Bei Inhaberaktien
börsennotierter Gesellschaften reicht nach dem
geänderten § 123 Abs. 4 Satz 1 AktG zukünftig
für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder
die Ausübung des Stimmrechts der Nachweis des
Letztintermediärs gemäß dem neu
eingefügten § 67c Abs. 3 AktG aus. Nach § 15
Abs. 2 Satz 2 der Satzung der Gesellschaft ist
entsprechend den Vorgaben der derzeit geltenden
Fassung des § 123 Abs. 4 Satz 1 AktG zur
Teilnahme an der Hauptversammlung und zur
Ausübung des Stimmrechts ein in Textform in
deutscher oder englischer Sprache erstellter
Nachweis des Anteilsbesitzes durch das
depotführende Kredit- oder
Finanzdienstleistungsinstitut notwendig.
Das ARUG II ist zum 1. Januar 2020 in Kraft
getreten. Die Änderungen des § 123 Abs. 4
Satz 1 AktG und der neu vorgesehene § 67c AktG
finden erst ab dem 3. September 2020 und
erstmals auf Hauptversammlungen Anwendung, die
nach dem 3. September 2020 einberufen werden.
Sie werden damit bereits vor der ordentlichen
Hauptversammlung der Gesellschaft im Jahr 2021
anwendbar sein.
Um ein Abweichen der Regelungen zu diesem
Nachweis für die Teilnahme an der
Hauptversammlung der Gesellschaft oder der
Ausübung des Stimmrechts in Satzung und Gesetz
zu vermeiden, soll bereits jetzt die Anpassung
der Satzung beschlossen werden. Des Weiteren
soll eine Streichung von § 14 Abs. 4 der
Satzung, der regelt, dass Mitteilungen im
Zusammenhang mit der Hauptversammlung
ausschließlich im Wege der elektronischen
Kommunikation übermittelt werden, beschlossen
werden, da diese Regelung durch den
neugefassten § 125 AktG nach dem 3. September
2020 keine Grundlage mehr hat. Der Vorstand
soll durch die entsprechend aufgeschobene
Anmeldung zum Handelsregister sicherstellen,
dass die Satzungsänderungen erst ab dem 3.
September 2020 wirksam werden.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor,
zu beschließen:
a) § 15 Abs. 1 der Satzung wird ein neuer
Satz 3 hinzugefügt:
'(1) _Der Vorstand ist ermächtigt, statt
der gesetzlichen Frist eine
kürzere, in Tagen zu bemessende
Frist vorzusehen.'_
b) § 15 Abs. 2 der Satzung wird wie folgt neu
gefasst:
'(2) Die Aktionäre müssen des Weiteren
die Berechtigung zur Teilnahme an
der Hauptversammlung und zur
Ausübung des Stimmrechts
nachweisen. Hierfür ist ein
Nachweis des Anteilsbesitzes in
Textform durch den Letztintermediär
gemäß § 67c Abs. 3 AktG
erforderlich. Der Nachweis muss
sich auf einen gemäß den
gesetzlichen Vorgaben in der
Einladung zu bestimmenden Zeitpunkt
beziehen und der Gesellschaft oder
einer der sonst in der Einladung
bezeichneten Stellen innerhalb der
gesetzlichen Frist vor der
Hauptversammlung zugehen. Der
Vorstand ist ermächtigt, statt der
gesetzlichen Frist eine kürzere, in
Tagen zu bemessende Frist
vorzusehen.'
c) § 14 Abs. 4 der Satzung wird ersatzlos
gestrichen.
Der Vorstand wird angewiesen, die
Änderungen der Satzung erst nach dem 3.
September 2020 zur Eintragung in das
Handelsregister anzumelden.
7. *Satzungsänderungen bezüglich Online-Teilnahme*
Gemäß § 118 Abs. 1 und Abs. 2 AktG ist es
möglich, den Aktionären die Teilnahme an der
Hauptversammlung und die Ausübung ihrer Rechte
im Wege der elektronischen Kommunikation zu
ermöglichen, sofern eine entsprechende
Satzungsermächtigung besteht. Um diese
Möglichkeiten auch bei der Gesellschaft zu
schaffen, grundsätzlich und unabhängig von den
Möglichkeiten, welche das Gesetz zur
Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im
Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom
27. März 2020 vorsieht, soll die nachfolgende
Ergänzung der Satzung beschlossen werden.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor,
zu beschließen:
In § 18 der Satzung wird Abs. 2 wie folgt neu
gefasst und es werden folgende Absätze 3 und 4
ergänzt:
'(2) _Die Hauptversammlung kann auszugsweise
oder vollständig in Bild und Ton
übertragen werden, wenn der Vorstand
dies im Einzelfall beschließt und
mit der Einberufung bekannt macht._
(3) _Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen,
dass Aktionäre an der Hauptversammlung
auch ohne Anwesenheit an deren Ort und
ohne einen Bevollmächtigten teilnehmen
und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte
ganz oder teilweise im Wege
elektronischer Kommunikation ausüben
können (Online-Teilnahme)._
(4) _Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen,
dass Aktionäre ihre Stimmen, auch ohne
an der Hauptversammlung teilzunehmen,
schriftlich oder im Wege elektronischer
Kommunikation abgeben dürfen
(Briefwahl).'_
*Vorlagen an die Aktionäre*
Folgende Unterlagen sind auf der Homepage der
Gesellschaft unter
www.smtscharf.com
unter der Rubrik 'Investor Relations' und
'Hauptversammlung' eingestellt und stehen den
Aktionären dort auch während der Hauptversammlung zur
Verfügung:
- festgestellter Jahresabschluss der SMT Scharf
AG für das Geschäftsjahr 2019,
- vom Aufsichtsrat gebilligter Konzernabschluss
für das Geschäftsjahr 2019,
- Lagebericht und Konzernlagebericht für das
Geschäftsjahr 2019,
- Bericht des Aufsichtsrats an die
Hauptversammlung über das Geschäftsjahr 2019,
(MORE TO FOLLOW) Dow Jones Newswires
April 16, 2020 09:06 ET (13:06 GMT)
DJ DGAP-HV: SMT Scharf AG: Bekanntmachung der -2-
- Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des
Bilanzgewinns,
- aktuelle Satzung.
Auf Verlangen erhält jeder Aktionär unverzüglich und
kostenlos eine Abschrift dieser Unterlagen zugesandt.
*Voraussetzungen für die Teilnahme an der
Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts*
*Virtuelle Hauptversammlung*
Der Vorstand der Gesellschaft hat mit Zustimmung des
Aufsichtsrates entschieden, dass die diesjährige
Hauptversammlung der Gesellschaft gemäß § 1 Abs.
1, Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im
Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs-
und Wohneigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen
der COVID-19-Pandemie ('*COVID-19-Gesetz*') ohne
physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer
Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung
abgehalten wird. Die Hauptversammlung findet unter
Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrates, der
Mitglieder des Vorstands, des Stimmrechtsvertreters
sowie der weiteren Mitglieder des Aufsichtsrates -
teils unter Hinzuschaltung durch Videokonferenz - in
den Geschäftsräumen (Verwaltung) der SMT Scharf AG,
Alfred-Fischer-Weg 11a, 59073 Hamm, statt. Ein mit der
Niederschrift der Hauptversammlung beauftragter Notar
wird dort ebenfalls anwesend sein.
Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020
als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des
COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den
Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der
Aktionäre. Die Hauptversammlung wird vollständig in
Bild und Ton im Internet übertragen, die
Stimmrechtsausübung der Aktionäre, über elektronische
Kommunikation (Briefwahl) sowie Vollmachtserteilung
wird ermöglicht, den Aktionären wird eine
Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen
Kommunikation eingeräumt und Aktionäre, die ihr
Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische
Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der
Hauptversammlung erheben.
*Wir bitten unsere Aktionäre in diesem Jahr um
besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur
Anmeldung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu
weiteren Aktionärsrechten.*
*Teilnahmeberechtigung durch Anmeldung und Nachweis des
Anteilsbesitzes*
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung
des Stimmrechts sind nach § 15 der Satzung diejenigen
Aktionäre berechtigt, deren in Textform (§ 126b BGB) in
deutscher oder englischer Sprache erstellte Anmeldung
zusammen mit einem Berechtigungsnachweis der
Gesellschaft spätestens sechs Tage vor der
Hauptversammlung zugeht, wobei der Tag des Zugangs und
der Tag der Hauptversammlung jeweils nicht mitzählt.
Als Berechtigungsnachweis ist ein in Textform (§ 126b
BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter
Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende
Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut zu
erbringen. Er hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor
der Hauptversammlung, d.h. auf Dienstag, den 5. Mai
2020, 0:00 Uhr (MESZ) als den sogenannten
'Nachweisstichtag' zu beziehen. Entgegen den im
COVID-19-Gesetz vorgesehenen Regelungen hat die
Gesellschaft im Rahmen dieser virtuellen
Hauptversammlung nicht von der Möglichkeit verkürzter
Fristen Gebrauch gemacht. Dementsprechend haben die
Anmeldung zur Hauptversammlung sowie der Nachweis des
Anteilsbesitzes, wie vorstehend dargelegt, anhand der
allgemeinen aktienrechtlichen Regelungen und der
Regelung in der Satzung der Gesellschaft zu erfolgen.
Die Anmeldung und der Berechtigungsnachweis müssen der
Gesellschaft unter der folgenden Adresse bis spätestens
am Dienstag, den 19. Mai 2020, 24:00 Uhr (MESZ),
zugehen:
*SMT Scharf AG*
*c/o Deutsche Bank AG*
*Securities Production *
*General Meetings *
*Postfach 20 01 07*
*60605 Frankfurt am Main*
*Telefax: +49 69 12012-86045*
*E-Mail: WP.HV@db-is.com*
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung
von Aktionärsrechten, insbesondere des Stimmrechts im
Rahmen der diesjährigen virtuellen Hauptversammlung als
Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes
erbracht hat. Die Berechtigung zur Ausübung von
Aktionärsrechten und der Umfang des Stimmrechts
bemessen sich dabei ausschließlich nach dem
nachgewiesenen Anteilsbesitz des Aktionärs am
Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine
Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes
einher. Insbesondere haben Veräußerungen oder
sonstige Übertragungen der Aktien nach dem
Nachweisstichtag im Verhältnis zur Gesellschaft keine
Bedeutung für die Berechtigung zur Ausübung von
Aktionärsrechten und den Umfang des Stimmrechts.
Entsprechendes gilt für den Erwerb von Aktien nach dem
Nachweisstichtag. Personen, die erst nach dem
Nachweisstichtag Aktien erwerben, können aus diesen
Aktien für diese diesjährige virtuelle Hauptversammlung
keine Rechte als Aktionär, insbesondere kein Stimmrecht
herleiten. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für
die Dividendenberechtigung. Diese richtet sich danach,
wer zum Ablauf des Tags der Hauptversammlung Eigentümer
der Aktien ist.
Nach Eingang von Anmeldung und Berechtigungsnachweis
bei der Gesellschaft unter der o.g. Adresse,
Telefaxnummer oder E-Mailadresse erhalten die
angemeldeten Aktionäre sog. Zugangskarten, auf denen
die Zahl ihrer Stimmen verzeichnet und die
erforderlichen Log-In-Daten (Zugangskartennummer und
PIN) für das internetbasierte Aktionärsportal
*('HV-Aktionärsportal*') abgedruckt sind. Der Zugang zu
dem HV-Aktionärsportal erfolgt über die Internetseite
der Gesellschaft
www.smtscharf.com
unter der Rubrik 'Investor Relations' und
'Hauptversammlung'.
*Stimmabgabe durch Briefwahl*
Aktionäre können ihr Stimmrecht in diesem Jahr erstmals
im Wege der Briefwahl ausüben. Auch in diesem Fall sind
eine fristgemäße Anmeldung und der
fristgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes
erforderlich.
Per Briefwahl abzugebende Stimmen können über das
HV-Aktionärsportal über das Internet oder unter
Verwendung des hierfür auf den Zugangskarten
vorgesehenen und auf der Internetseite der Gesellschaft
unter
www.smtscharf.com
unter der Rubrik 'Investor Relations' und
'Hauptversammlung' zur Verfügung gestellten
Briefwahlformulars abgegeben werden.
Die Stimmabgabe mittels Briefwahl über das
internetbasierte *HV-Aktionärsportal* muss spätestens
bis zum Ende der Abstimmung auf der Hauptversammlung
vollständig erfolgt sein. Bis zu diesem Zeitpunkt ist
auch ein Widerruf oder eine Änderung der über das
Internet erfolgten Stimmabgabe möglich. Um die
Briefwahl per Internet vornehmen zu können, bedarf es
der Zugangskarte, auf der die erforderlichen
Log-In-Daten (Zugangskartennummer und PIN) abgedruckt
sind. Der Zugang zu dem HV-Aktionärsportal erfolgt über
die Internetseite der Gesellschaft unter
www.smtscharf.com
unter der Rubrik 'Investor Relations' und
'Hauptversammlung'.
Die mittels des *Briefwahlformulars* abgegebenen
Stimmen müssen aus organisatorischen Gründen bis
spätestens zum Ablauf des Montag, den 25. Mai 2020
(24:00 Uhr MESZ) bei der Gesellschaft unter folgender
Postadresse, per Telefax unter der untenstehenden
Telefaxnummer oder elektronisch unter der nachfolgenden
E-Mail-Adresse eingegangen sein:
*SMT Scharf AG*
*c/o UBJ. GmbH*
*SMT HV 2020*
*Kapstadtring 10*
*22297 Hamburg*
*Telefax: 040 - 6378-5423*
*E-Mail: hv@ubj.de*
Für einen Widerruf der Stimmabgabe durch Briefwahl
gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten
der Übermittlung der Stimmabgabe und zu den
Fristen entsprechend.
Auch Bevollmächtigte, einschließlich
Intermediären, Aktionärsvereinigungen und
Stimmrechtsberatern gemäß § 134a AktG sowie diesen
gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen,
können sich der Briefwahl bedienen.
In Zusammenhang mit der Berechtigung zur Ausübung des
Stimmrechtes wird auf etwaige Meldepflichten nach §§ 33
ff. Wertpapierhandelsgesetz hingewiesen.
*Vollmachtserteilung und Stimmrechtsvertretung*
Aktionäre können ihr Stimmrecht durch einen
Bevollmächtigten, auch durch eine Aktionärsvereinigung
oder ein Kreditinstitut, ausüben lassen. Auch in diesem
Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der
fristgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes
erforderlich. Der Bevollmächtigte darf die Rechte des
Aktionärs jedoch ebenfalls nur im Wege der Briefwahl
oder durch Erteilung einer Vollmacht (auch an den
Stimmrechtsvertreter) wie in diesen
Teilnahmebedingungen angegeben ausüben.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der
Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der
Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3
AktG grundsätzlich der Textform (§ 126b BGB), wenn
keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird. Ein
Vollmachtsformular, das hierfür verwendet werden kann,
findet sich auf den den Aktionären zugesandten
Zugangskarten und steht unter
www.smtscharf.com
unter der Rubrik 'Investor Relations' und
'Hauptversammlung' zum Download zur Verfügung. Bei der
Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135
AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre,
Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder
geschäftsmäßig Handelnde) ist die
Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar
festzuhalten. Die Vollmachtserklärung muss vollständig
sein und darf ausschließlich mit der
Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten.
(MORE TO FOLLOW) Dow Jones Newswires
April 16, 2020 09:06 ET (13:06 GMT)
DJ DGAP-HV: SMT Scharf AG: Bekanntmachung der -3-
Aktionäre sollten sich in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abstimmen. Der Nachweis der Bevollmächtigung muss durch den Aktionär oder den entsprechenden Bevollmächtigten aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf des Montag, den 25. Mai 2020 (24:00 Uhr MESZ) im internetbasierten HV-Aktionärsportal hochgeladen worden oder bei der Gesellschaft unter folgender Adresse eingegangen sein: *SMT Scharf AG* *c/o UBJ. GmbH* *SMT HV 2020* *Kapstadtring 10* *22297 Hamburg* *Telefax: 040 - 6378-5423* *E-Mail: hv@ubj.de* Erfolgt der Nachweis der Bevollmächtigung nicht fristgemäß wie vorstehend beschrieben, gilt das Folgende: Durch Verwendung des HV-Aktionärsportals und Eingabe von Vor- und Nachnamen und Wohnort des Bevollmächtigten erklärt der Bevollmächtigte, dass er ordnungsgemäß bevollmächtigt wurde. In diesem Fall ist der Gesellschaft jedoch zusätzlich ein Nachweis der Bevollmächtigung bis zum Ende der Abstimmung auf der Hauptversammlung zu übermitteln. Für die Übermittlung dieses Nachweises bitten wir darum, die Möglichkeit des Uploads über das HV-Aktionärsportal zu nutzen oder die vorstehend genannte E-Mail-Adresse zu verwenden. *Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft* Als Service bieten wir unseren Aktionären auch in diesem Jahr an, einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter steht nur für die Stimmrechtsvertretung, nicht für die Ausübung sonstiger Rechte, zur Verfügung. Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, müssen sich wie vorstehend beschrieben fristgemäß zur Hauptversammlung anmelden sowie fristgemäß den Berechtigungsnachweis erbringen. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind durch die Vollmacht verpflichtet, das Stimmrecht zu den Tagesordnungspunkten ausschließlich gemäß den Weisungen des Aktionärs zu den in der Einberufung der Hauptversammlung bekannt gemachten Beschlussvorschlägen der Verwaltung (einschließlich etwaiger Anpassungen) auszuüben. Den Stimmrechtsvertretern steht bei der Ausübung des Stimmrechts kein eigener Ermessenspielraum zu. Bei Abstimmungen, für die keine ausdrückliche Weisung erteilt wurde, enthalten sich die Stimmrechtsvertreter der Stimme. Ein Formular, das zur Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft verwendet werden kann, findet sich auf den den Aktionären übersandten Zugangskarten und steht unter der Internetadresse der Gesellschaft unter www.smtscharf.com unter der Rubrik 'Investor Relations' und 'Hauptversammlung' zum Download zur Verfügung. Die Vollmacht und die Weisungen für den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen aus organisatorischen Gründen bis zum Ablauf des Montag, den 25. Mai 2020 (24:00 Uhr MESZ) bei der Gesellschaft unter folgender Adresse eingegangen sein: *SMT Scharf AG* *c/o UBJ. GmbH* *SMT HV 2020* *Kapstadtring 10* *22297 Hamburg* *Telefax: 040 - 6378-5423* *E-Mail: hv@ubj.de* Davon unberührt bleibt die Möglichkeit, den von der Gesellschaft bestellten Stimmrechtsvertreter über das HV-Aktionärsportal, wie nachstehend beschrieben, auch noch während der laufenden Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Alternativ kann der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch über das internetbasierte HV-Aktionärsportal bevollmächtigt werden. Über das Aktionärsportal erteilte Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft bestellten Stimmrechtsvertreter müssen bis zum Ende der Abstimmung auf der Hauptversammlung vollständig erteilt sein. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch ein Widerruf der über das Internet erteilten Vollmachten oder eine Änderung über das Internet erteilter Weisungen möglich. Um das HV-Aktionärsportal zu nutzen, bedarf es der auf der Zugangskarte abgedruckten erforderlichen Log-In-Daten (Zugangskartennummer und PIN). Den Zugang erhalten die Aktionäre über die Internetseite der Gesellschaft unter www.smtscharf.com unter der Rubrik 'Investor Relations' und 'Hauptversammlung'. Bitte beachten Sie, dass zwar das Recht eines jeden Aktionärs besteht, mehr als eine Person zu bevollmächtigen, dass die Gesellschaft jedoch berechtigt ist, eine oder mehrere von diesen zurückzuweisen. *Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation* Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand hat vorgegeben, dass zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre ihre Fragen bis spätestens Montag, den 25. Mai 2020, 12:00 Uhr MESZ, der Gesellschaft im Wege elektronischer Kommunikation über das HV-Aktionärsportal übermitteln können. Der Vorstand wird nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, welche Fragen er wie beantwortet. *Erklärung Widerspruch* Aktionäre, die ihr Stimmrecht wie oben erläutert per Briefwahl oder über einen Bevollmächtigten ausgeübt haben, haben abweichend von § 245 Nr. 1 AktG die Möglichkeit, ohne Erscheinen in der Hauptversammlung Widerspruch gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation bei dem beurkundenden Notar zu erklären. Eine gültige Erklärung des Widerspruchs setzt neben dem Erfordernis der Stimmabgabe voraus, dass der Aktionär oder der Bevollmächtigte den Widerspruch unter Angabe des Beschlusses, gegen den sich der Widerspruch richtet, bis zum Ende der Hauptversammlung per E-Mail an die nachfolgende E-Mail-Adresse schickt: t.veltmann@streitboerger.de Mit der Erklärung des Widerspruchs ist zudem als Nachweis der Aktionärseigenschaft die entsprechende Zugangskartenummer anzugeben. *Ergänzungsanträge zur Tagesordnung von Aktionären gemäß § 122 Abs. 2 AktG* Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens den zwanzigsten Teil (5 %) des Grundkapitals (entspricht zurzeit 231.000 Stückaktien) oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 (entspricht zurzeit 500.000 Stückaktien) erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen muss der Gesellschaft unter der folgenden Adresse *SMT Scharf AG* *c/o UBJ. GmbH* *SMT HV 2020* *Kapstadtring 10* *22297 Hamburg* schriftlich bis zum Ablauf des Samstag, den 25. April 2020, 24:00 Uhr (MESZ) zugegangen sein. Gemäß § 122 Abs. 1 Satz 3 AktG haben die Antragsteller nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Zugang des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Dabei ist § 121 Abs. 7 AktG entsprechend anzuwenden. *Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG* Gegenanträge von Aktionären gegen einen Verwaltungsvorschlag zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 Abs. 1 Satz 1 AktG müssen mit einer Begründung versehen sein. Gegenanträge nebst Begründung und Wahlvorschläge von Aktionären zur Wahl des Abschlussprüfers sowie - sofern dies Gegenstand der Tagesordnung ist - zur Wahl des Aufsichtsrats gemäß § 127 AktG sind ausschließlich an die folgende Adresse zu übersenden: *SMT Scharf AG* *c/o UBJ. GmbH* *SMT HV 2020* *Kapstadtring 10* *22297 Hamburg* *Telefax: 040 - 6378-5423* *E-Mail: hv@ubj.de* Anderweitig adressierte Gegenanträge oder Wahlvorschläge bleiben unberücksichtigt. Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die bis zum Ablauf des Montag, den 11. Mai 2020, 24:00 Uhr (MESZ) eingegangen sind, werden unter den Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG im Internet unter www.smtscharf.com unter der Rubrik 'Investor Relations' und 'Hauptversammlung' zugänglich gemacht. Dort finden Sie auch etwaige Stellungnahmen der Verwaltung. Von einer Zugänglichmachung eines Gegenantrags und seiner Begründung kann die Gesellschaft absehen, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Die Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Über die vorgenannten Ausschlusstatbestände des § 126 Abs. 2 AktG hinaus braucht ein Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn der Wahlvorschlag nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des zur Wahl vorgeschlagenen Prüfers bzw. Aufsichtsratsmitglieds und beim Vorschlag zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern nicht zusätzlich die Angaben zu Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthält. *Weitergehende Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft* Weitergehende Erläuterungen gemäß § 121 Abs. 3 Satz 3 Nr. 3 AktG und Informationen gemäß § 124a AktG sind im Internet unter www.smtscharf.com unter der Rubrik 'Investor Relations' und
(MORE TO FOLLOW) Dow Jones Newswires
April 16, 2020 09:06 ET (13:06 GMT)
'Hauptversammlung' zugänglich.
Die Abstimmungsergebnisse werden nach der
Hauptversammlung unter derselben Internetadresse
bekannt gegeben.
*Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der
Einberufung der Hauptversammlung*
Das gezeichnete Kapital der Gesellschaft beträgt im
Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung EUR
4.620.000,00. Es ist in 4.620.000 Aktien mit einem
rechnerischen Betrag am Grundkapital von je EUR 1,00
und mit einer Stimme je Aktie eingeteilt. Aus von der
Gesellschaft gehaltenen eigenen Aktien können keine
Stimmrechte ausgeübt werden. Derzeit hält die
Gesellschaft 49.477 eigene Aktien. Die Gesamtzahl der
ausübbaren Stimmrechte im Zeitpunkt der
Veröffentlichung dieser Einberufung beträgt somit
4.570.523.
*Informationen zum Datenschutz*
Die SMT Scharf AG verarbeitet im Rahmen der
Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien
Ihrer personenbezogenen Daten: Kontaktdaten (z.B. Name
oder die E-Mail-Adresse), Informationen über Ihre
Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten
(z.B. die Zugangskartennummer) sowie Stimmabgaben und
im Vorfeld der Hauptversammlung eingereichte Fragen.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen
der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine
Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig,
wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen
Verpflichtung erforderlich ist. Die SMT Scharf AG ist
rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der
Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen,
ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien
personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer
personenbezogener Daten können Sie sich nicht zur
Hauptversammlung anmelden. Die geltenden
Datenschutzbestimmungen werden natürlich auch bei der
Durchführung der Hauptversammlung im Wege der
virtuellen Hauptversammlung eingehalten.
Für die Datenverarbeitung ist die SMT Scharf AG
verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen
lauten:
SMT Scharf AG
Römerstraße 104
59075 Hamm
Telefax: +49 2381 960 311
E-Mail: Datenschutz@smtscharf.com
Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden
grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.
Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen
Daten, sofern diese von der SMT Scharf AG zur
Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der
Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden.
Hierbei handelt es sich um typische
Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa
Hauptversammlungs-Agenturen, Rechtsanwälte oder
Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten
personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die
Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.
Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis
zu drei Jahre (aber nicht weniger als zwei Jahre) nach
Beendigung der Hauptversammlung gelöscht, es sei denn,
die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall
noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder
rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung
erforderlich.
Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen
Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der
Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre
Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über Sie
erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von
bekanntmachungspflichtigen
Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw.
-wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Ihnen
gestellt werden, Ihre personenbezogenen Daten
veröffentlicht.
Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten,
die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag
unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben
Sie das Recht, auf Berichtigung unrichtiger Daten, das
Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu
umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen, und das
Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten
bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten
(soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und
keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO
entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf
Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebene
Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf
'Datenportabilität').
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende
E-Mail an
Datenschutz@smtscharf.com
Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde
bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Den Datenschutzbeauftragten der SMT Scharf AG erreichen
Sie unter folgender Adresse:
SMT Scharf AG
Römerstraße 104
59075 Hamm
Telefax: +49 2381 960 311
E-Mail: Datenschutz@smtscharf.com
Hamm, im April 2020
*SMT Scharf AG*
_Der Vorstand_
2020-04-16 Die DGAP Distributionsservices umfassen gesetzliche
Meldepflichten, Corporate News/Finanznachrichten und Pressemitteilungen.
Medienarchiv unter http://www.dgap.de
Sprache: Deutsch
Unternehmen: SMT Scharf AG
Römerstrasse 104
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Fax: +49 2381 960-311
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1023051 2020-04-16
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