DJ DGAP-HV: VTG Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 25.08.2020 in Hamburg mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
DGAP-News: VTG Aktiengesellschaft / Bekanntmachung der Einberufung zur
Hauptversammlung
VTG Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
am 25.08.2020 in Hamburg mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung
gemäß §121 AktG
2020-07-08 / 15:05
Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch DGAP
- ein Service der EQS Group AG.
Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.
VTG Aktiengesellschaft Hamburg WKN: VTG999
ISIN: DE000VTG9999 Einladung zur (virtuellen) Hauptversammlung
Auf Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im
Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und
Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der
COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 laden wir unsere Aktionäre
mit Zustimmung des Aufsichtsrats zur ordentlichen
Hauptversammlung der Gesellschaft ohne physische Präsenz der
Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
am *25. August 2020* um *10:30 Uhr MESZ* ein.
Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes sind die
Geschäftsräume am Sitz der Gesellschaft, Nagelsweg 34, 20097
Hamburg.
Für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme von
Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft) besteht kein Recht und
keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung.
Die gesamte Versammlung wird für die ordnungsgemäß
angemeldeten Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten im
passwortgeschützten Internetservice, der über einen Link auf der
Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung
erreichbar ist, in Ton und Bild übertragen.
Tagesordnung
1. *Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der VTG
Aktiengesellschaft und des gebilligten
Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2019, der
Lageberichte für die VTG Aktiengesellschaft und den
Konzern, des Vorschlags des Vorstands für die Verwendung
des Bilanzgewinns sowie des Berichts des Aufsichtsrats
über das Geschäftsjahr 2019*
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten
Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt; der
Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 AktG
festgestellt. Eine Beschlussfassung durch die
Hauptversammlung entfällt daher.
Diese Unterlagen können vom Tag der Einberufung der
Hauptversammlung an im Internet unter
https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung
eingesehen werden. Sie werden dort auch während der
Hauptversammlung zugänglich sein.
2. *Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns*
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn
des Geschäftsjahres 2019 in Höhe von EUR 38.792.760,67
wie folgt zu verwenden:
(1) Ausschüttung einer EUR 37.656.950,10
Dividende von
an die Aktionäre
(durch Zahlung einer
Dividende von EUR 1,10
je
dividendenberechtigter
Stückaktie)
(2) Gewinnvortrag EUR 1.135.810,57
Gemäß § 58 Absatz 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch
auf die Dividende am dritten auf den
Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag
fällig, das heißt am Freitag, den 28. August 2020.
3. *Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des
Vorstands für das Geschäftsjahr 2019*
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im
Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands
für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
4. *Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des
Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019*
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im
Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des
Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu
erteilen.
5. *Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und
des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020
sowie, für den Fall einer prüferischen Durchsicht, des
Prüfers für die prüferische Durchsicht des
Halbjahresfinanzberichts für das Geschäftsjahr 2020*
Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines
Prüfungsausschusses vor, die Ernst & Young GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Stuttgart, zum
Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das
Geschäftsjahr 2020 sowie - sofern eine solche erfolgt -
für die prüferische Durchsicht des
Halbjahresfinanzberichts für das Geschäftsjahr 2020 zu
wählen.
6. *Vergrößerung des Aufsichtsrats und entsprechende
Änderung von § 8 Absatz 1 der Satzung der VTG
Aktiengesellschaft*
Derzeit besteht der Aufsichtsrat gemäß § 8 Absatz 1
der Satzung der Gesellschaft aus acht Mitgliedern. Die
Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder soll auf künftig neun
Mitglieder erhöht werden. Vorstand und Aufsichtsrat
schlagen daher vor, zu beschließen:
§ 8 Absatz 1 der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt
neu gefasst:
'Der Aufsichtsrat besteht aus neun Mitgliedern, die von
der Hauptversammlung gewählt werden.'
7. *Wahl eines weiteren Aufsichtsratsmitglieds mit Wirkung
ab Wirksamwerden der Satzungsänderung zur
Vergrößerung des Aufsichtsrats gemäß
Tagesordnungspunkt 6*
Nach Wirksamwerden der unter Tagesordnungspunkt 6 zu
beschließenden Satzungsänderung setzt sich der
Aufsichtsrat der VTG Aktiengesellschaft gemäß §§ 95
Satz 1 und 2, 96 Absatz 1 letzte Variante, 101 Absatz 1
AktG in Verbindung mit § 8 Absatz 1 der Satzung aus neun
Mitgliedern zusammen, die von der Hauptversammlung
gewählt werden.
Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung des
Präsidialausschusses, der die Aufgaben des
Nominierungsausschusses wahrnimmt, vor, die nachfolgend
aufgeführte Person mit Wirkung ab der Eintragung der
unter Tagesordnungspunkt 6 zu beschließenden
Satzungsänderung im Handelsregister für den Rest der
Amtszeit der amtierenden Mitglieder zum Mitglied des
Aufsichtsrats der VTG Aktiengesellschaft zu wählen, d.h.
bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die
Entlastung für das Geschäftsjahr 2021 beschließt:
Robbie Barr,
Senior Advisor OMERS Private Equity and Infrastructure,
Abingdon, United Kingdom
8. *Beschlussfassung über die Schaffung der Möglichkeiten
der Online-Teilnahme der Aktionäre an der
Hauptversammlung und der Stimmrechtsausübung ohne
Teilnahme (Briefwahl) und entsprechende Ergänzungen der
Satzung*
Nach § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG kann die Satzung der
Gesellschaft den Vorstand dazu ermächtigen, vorzusehen,
dass die Aktionäre an der Hauptversammlung auch ohne
Anwesenheit an deren Ort und ohne einen Bevollmächtigten
teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz
oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation
ausüben können. Weiter kann nach § 118 Absatz 2 AktG die
Satzung der Gesellschaft den Vorstand dazu ermächtigen,
vorzusehen, dass Aktionäre ihre Stimmen, auch ohne an
der Versammlung teilzunehmen, schriftlich oder im Wege
elektronischer Kommunikation abgeben dürfen (Briefwahl).
Vor dem Hintergrund der Erfahrungen mit der
COVID-19-Pandemie soll nun von der Möglichkeit Gebrauch
gemacht werden, dem Vorstand die beschriebenen
Handlungsoptionen einzuräumen und entsprechende
Regelungen in der Satzung vorzusehen, um die
Flexibilität der Gesellschaft zu vergrößern.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, zu
beschließen:
a) Die Überschrift von § 16 der Satzung
wird wie folgt abgeändert:
'Anmeldung und Berechtigungsnachweis,
Teilnahme'
b) § 16 der Satzung wird um folgenden Absatz
3 ergänzt:
'(3) Der Vorstand kann vorsehen, dass die
Aktionäre an der Hauptversammlung auch
ohne Anwesenheit an deren Ort und ohne
einen Bevollmächtigten teilnehmen und
sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz
oder teilweise im Wege elektronischer
Kommunikation ausüben können.'
c) § 17 der Satzung wird um folgenden Absatz
4 ergänzt:
'(4) Der Vorstand kann vorsehen, dass die
Aktionäre ihre Stimmen auch ohne an der
Versammlung teilzunehmen, schriftlich
oder im Wege elektronischer Kommunikation
abgeben dürfen (Briefwahl).'
9. *Beschlussfassung über das ersatzlose Streichen von § 15
Abs. 3 der Satzung betreffend die Form der
Übermittlung von Mitteilungen über die Einberufung
der Hauptversammlung*
Die Modalitäten der Übermittlung von Mitteilungen
über die Einberufung der Hauptversammlung durch
Aktiengesellschaften und sogenannte Intermediäre (früher
Kreditinstitute) an Aktionäre wurden durch das Gesetz
zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie
(ARUG II) geändert. Sie werden zukünftig durch die neu
vorgesehenen §§ 67a, 67b AktG sowie den geänderten § 125
Abs. 1, Abs. 2 und Abs. 5 AktG geregelt. Die bisherige
Regelung in § 15 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft ist
vor diesem Hintergrund überholt, da sie die Vorgaben der
bisherigen Fassung von §§ 128 Abs. 1 AktG, 125 Abs. 2
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July 08, 2020 09:05 ET (13:05 GMT)
DJ DGAP-HV: VTG Aktiengesellschaft: Bekanntmachung -2-
AktG in Bezug nimmt, die durch das ARUG II vor dem
Hintergrund der Neuregelungen in §§ 67a, 67b und 125
Abs. 1, Abs. 2 und Abs. 5 AktG aufgehoben bzw. geändert
werden.
Das ARUG II ist zum 1. Januar 2020 in Kraft getreten.
Die neu vorgesehenen §§ 67a, 67b AktG, die
Änderungen des § 125 Abs. 1, Abs. 2 und Abs. 5 AktG
und die Aufhebung des § 128 AktG finden erst ab dem 3.
September 2020 und erstmals auf Hauptversammlungen
Anwendung, die nach dem 3. September 2020 einberufen
werden. Sie werden damit bereits vor der ordentlichen
Hauptversammlung der Gesellschaft im Jahr 2021 anwendbar
sein.
Um ein Abweichen der Regelungen über die Form der
Übermittlung von Mitteilungen über die Einberufung
der Hauptversammlung in Satzung und Gesetz zu vermeiden,
soll bereits jetzt die Anpassung der Satzung beschlossen
werden. Der Vorstand soll durch entsprechende Anmeldung
zum Handelsregister sicherstellen, dass die
Satzungsänderung erst ab dem 3. September 2020 wirksam
wird.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, zu
beschließen:
§ 15 Abs. 3 der Satzung wird ersatzlos gestrichen.
Der Vorstand wird angewiesen, die Änderung der
Satzung so zur Eintragung zum Handelsregister
anzumelden, dass sie möglichst zeitnah nach dem 3.
September 2020 erfolgt.
10. Beschlussfassung über die Zustimmung zum Abschluss eines
Übernahme- und Änderungsvertrags zwischen der
VTG Vereinigte Tanklager und Transportmittel
Gesellschaft mit beschränkter Haftung (bisherige
Organträgerin), der VTG Aktiengesellschaft (neue
Organträgerin) und der VTG Tanktainer Logistics GmbH
(Organgesellschaft) zum Beherrschungs- und
Gewinnabführungsvertrag vom 21. November 2012
Die VTG Vereinigte Tanklager und Transportmittel
Gesellschaft mit beschränkter Haftung (bisherige
Organträgerin), die VTG Aktiengesellschaft (neue
Organträgerin) und die VTG Tanktainer Logistics GmbH
(Organgesellschaft) beabsichtigen, einen Übernahme-
und Änderungsvertrag zum Beherrschungs- und
Gewinnabführungsvertrag vom 21. November 2012
abzuschließen.
Die VTG Vereinigte Tanklager und Transportmittel
Gesellschaft mit beschränkter Haftung und die VTG
Tanktainer Logistics GmbH haben am 21. November 2012
einen Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag
geschlossen, der am 5. Dezember 2012 in das
Handelsregister des Sitzes der VTG Tanktainer Logistics
GmbH eingetragen wurde. Sämtliche Anteile der VTG
Tanktainer Logistics GmbH wurden und werden noch immer
von der VTG Vereinigte Tanklager und Transportmittel
Gesellschaft mit beschränkter Haftung gehalten. Die VTG
Vereinigte Tanklager und Transportmittel Gesellschaft
mit beschränkter Haftung wird ihrerseits mittelbar zu
100 % von der VTG Aktiengesellschaft gehalten.
Im Rahmen einer konzerninternen Umstrukturierung sollen
sämtliche Anteile an der VTG Tanktainer Logistics GmbH
an die VTG Aktiengesellschaft übertragen werden und die
VTG Aktiengesellschaft soll den bestehenden
Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag übernehmen.
Vor diesem Hintergrund soll die VTG Aktiengesellschaft
nach Abschluss eines Kauf- und Abtretungsvertrags über
sämtliche Anteile an der VTG Tanktainer Logistics GmbH
den Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag vom 21.
November 2012 gemäß dem Entwurf des Übernahme-
und Änderungsvertrags in seiner Gesamtheit
übernehmen und an die Stelle der VTG Vereinigte
Tanklager und Transportmittel Gesellschaft mit
beschränkter Haftung als neue Organträgerin in den
Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag eintreten.
Der Erwerb sämtlicher Anteile der VTG Tanktainer
Logistics GmbH durch die VTG Aktiengesellschaft soll
unter der aufschiebenden Bedingung der Eintragung der in
diesem Übernahme- und Änderungsvertrag
vereinbarten Änderungen des Beherrschungs- und
Gewinnabführungsvertrags vom 21. November 2012 im
Handelsregister des Sitzes der VTG Tanktainer Logistics
GmbH erfolgen.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, dem
Abschluss des Übernahme- und Änderungsvertrags
zum Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag vom 21.
November 2012 zuzustimmen. Der Entwurf des
Übernahme- und Änderungsvertrags zum
Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag vom 21.
November 2012 hat im Wesentlichen folgenden Inhalt:
* Die neue Organträgerin tritt an die Stelle
der bisherigen Organträgerin in den
Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag
ein und übernimmt damit den Beherrschungs-
und Gewinnabführungsvertrag in seiner
Gesamtheit, einschließlich aller
Rechte und Pflichten der bisherigen
Organträgerin aus dem Beherrschungs- und
Gewinnabführungsvertrag gegenüber der
Organgesellschaft, insbesondere den
Gewinnabführungsanspruch und die
Verlustübernahmeverpflichtung für das
laufende Geschäftsjahr.
* Die bisherige Organträgerin tritt aus dem
Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag
aus.
* Die ordentliche Kündigung des
Beherrschungs- und
Gewinnabführungsvertrags in der Fassung
dieses Übernahme- und
Änderungsvertrags ist für die Dauer
von mindestens fünf Zeitjahren seit dem
Beginn des Geschäftsjahres der
Organgesellschaft, in dem dieser
Übernahme- und Änderungsvertrag
durch Eintragung des abgeänderten
Beherrschungs- und
Gewinnabführungsvertrags im
Handelsregister der Organgesellschaft
wirksam wird, ausgeschlossen. Im
Übrigen gilt § 4 des Beherrschungs-
und Gewinnabführungsvertrags unverändert
fort.
* Im Übrigen soll der Beherrschungs-
und Gewinnabführungsvertrag unverändert
fortgeführt werden.
* Die vorstehenden Regelungen des
Übernahme- und Änderungsvertrags
werden mit der Eintragung des abgeänderten
Beherrschungs- und
Gewinnabführungsvertrags im
Handelsregister der Organgesellschaft
wirksam und gelten - mit Ausnahme des
Weisungsrechts gemäß § 1 des
Beherrschungs- und
Gewinnabführungsvertrags - rückwirkend ab
Beginn des laufenden Geschäftsjahres, dem
01. Januar 2020 (0:00 Uhr).
* Der Übernahme- und
Änderungsvertrag enthält eine
sogenannte salvatorische Klausel. Sollten
einzelne Bestimmungen des Vertrags ganz
oder teilweise unwirksam oder
undurchführbar sein oder werden, so wird
dadurch die Wirksamkeit der übrigen
Bestimmungen der Vereinbarung nicht
berührt. Die Parteien verpflichten sich,
die weggefallene Bestimmung so zu
ersetzen, dass der wirtschaftlichen
Absicht und dem Zweck der unwirksamen oder
undurchführbaren Bestimmung möglichst
nahegekommen wird. Das gleiche gilt
sinngemäß für die Ausfüllung von
Vertragslücken.
Der Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag vom 21.
November 2012 hat im Wesentlichen folgenden Inhalt:
* Die Organgesellschaft unterstellt die
Leitung ihrer Gesellschaft der
Organträgerin. Die Organträgerin ist
demgemäß berechtigt, der
Geschäftsführung der Organgesellschaft
hinsichtlich der Leitung der
Organgesellschaft Weisung zu erteilen.
Unbeschadet des Weisungsrechts obliegt die
Geschäftsführung und die Vertretung der
Organgesellschaft weiterhin den
Geschäftsführern der Organgesellschaft.
* Die Organgesellschaft ist verpflichtet,
ihren ganzen Gewinn entsprechend den
Vorschriften des § 301 AktG in seiner
jeweils gültigen Fassung an die
Organträgerin abzuführen.
* Die Organgesellschaft kann mit Zustimmung
der Organträgerin Beträge aus dem
Jahresüberschuss in die Gewinnrücklagen (§
272 Abs. 3 HGB) mit Ausnahme der
gesetzlichen Rücklagen einstellen, soweit
dies handelsrechtlich zulässig und bei
vernünftiger kaufmännischer Beurteilung
wirtschaftlich begründet ist.
* Während der Dauer des Vertrags in andere
Gewinnrücklagen eingestellte Beträge sind
auf Verlangen der Organträgerin den
anderen Gewinnrücklagen zu entnehmen und
als Gewinn abzuführen oder zum Ausgleich
eines Jahresfehlbetrags zu verwenden.
Beträge aus der Auflösung von vor oder
nach Inkrafttreten des Vertrags gebildeten
Kapitalrücklagen unterfallen nicht der
Gewinnabführung. Sie dürfen auch nicht zum
Ausgleich eines Jahresfehlbetrages
verwendet werden, sondern können nur als
Ausschüttung ausgekehrt werden.
* Die Verpflichtung zur Gewinnabführung gilt
erstmals für den ganzen Gewinn des
Geschäftsjahres, in dem der Vertrag
wirksam wird.
* Im Fall einer Änderung der
Bestimmungen des § 301 AktG, § 17 KStG
sind diese in der jeweils gültigen Fassung
des § 301 AktG, § 17 KStG analog auf
diesen Vertrag anzuwenden.
* Der Anspruch auf Gewinnabführung entsteht
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DJ DGAP-HV: VTG Aktiengesellschaft: Bekanntmachung -3-
zum Ende des Geschäftsjahres der
Organgesellschaft. Er ist mit Wertstellung
zu diesem Zeitpunkt fällig.
* Die Organträgerin ist gegenüber der
Organgesellschaft für die Dauer des
Vertrags entsprechend § 302 AktG in der
jeweils gültigen Fassung zur
Verlustübernahme verpflichtet.
* Der Beherrschungs- und
Gewinnabführungsvertrag kommt - mit
Ausnahme des Rechts zur Leitung der
Organgesellschaft - rückwirkend ab dem
Beginn des im Zeitpunkt der Eintragung des
Vertrags im Handelsregister laufenden
Geschäftsjahres der Organgesellschaft zur
Anwendung. Das Weisungsrecht der
Organträgerin gilt erst mit Eintragung des
Vertrags im Handelsregister der
Organgesellschaft.
* Der Beherrschungs- und
Gewinnabführungsvertrag gilt unbefristet.
Er kann ordentlich unter Einhaltung einer
Kündigungsfrist von sechs Monaten nur zum
Ende des Geschäftsjahres der
Organgesellschaft schriftlich gekündigt
werden, frühestens jedoch zum Ende des
Geschäftsjahres, nach dessen Ablauf die
durch diesen Vertrag zu begründende
körperschafts- und gewerbesteuerliche
Organschaft ihre steuerliche
Mindestlaufzeit erfüllt hat.
* Das Recht zur schriftlichen Kündigung des
Vertrags aus wichtigem Grund ohne
Einhaltung einer Kündigungsfrist bleibt
unberührt. Ein wichtiger Grund kann im
Einzelfall insbesondere vorliegen, wenn
wegen einer Anteilsveräußerung die
Voraussetzungen der für eine
Organgesellschaft steuerlich notwendigen
finanziellen Eingliederung der
Organgesellschaft in die Organträgerin
nach Vollzug der jeweiligen Maßnahme
entfallen; wenn die Organträgerin die
Beteiligung an der Organgesellschaft in
ein anderes Unternehmen einbringt; wenn
die Organträgerin oder die
Organgesellschaft verschmolzen, gespalten
oder liquidiert wird oder wenn im Sinne
des § 307 AktG ein außenstehender
Gesellschafter an der Organgesellschaft
beteiligt wird.
* Wird die Wirksamkeit des Vertrags oder
seine ordnungsgemäße Durchführung
steuerlich nicht oder nicht vollständig
anerkannt, so soll die Mindestlaufzeit
jeweils erst am ersten Tag desjenigen
Geschäftsjahres der Organgesellschaft
beginnen, für welches die Voraussetzungen
für die steuerliche Anerkennung seiner
Wirksamkeit oder seiner
ordnungsgemäßen Durchführung
erstmalig oder erstmalig wieder vorliegen.
* Änderungen und Ergänzungen des
Vertrags bedürfen der Zustimmung der
Gesellschafterversammlung der
Organträgerin und der Organgesellschaft.
Die Zustimmung der
Gesellschafterversammlung der
Organgesellschaft muss einstimmig
vorliegen und bedarf der Eintragung im
Handelsregister der Organgesellschaft.
* Änderungen und Ergänzungen des
Vertrags bedürfen der Schriftform, soweit
nicht gesetzlich notarielle Beurkundung
vorgesehen ist. Dies gilt auch für eine
Aufhebung dieses
Schriftformerfordernisses.
* Der Beherrschungs- und
Gewinnabführungsvertrag enthält eine
sogenannte salvatorische Klausel. Sollten
einzelne Bestimmungen des Vertrags ganz
oder teilweise unwirksam und/oder
undurchführbar sein oder werden, wird
dadurch die Gültigkeit des übrigen
Vertragsinhaltes nicht berührt. Anstelle
der unwirksamen und/oder undurchführbaren
Regelung soll dasjenige gelten, was dem
wirtschaftlich von den Parteien bezwecktem
Ergebnis weitestgehend entspricht. Ferner
soll bei Unklarheiten oder Abweichungen
dasjenige gelten, was den Anforderungen
der §§ 301 ff. AktG, 14 ff. KStG an eine
steuerliche Organschaft entspricht. Das
gleiche gilt sinngemäß für die
Ausfüllung von Vertragslücken.
Von der Einberufung an sind folgende Unterlagen im
Internet unter
https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung
zugänglich und werden dort auch während der
Hauptversammlung zugänglich sein:
* Der Entwurf des Übernahme- und
Änderungsvertrags zum Beherrschungs-
und Gewinnabführungsvertrag vom 21.
November 2012;
* der Beherrschungs- und
Gewinnabführungsvertrag zwischen der VTG
Vereinigte Tanklager und Transportmittel
Gesellschaft mit beschränkter Haftung und
der VTG Tanktainer Logistics GmbH vom 21.
November 2012;
* die Jahres- und Konzernabschlüsse nebst
Lageberichten der VTG Aktiengesellschaft
für die letzten drei Geschäftsjahre;
* die Jahresabschlüsse der VTG Tanktainer
Logistics GmbH für die letzten drei
Geschäftsjahre sowie
* der nach § 293a AktG erstattete gemeinsame
Bericht der Geschäftsführung der VTG
Tanktainer Logistics GmbH und des
Vorstands der VTG Aktiengesellschaft.
I. Weitere Angaben und Hinweise
1. *Durchführung der Hauptversammlung ohne
physische Präsenz der Aktionäre und ihrer
Bevollmächtigten (virtuelle
Hauptversammlung)*
Auf Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im
Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und
Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der
COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 hat der Vorstand der
Gesellschaft mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, eine
Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer
Bevollmächtigten abzuhalten (virtuelle Hauptversammlung).
Die virtuelle Hauptversammlung wird für ordnungsgemäß
angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten am 25. August
2020 ab 10:30 Uhr live im passwortgeschützten Internetservice,
der über einen Link auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung
erreichbar ist, in Ton und Bild übertragen. Der
passwortgeschützte Internetservice ist für die Aktionäre in
diesem Jahr zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung
eingerichtet worden. Der Zugang zum passwortgeschützten
Internetservice wird näher unter I.3. beschrieben.
Über den passwortgeschützten Internetservice können die
ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (bzw. ihre
Bevollmächtigten) gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren
unter anderem ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen,
Fragen einreichen, Anträge stellen oder Widerspruch zu Protokoll
erklären.
2. *Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im
Zeitpunkt der Einberufung der
Hauptversammlung*
Das Grundkapital der VTG Aktiengesellschaft beträgt EUR
34.233.591,00 und ist eingeteilt in 34.233.591 auf den Inhaber
lautende Stückaktien mit einem rechnerischen Anteil am
Grundkapital von je EUR 1,00. Gemäß § 17 Absatz 1 der
Satzung der VTG Aktiengesellschaft gewährt jede Aktie in der
Hauptversammlung eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte im
Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen ordentlichen
Hauptversammlung 2020 beläuft sich somit auf 34.233.591.
3. *Teilnahme an der Hauptversammlung*
Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur
Ausübung des Stimmrechts nach den Bestimmungen unter I.4. sind
nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich ordnungsgemäß
angemeldet haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft spätestens
bis zum Ablauf des 18. August 2020 (24:00 Uhr MESZ) unter der
nachfolgend genannten Adresse zugegangen sein. Die Anmeldung
bedarf der Textform (§ 126b BGB) und muss in deutscher oder
englischer Sprache erfolgen.
Die Aktionäre müssen darüber hinaus ihre Berechtigung zur
Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung
des Stimmrechts nachweisen. Hierzu bedarf es eines Nachweises
ihres Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut, der sich
auf den Beginn des 4. August 2020 (00:00 Uhr MESZ, sog.
Nachweisstichtag) beziehen und der Gesellschaft unter der
nachfolgend genannten Adresse spätestens bis zum Ablauf des 18.
August 2020 (24:00 Uhr MESZ) zugehen muss. Der Nachweis bedarf
der Textform (§ 126b BGB) und muss in deutscher oder englischer
Sprache erstellt sein.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der
virtuellen Versammlung und die Ausübung des Stimmrechts als
Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat.
Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts
bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz
des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag
geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des
Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder
teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem
Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des
Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs
zum Nachweisstichtag maßgeblich; d.h. Veräußerungen
von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen
auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des
Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von
Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum
Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach
Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Die
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July 08, 2020 09:05 ET (13:05 GMT)
DJ DGAP-HV: VTG Aktiengesellschaft: Bekanntmachung -4-
Möglichkeit der Bevollmächtigung des Erwerbers bleibt unberührt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes sind an folgende Anmeldeadresse zu übermitteln: VTG Aktiengesellschaft c/o Better Orange IR & HV AG Haidelweg 48 81241 München Telefax: +49 - (0)89 - 88 96 906 33 E-Mail: anmeldung@better-orange.de Nach Zugang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes werden den Aktionären die Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice, der über einen Link auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung erreichbar ist, übersandt. Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Die Ausübung sowohl des Fragerechts (hierzu unter II.4.) als auch des Widerspruchsrechts (hierzu unter II.5.) sind ausschließlich über den passwortgeschützten Internetservice möglich. 4. *Stimmabgabe im Wege der Briefwahl (auch mittels elektronischer Kommunikation) durch die Aktionäre selbst oder ihre Bevollmächtigten* Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können ihre Stimmen im Wege der Briefwahl (auch mittels elektronischer Kommunikation) abgeben. Auch dafür sind eine ordnungsgemäße Anmeldung und der Nachweis der Teilnahmeberechtigung nach den vorstehenden Bestimmungen unter I.3. erforderlich. Briefwahlstimmen können bis spätestens Montag, den 24. August 2020, 24:00 Uhr, per Post, per Fax oder per E-Mail unter der nachstehenden Adresse VTG Aktiengesellschaft c/o Better Orange IR & HV AG Haidelweg 48 81241 München Telefax: +49 - (0)89 - 88 96 906 33 E-Mail: anmeldung@better-orange.de oder bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung über den passwortgeschützten Internetservice, der über einen Link auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung erreichbar ist, gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Diejenigen, die ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl ausüben wollen, werden gebeten, hierzu den passwortgeschützten Internetservice, der über einen Link auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung erreichbar ist, oder das gemeinsam mit den Zugangsdaten für den passwortgeschützten Internetservice übersandte Briefwahlformular zu verwenden. Das Briefwahlformular wird den Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten auch jederzeit auf Verlangen zugesandt und ist außerdem im Internet unter https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung abrufbar. Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige Personen nach § 135 Absatz 8 AktG, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, können sich der Briefwahl bedienen. Wenn auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: (1) per passwortgeschütztem Internetservice, (2) per E-Mail, (3) per Telefax, (4) auf dem Postweg übersandte Erklärungen. 5. *Stimmrechtsvertretung* Die Aktionäre, die ihr Stimmrecht nicht selbst durch Briefwahl ausüben wollen, können ihr Stimmrecht nach entsprechender Vollmachtserteilung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder einen sonstigen Dritten, ausüben lassen. Auch im Fall der Vertretung des Aktionärs sind die ordnungsgemäße Anmeldung des Aktionärs und darüber hinaus der rechtzeitige Nachweis des Anteilsbesitzes wie unter I.3. beschrieben erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform, wenn weder ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine sonstige Person nach § 135 Absatz 8 AktG, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbietet, bevollmächtigt wird. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Bei der Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung, eines Stimmrechtsberaters oder einer sonstigen Person nach § 135 Absatz 8 AktG, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbietet, können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen. Ein Vollmachtsformular und weitere Informationen zur Bevollmächtigung werden den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären gemeinsam mit den Zugangsdaten für den passwortgeschützten Internetservice übersandt. Das Vollmachtsformular wird den Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten auch jederzeit auf Verlangen zugesandt und ist außerdem unter https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung abrufbar. Die Aktionäre werden gebeten, Vollmachten vorzugsweise über den passwortgeschützten Internetservice, der über einen Link auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung erreichbar ist, oder mittels des von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Vollmachtsformular zu erteilen. Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung, ihre Änderung oder ihr Widerruf kann der Gesellschaft bis spätestens Montag, den 24. August 2020, 24:00 Uhr, unter der nachstehenden Adresse VTG Aktiengesellschaft c/o Better Orange IR & HV AG Haidelweg 48 81241 München Telefax: +49 - (0)89 - 88 96 906 55 vtg@better-orange.de oder über den passwortgeschützten Internetservice, der über einen Link auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung erreichbar ist, gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung übermittelt werden. Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer bereits erteilten Vollmacht kann ebenfalls auf den vorgenannten Übermittlungswegen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Bitte beachten Sie, dass auch Bevollmächtigte nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen können, sondern das Stimmrecht ebenfalls ausschließlich per Briefwahl oder über eine (Unter-)Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben können. 6. *Verfahren für die Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft* Aktionären, die sich nach den vorstehenden Bestimmungen unter I.3. ordnungsgemäß angemeldet haben, bietet die Gesellschaft als besonderen Service an, von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht im Fall ihrer Bevollmächtigung weisungsgebunden aus. Dabei ist zu beachten, dass die Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nur zu denjenigen Punkten der Tagesordnung ausüben können, zu denen Aktionäre eindeutige Weisung erteilen, und dass die Stimmrechtsvertreter weder im Vorfeld noch während der virtuellen Hauptversammlung Weisungen zu Verfahrensanträgen entgegennehmen können. Ebenso wenig können die Stimmrechtsvertreter Aufträge zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegennehmen. Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind in Textform zu erteilen und können bis spätestens Montag, den 24. August 2020, 24:00 Uhr, unter der nachstehenden Adresse VTG Aktiengesellschaft c/o Better Orange IR & HV AG Haidelweg 48 81241 München Telefax: +49 - (0)89 - 88 96 906 55 vtg@better-orange.de oder bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung über den passwortgeschützten Internetservice, der über einen Link auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung erreichbar ist, gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Diejenigen, die eine Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen wollen, werden gebeten, hierzu den passwortgeschützten Internetservice, der über einen Link auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung erreichbar ist, oder das ihnen gemeinsam mit den Zugangsdaten für den passwortgeschützten Internetservice übersandte
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July 08, 2020 09:05 ET (13:05 GMT)
DJ DGAP-HV: VTG Aktiengesellschaft: Bekanntmachung -5-
Vollmachtsformular zu verwenden. Das Vollmachtsformular wird den Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten auch jederzeit auf Verlangen zugesandt und ist außerdem im Internet unter https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung abrufbar. Wenn Briefwahlstimmen und Bevollmächtigungen/Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eingehen, werden stets Briefwahlstimmen als vorrangig betrachtet. Wenn darüber hinaus auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: (1) per passwortgeschütztem Internetservice, (2) per E-Mail, (3) per Telefax, (4) auf dem Postweg übersandte Erklärungen. II. Rechte der Aktionäre *1. Ergänzung der Tagesordnung* Ergänzungsanträge zur Tagesordnung nach § 122 Absatz 2 AktG müssen dem Vorstand der Gesellschaft unter der nachstehenden Adresse bis zum Ablauf des 31. Juli 2020 (24:00 Uhr MESZ) schriftlich zugehen: Vorstand der VTG Aktiengesellschaft Legal & Compliance Nagelsweg 34 20097 Hamburg *2. Anträge von Aktionären (§ 126 Absatz 1 AktG)* Jeder Aktionär hat das Recht, Gegenanträge gegen die Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung zu stellen. Bis zum Ablauf des 10. August 2020 (24:00 Uhr MESZ) der Gesellschaft unter nachfolgender Adresse zugegangene Gegenanträge von Aktionären zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung im Sinne von § 126 Absatz 1 AktG werden den Aktionären im Internet unter https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung unverzüglich zugänglich gemacht. Für die Übermittlung von Gegenanträgen nebst einer etwaigen Begründung ist folgende Adresse ausschließlich maßgeblich: VTG Aktiengesellschaft Legal & Compliance Nagelsweg 34 20097 Hamburg E-Mail: hv@vtg.com Fax: 040-2354-1360 Die Gesellschaft wird ordnungsgemäß gestellte, zulässige Gegenanträge so behandeln, als ob sie in der virtuellen Hauptversammlung mündlich gestellt worden wären. *3. Wahlvorschläge von Aktionären (§ 127 AktG)* Jeder Aktionär hat das Recht, Wahlvorschläge zur Wahl von Abschlussprüfern und/oder Aufsichtsratsmitgliedern zu machen. Bis zum Ablauf des 10. August 2020 (24:00 Uhr MESZ) der Gesellschaft unter der unter II.2. genannten Adresse zugegangene Wahlvorschläge von Aktionären nach § 127 AktG werden den Aktionären im Internet unter https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung unverzüglich zugänglich gemacht. Für die Übermittlung von Wahlvorschlägen ist die unter II.2. genannte Adresse ausschließlich maßgeblich. Die Gesellschaft wird ordnungsgemäß gemachte, zulässige Wahlvorschläge so behandeln, als ob sie in der virtuellen Hauptversammlung mündlich gemacht worden wären. *4. Fragemöglichkeit der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten* Auf Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 ist den Aktionären in der virtuellen Hauptversammlung zwar kein Auskunftsrecht im Sinne des § 131 AktG, jedoch die Möglichkeit einzuräumen, Fragen zu stellen. Die Fragemöglichkeit der ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten wird ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation über den passwortgeschützten Internetservice, der über einen Link auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung erreichbar ist, gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren eingeräumt. Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass Fragen bis spätestens zwei Tage vor der virtuellen Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind (§ 1 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie). Das bedeutet, dass jeder ordnungsgemäß angemeldete Aktionär oder sein Bevollmächtigter der Gesellschaft bis 22. August 2020, 24:00 Uhr, Fragen zu den Gegenständen der Tagesordnung über den passwortgeschützten Internetservice, der über einen Link auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung erreichbar ist, gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren übermitteln kann. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden. Nach § 1 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie entscheidet der Vorstand nach pflichtgemäßem, freien Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet. *5. Widerspruchsmöglichkeit der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten* Die Möglichkeit der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten, die das Stimmrecht im Wege der oben beschriebenen elektronischen Kommunikation (Briefwahl) ausgeübt haben, Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung einzulegen, wird ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Aktionär oder sein Bevollmächtigter kann über den passwortgeschützten Internetservice, der über einen Link auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung erreichbar ist, gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren dem amtierenden Notar gegenüber bis zur Beendigung der virtuellen Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter Widerspruch zur Niederschrift gemäß § 245 Nr. 1 AktG gegen einen Beschluss der Hauptversammlung einlegen. Die Erklärung ist von Beginn der virtuellen Hauptversammlung an bis zu deren Ende möglich. Die Gesellschaft weist nochmals darauf hin, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Weisungen zum Einlegen von Widersprüchen entgegennehmen. III. Informationen und Unterlagen; Hinweis auf die Internetseite der Gesellschaft Ab Einberufung der virtuellen Hauptversammlung sind zusammen mit dieser Einberufung die zugänglich zu machenden Unterlagen und weitere Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung abrufbar. Sie werden dort auch während der virtuellen Hauptversammlung zugänglich sein. Nähere Erläuterungen und Informationen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Absatz 2, 126 Absatz 1, 127 AktG sowie nach § 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 stehen den Aktionären ebenfalls auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.vtg.de/ueber-vtg/governance/hauptversammlung zur Verfügung. Etwaige im Sinne der vorgenannten Fristen rechtzeitig bei der Gesellschaft eingehende und veröffentlichungspflichtige Gegenanträge, Wahlvorschläge und Ergänzungsverlangen von Aktionären werden ebenfalls über die eben genannte Internetseite zugänglich gemacht werden. Die Abstimmungsergebnisse werden nach der virtuellen Hauptversammlung unter der gleichen Internetadresse veröffentlicht. IV. Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre Die VTG Aktiengesellschaft verarbeitet als Verantwortlicher personenbezogene Daten der Aktionäre (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Anmeldebestätigung) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten der Aktionärsvertreter auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung der virtuellen Hauptversammlung, für die Stimmrechtsausübung der Aktionäre sowie für die Verfolgung im Wege der elektronischen Zuschaltung rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. §§ 118 ff. AktG sowie i.V.m. § 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020. Darüber hinaus können Datenverarbeitungen, die der Organisation der virtuellen Hauptversammlung dienlich sind, auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen erfolgen (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO). Soweit die Aktionäre ihre personenbezogenen Daten nicht selbst zur Verfügung stellen, erhält die VTG Aktiengesellschaft diese in der Regel von dem Intermediär (sog. Depotbank), den der Aktionär mit der Verwahrung seiner Aktien beauftragt hat. Die von der Gesellschaft für die Zwecke der Ausrichtung der virtuellen Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter ausschließlich nach Weisung der VTG Aktiengesellschaft und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der Gesellschaft und die Mitarbeiter der beauftragten
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July 08, 2020 09:05 ET (13:05 GMT)
Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der
Aktionäre und Aktionärsvertreter haben und/oder diese
verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu
behandeln. Im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung können
personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern
entsprechend der gesetzlichen Vorschriften anderen Aktionären
und Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt werden. Dies kann
insbesondere erhobene Widersprüche sowie das
Teilnehmerverzeichnis (§ 129 AktG) betreffen. Hinsichtlich der
Beantwortung der Fragen, die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter
gegebenenfalls vorab eingereicht haben (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 des
Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-,
Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und
Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der
COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 - Covid-19-Gesetz), behält
sich der Vorstand vor, den Namen des Aktionärs bzw. des
Aktionärsvertreters in der virtuellen Hauptversammlung
anzugeben.
Die Gesellschaft löscht die personenbezogenen Daten der
Aktionäre und Aktionärsvertreter im Einklang mit den
gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen
Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder
Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im
Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren
benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
bestehen.
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben die Aktionäre bzw.
Aktionärsvertreter das Recht, Auskunft über ihre verarbeiteten
personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder
Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung
der Verarbeitung zu beantragen. Zudem steht den Aktionären ein
Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu.
Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Absatz 1
Satz 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet, steht den Aktionären bzw.
Aktionärsvertretern unter den gesetzlichen Voraussetzungen zudem
ein Widerspruchsrecht zu.
Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von
personenbezogenen Daten erreichen Aktionäre und
Aktionärsvertreter den Datenschutzbeauftragten der VTG
Aktiengesellschaft unter:
VTG Aktiengesellschaft
Der Datenschutzbeauftragte
Nagelsweg 34
20097 Hamburg
datenschutz@vtg.com
Hamburg, im Juli 2020
*VTG Aktiengesellschaft*
_Der Vorstand_
2020-07-08 Die DGAP Distributionsservices umfassen gesetzliche
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Unternehmen: VTG Aktiengesellschaft
Nagelsweg 34
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ISIN: DE000VTG9999
WKN: VTG999
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