DJ DGAP-HV: InTiCa Systems AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 15.07.2020 in Passau mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
DGAP-News: InTiCa Systems AG / Bekanntmachung der Einberufung zur
Hauptversammlung
InTiCa Systems AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am
15.07.2020 in Passau mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß
§121 AktG
2020-06-04 / 15:05
Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch DGAP
- ein Service der EQS Group AG.
Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.
InTiCa Systems AG Passau WKN: 587 484
ISIN: DE0005874846
*HINWEIS:*
In diesem Jahr findet die Hauptversammlung als virtuelle
Versammlung ohne physische Präsenz gemäß § 1 Abs. 2 des
Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-,
Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und
Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der
COVID-19-Pandemie statt. Bitte beachten Sie die besonderen
Bedingungen zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und
der Ausübung Ihres Stimmrechts.
Wir laden hiermit unsere Aktionäre ein zu der am Mittwoch, 15.
Juli 2020, 10.30 Uhr als virtuelle Hauptversammlung ohne
physische Präsenz
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung.
*I. TAGESORDNUNG*
1. *Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses
der InTiCa Systems AG, des Lageberichts, des
gebilligten Konzernabschlusses, des
Konzernlageberichts, des erläuternden Berichts
zu den Angaben nach §§ 289a Abs. 1, 315a Abs. 1
HGB und des Berichts des Aufsichtsrats für das
Geschäftsjahr 2019*
Die genannten Vorlagen sind über die
Internet-Seite der Gesellschaft
www.intica-systems.com
zugänglich. Beschlussfassungen sind zu diesem
Tagesordnungspunkt nach den gesetzlichen
Bestimmungen nicht erforderlich, da der
Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten
Jahresabschluss und Konzernabschluss bereits
gebilligt hat; der Jahresabschluss ist damit
festgestellt.
2. *Verwendung des Bilanzgewinns*
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den
Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2019 in Höhe
von EUR 3.050.920,46 auf neue Rechnung
vorzutragen.
3. *Entlastung der Mitglieder des Vorstands*
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den
Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr
2019 Entlastung zu erteilen.
4. *Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats*
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den
Mitgliedern des Aufsichtsrats für das
Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.
5. *Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern*
Der Aufsichtsrat der Gesellschaft besteht
gemäß § 96 Abs. 1 AktG in Verbindung mit §
7 Abs. 1 der Satzung aus drei Mitgliedern, die
von der Hauptversammlung zu wählen sind. Die
Amtszeit der derzeitigen Mitglieder des
Aufsichtsrats endet mit Ablauf der
Hauptversammlung vom 15. Juli 2020.
Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Herren
a) Diplom-Betriebswirt Udo Zimmer, München,
Vorstand der REMA TIP TOP AG in Poing,
b) Diplom-Betriebswirt (FH) Werner
Paletschek, Fürstenzell, Geschäftsführer
der OWP Brillen GmbH in Passau,
c) Diplom-Betriebswirt (FH) Christian Fürst,
Thyrnau, Geschäftsführender
Gesellschafter der ziel management
consulting gmbH in Thyrnau und der Fürst
Reisen GmbH & Co. KG in Hutthurm,
für die Zeit bis zur Beendigung der
Hauptversammlung, die über die Entlastung des
Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024
beschließt, zu Mitgliedern des
Aufsichtsrats zu wählen.
Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge
nicht gebunden.
Über die Besetzung der einzelnen Sitze im
Aufsichtsrat wird jeweils getrennt abgestimmt,
womit der Empfehlung des Deutschen Corporate
Governance Kodex entsprochen wird.
Herr Fürst ist Vorsitzender des Aufsichtsrats
der Electrovac AG in Salzweg, Mitglied des
Beirats der Eberspächer Gruppe GmbH & Co. KG in
Esslingen und Mitglied des Beirats der
Firmengruppe Bachl, Röhrnbach. Die Herren
Paletschek und Zimmer gehören keinen gesetzlich
zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren
Kontrollgremien anderer Wirtschaftsunternehmen
an.
Der Aufsichtsrat hat bei seinen vorstehenden
Wahlvorschlägen berücksichtigt, dass der
Aufsichtsrat so zusammenzusetzen ist, dass
seine Mitglieder insgesamt über die zur
ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben
erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und
fachlichen Erfahrungen verfügen. Er hat die zur
Wahl vorgeschlagenen Kandidaten deshalb anhand
vorher festgelegter, objektiver Kriterien und
des Kompetenzprofils für das Gesamtgremium
ausgewählt, das auch in der Erklärung zur
Unternehmensführung beschrieben ist.
Dabei hat der Aufsichtsrat bei seinem Vorschlag
unter anderem die vom Aufsichtsrat für dessen
Zusammensetzung gesetzten Ziele und den
Kriterienkatalog zugrunde gelegt. Ein
maßgebliches Kriterium bei der Auswahl
war, dass im Aufsichtsrat Kenntnisse,
Fähigkeiten und Erfahrungen zur Verfügung
stehen, die für die Beratung und
Überwachung der Geschäftstätigkeit der
Gesellschaft insgesamt wichtig sind. Bei der
Auswahl wurden u.a. die internationale
Tätigkeit des Unternehmens, potentielle
Interessenkonflikte, die Anzahl der
unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder, die
Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder und
vor allem Qualifikation, fachliche Eignung und
Kompetenz berücksichtigt.
Ferner hat der Aufsichtsrat hohe Anforderungen
an die Persönlichkeit des Kandidaten gestellt.
Wesentlich ist dabei etwa der zu erwartende
Einsatz für eine nachhaltige Wertschöpfung der
Gesellschaft.
Zudem hat sich der Aufsichtsrat bei allen drei
Kandidaten vergewissert, dass sie jeweils den
zu erwartenden Zeitaufwand aufbringen können.
Weitere Angaben zu den vorgeschlagenen
Kandidaten finden Sie unter Ziffer 'III.
Anhang' dieser Einladung.
Für den Fall, dass die Hauptversammlung die
vorgeschlagenen Herren zu Mitgliedern des
Aufsichtsrats wählt, ist vorgesehen, Herrn
Zimmer in der konstituierenden Sitzung des
Aufsichtsrats zum Aufsichtsratsvorsitzenden zu
wählen.
6. *Wahl des Abschlussprüfers für das
Geschäftsjahr 2020*
Der Aufsichtsrat schlägt vor, die consaris AG
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Steuerberatungsgesellschaft, Eggenfelden, für
das Geschäftsjahr 2020 zum Abschlussprüfer für
den Jahresabschluss und den Konzernabschluss zu
wählen.
7. *Satzungsänderung*
§ 13 Abs. 6 Satz 1 der Satzung der Gesellschaft
hat derzeit folgenden Wortlaut:
_'Zum Nachweis der Berechtigung gemäß
Absatz (5) reicht ein durch das depotführende
Institut erstellter besonderer Nachweis des
Anteilsbesitzes aus, der sich auf den im
Aktiengesetz hierfür vorgesehenen Zeitpunkt
beziehen muss.'_
Ab 03.09.2020 ist bei der Einberufung von
Hauptversammlungen ein neuer § 67c Abs. 3 AktG
anzuwenden, der folgenden Wortlaut hat:
_'(3) Der Letztintermediär hat dem Aktionär für
die Ausübung seiner Rechte in der
Hauptversammlung auf Verlangen über dessen
Anteilsbesitz unverzüglich einen Nachweis in
Textform gemäß den Anforderungen nach
Artikel 5 der Durchführungsverordnung (EU)
2018/1212 auszustellen oder diesen nach Absatz
1 der Gesellschaft zu übermitteln.'_
Um Widersprüche zwischen der Satzung der
Gesellschaft und der genannten gesetzlichen
Bestimmung zu vermeiden, schlagen Vorstand und
Aufsichtsrat vor, folgende Beschlüsse zu
fassen:
a) § 13 Abs. 6 Satz 1 der Satzung der
Gesellschaft wird wie folgt neu gefasst:
'Zum Nachweis der Berechtigung gemäß
Absatz (5) reicht ein gemäß § 67c
Absatz 3 AktG erteilter Nachweis des
Anteilsbesitzes aus, der sich auf den im
Aktiengesetz hierfür vorgesehenen
Zeitpunkt beziehen muss.'
b) Der Vorstand stellt sicher, dass diese
Satzungsänderung nicht vor dem 03.09.2020
in das Handelsregister eingetragen wird.
*II. WEITERE ANGABEN ZUR EINBERUFUNG*
1. *Hauptversammlung ohne physische Anwesenheit der
Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten*
Auf der Grundlage von § 1 des Gesetzes über
Maßnahmen im Gesellschafts-,
Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und
Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der
Auswirkungen der COVID-19-Pandemie
('COVID-19-Gesetz'), veröffentlicht als Art. 2
des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der
COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und
Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020,
veröffentlicht im Bundesgesetzblatt, Teil I, vom
27. März 2020 und im Hinblick auf die
fortdauernde COVID-19-Pandemie hat der Vorstand
mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die
Hauptversammlung ohne physische Präsenz der
Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als
virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Die
Hauptversammlung findet damit nur unter
physischer Anwesenheit von Versammlungsleiter,
Mitgliedern des Vorstands, des Aufsichtsrats und
des mit der Niederschrift beauftragten Notars
sowie des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft
in den Geschäftsräumen der Gesellschaft,
Spitalhofstr. 94, D-94032 Passau, statt. Die
Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können nicht
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June 04, 2020 09:05 ET (13:05 GMT)
physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Die
gesamte Hauptversammlung wird jedoch im Wege der
Bild- und Tonübertragung über das Aktionärsportal
der Gesellschaft im Internet übertragen und den
Aktionären nach Maßgabe der nachfolgenden
Bestimmungen die Möglichkeit zur
Stimmrechtsausübung, zur Stellung von Fragen und
zum Widerspruch gegen Beschlüsse der
Hauptversammlung eingeräumt.
Da die Durchführung der Hauptversammlung als
virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten auf der
Grundlage des COVID-19-Gesetzes zu einigen
wesentlichen Modifikationen beim Ablauf der
Versammlung und bei der Ausübung der
Aktionärsrechte führt, bitten wir unsere
Aktionäre um besondere Beachtung der
nachfolgenden Hinweise, insbesondere zur
Möglichkeit der Verfolgung der Hauptversammlung
in Bild und Ton und zur Ausübung des Stimmrechts,
des Fragerechts sowie weiterer Aktionärsrechte.
2. *Zahl der Aktien und Stimmrechte*
Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
besteht das Grundkapital der Gesellschaft aus
4.287.000 Aktien ohne Nennbetrag (Stückaktien).
Jede Aktie gewährt in der Hauptversammlung eine
Stimme; die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt
damit 4.287.000.
Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der
Einberufung der Hauptversammlung 64.430 eigene
Aktien, die kein Stimmrecht gewähren.
3. *Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung*
Die gesamte Hauptversammlung kann von den
Aktionären, die sich rechtzeitig unter Nachweis
ihrer Berechtigung angemeldet haben (dazu
nachfolgend Ziffer II.5), über die Bild- und
Tonübertragung im Internet über das
Aktionärsportal der Gesellschaft verfolgt werden.
Diese Übertragung im Internet stellt jedoch
keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne
von § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG dar.
4. *Internetgestütztes Aktionärsportal*
Unter der Internetadresse
_www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html_
steht den Aktionären der Gesellschaft ab dem 24.
Juni 2020 ein internetgestütztes Online-Portal
(Aktionärsportal) zur Verfügung. Über das
Aktionärsportal können die ordnungsgemäß
angemeldeten Aktionäre (und ggf. deren
Bevollmächtigte) unter anderem ihr Stimmrecht
ausüben und Vollmachten erteilen. Die Einreichung
von Fragen und die Einlegung von Widersprüchen
gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu
Protokoll des Notars ist nur im Wege der
elektronischen Kommunikation über die von der
Gesellschaft bereitgestellten E-Mail-Adressen
möglich. Um das Aktionärsportal nutzen zu können,
müssen sich die Aktionäre dort mit Zugangscode
und Passwort, die sie mit ihrer
Onlinezugangskarte erhalten, einloggen. Die
verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung ihrer
Rechte erscheinen dann in Form von Schaltflächen
und Menüs auf der Benutzeroberfläche des
Aktionärsportals.
Bitte beachten Sie auch die technischen Hinweise
am Ende dieser Einladungsbekanntmachung.
5. *Voraussetzungen für die Verfolgung der Bild- und
Tonübertragung der Hauptversammlung und die
Ausübung der Aktionärsrechte sowie
Nachweisstichtag*
Zur Verfolgung der Hauptversammlung im Wege der
Bild- und Tonübertragung im Internet über das
Aktionärsportal und zur Ausübung der
Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts
sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die
sich vor der Hauptversammlung in Textform (§ 126
b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zur
Hauptversammlung anmelden und ihre Berechtigung
nachweisen (stimmberechtigte Aktionäre).
Zum Nachweis der Berechtigung reicht ein durch
das depotführende Institut erstellter besonderer
Nachweis des Anteilsbesitzes aus, der sich auf
den Beginn des 21. Tages vor der
Hauptversammlung, also auf Mittwoch, 24. Juni
2020, 00:00 Uhr, (Nachweisstichtag) beziehen
muss.
Der Nachweis der Berechtigung und die Anmeldung
müssen spätestens am Mittwoch, 8. Juli 2020, bei
der Gesellschaft unter ausschließlich
folgender Postanschrift, Telefaxnummer oder
E-Mail-Adresse eingehen:
_InTiCa Systems AG_
_c/o GFEI Aktiengesellschaft_
_Ostergrube 11_
_D-30559 Hannover_
_Telefax: +49 511 47402319_
_E-Mail: InTiCa-HV@gfei.de_
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die
Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der
gesamten Hauptversammlung über das
Aktionärsportal und die Ausübung der
Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts,
als Aktionär nur, wer sich fristgerecht
angemeldet und die Berechtigung zur Teilnahme an
der Hauptversammlung nachgewiesen hat. Die
Berechtigung zur Teilnahme, zur Ausübung von
Aktionärsrechten und der Umfang des Stimmrechts
bemessen sich dabei ausschließlich nach dem
im besonderen Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz
des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem
Nachweisstichtag geht keine Sperre für die
Veräußerbarkeit der Aktien einher. Auch im
Fall der vollständigen oder teilweisen
Veräußerung der Aktien nach dem
Nachweisstichtag ist für die Teilnahme, die
Ausübung von Aktionärsrechten und den Umfang des
Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz
des Aktionärs zum Nachweisstichtag
maßgeblich, d. h. Veräußerungen von
Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine
Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme,
die Ausübung von Aktionärsrechten und den Umfang
des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe
und Zuerwerbe von Aktien nach dem
Nachweisstichtag. Personen, die zum
Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und
erst danach Aktionär werden, sind nicht
berechtigt (insbesondere nicht stimmberechtigt).
Der Nachweisstichtag ist im Übrigen kein
relevantes Datum für die Dividendenberechtigung.
Den Aktionären, die ihre Anmeldung und den
genannten Nachweis ihres Anteilsbesitzes form-
und fristgerecht übermittelt haben, werden
anstelle der herkömmlichen Eintrittskarten
Onlinezugangskarten für die Ausübung ihrer Rechte
in Bezug auf die Hauptversammlung übersandt. Die
Aktionäre werden darum gebeten, möglichst
frühzeitig für die Anmeldung und die
Übersendung des genannten Nachweises zu
sorgen, damit der rechtzeitige Zugang der
Onlinezugangskarten sichergestellt ist. Die
Onlinezugangskarte enthält unter anderem
Zugangscode und Passwort, mit denen die Aktionäre
das unter der Internetadresse
_www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html_
zugängliche internetgestützte Aktionärsportal der
Gesellschaft nutzen können.
6. *Ausübung des Stimmrechts und
Vollmachtserteilung*
Stimmberechtigte Aktionäre können ihr Stimmrecht
durch Briefwahl (schriftlich oder im Wege
elektronischer Kommunikation) oder über
Vollmachtserteilung (an Dritte oder an den
Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) ausüben
(vgl. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 COVID-19-Gesetz).
Für beide Arten der Stimmrechtsausübung ist die
ordnungsgemäße Anmeldung nebst
ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilsbesitzes
zur Hauptversammlung erforderlich.
6.1 *Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl*
Stimmberechtigte Aktionäre können ihre Stimmen
schriftlich oder im Wege der elektronischen Kommunikation
abgeben (Briefwahl).
Dafür steht den stimmberechtigten Aktionären vor und
während der Hauptversammlung für die Ausübung des
Stimmrechts im Wege der elektronischen Kommunikation
(elektronische Briefwahl) das unter der Internetadresse
_https://www.intica-systems.com/pr/hauptversammlung.html_
erreichbare Aktionärsportal der Gesellschaft zur
Verfügung. Die elektronische Briefwahl über das
Aktionärsportal ist ab dem 24. Juni 2020 bis zum Beginn
der Abstimmungen während der Hauptversammlung möglich.
Über das Aktionärsportal können die
stimmberechtigten Aktionäre auch während der
Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung etwaige
zuvor im Wege der Briefwahl oder über das Aktionärsportal
vorgenommene Stimmabgaben ändern oder widerrufen.
Vor der Hauptversammlung steht den Aktionären zur
Stimmrechtsausübung darüber hinaus das mit der
Onlinezugangskarte übermittelte Briefwahlformular zur
Verfügung. Soweit ein Aktionär das Briefwahlformular
verwendet, ist dieses ausschließlich an die
nachfolgende Postanschrift, Telefaxnummer oder
E-Mail-Adresse zu übermitteln und muss dort bis
spätestens zum Ablauf des *Dienstag, 14. Juli 2020
*(Datum des Eingangs), zugehen:
_InTiCa Systems AG_
_c/o GFEI Aktiengesellschaft_
_Ostergrube 11_
_D-30559 Hannover_
_Telefax: +49 511 47402319_
_E-Mail: InTiCa-HV@gfei.de_
Briefwahlformulare, die an eine andere Adresse
übermittelt werden oder der Gesellschaft unter der
vorgenannten Adresse verspätet, d.h. nach Ablauf des 14.
Juli 2020 zugehen, können bei der Abstimmung aus
organisatorischen Gründen nicht berücksichtigt werden.
Briefwahlstimmen, die einer ordnungsgemäßen
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June 04, 2020 09:05 ET (13:05 GMT)
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