DJ DGAP-HV: infas Holding Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 28.08.2020 in Bonn mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
DGAP-News: infas Holding Aktiengesellschaft / Bekanntmachung der Einberufung
zur Hauptversammlung
infas Holding Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur
Hauptversammlung am 28.08.2020 in Bonn mit dem Ziel der europaweiten
Verbreitung gemäß §121 AktG
2020-07-15 / 15:05
Bekanntmachung gemäß §121 AktG, übermittelt durch DGAP
- ein Service der EQS Group AG.
Für den Inhalt der Mitteilung ist der Emittent / Herausgeber verantwortlich.
Bonn Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft
hiermit zu der am Freitag, dem 28. August 2020, um
11:00 Uhr stattfindenden *ordentlichen
Hauptversammlung* ein.
Die ordentliche Hauptversammlung wird aufgrund einer
vom Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach § 1
Abs. 1, Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im
Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs-
und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der
Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (COVID-19-Gesetz)
getroffenen Entscheidung ohne physische Präsenz der
Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als
virtuelle Hauptversammlung
abgehalten, wobei
1. die Bild- und Tonübertragung der gesamten
Versammlung erfolgt;
2. die Stimmrechtsausübung der Aktionäre (auch)
über elektronische Kommunikation (namentlich
per elektronischer Briefwahl) sowie
Vollmachtserteilung möglich ist;
3. den angemeldeten Aktionären eine
Fragemöglichkeit im Wege elektronischer
Kommunikation (bis zum Ablauf des zweiten
Tages vor der Versammlung) eingeräumt wird;
4. den Aktionären, die ihr Stimmrecht nach
Nummer 2 ausgeübt haben, in Abweichung von §
245 Nr. 1 des Aktiengesetzes unter Verzicht
auf das Erfordernis des Erscheinens in der
Hauptversammlung eine Möglichkeit zum
Widerspruch gegen einen Beschluss der
Hauptversammlung eingeräumt wird.
Einzelheiten und ergänzende Angaben hierzu finden sich
im Anschluss an die Tagesordnung, insbesondere unter
'Hinweise zur Teilnahme an der Hauptversammlung' und
'Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl'.
Ort der Hauptversammlung, an dem sich der Vorsitzende
des Aufsichtsrats, der beurkundende Notar und der
Vorstand sowie der von der Gesellschaft benannte
Stimmrechtsvertreter befinden, ist das Maritim Hotel,
Godesberger Allee, 53175 Bonn.
Für die Aktionäre und deren Bevollmächtigte (mit
Ausnahme des von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreters) besteht kein Recht und keine
Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der
Hauptversammlung.
Für angemeldete Aktionäre wird die virtuelle
Hauptversammlung über das HV-Portal unter
www.infas-holding.de/hv2020
*live im Internet* übertragen.
*Tagesordnung*
1. *Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses
und des gebilligten Konzernabschlusses der
infas Holding Aktiengesellschaft zum 31.
Dezember 2019, des Lageberichts und des
Konzernlageberichts des Vorstands für das
Geschäftsjahr 2019, des Berichts des
Aufsichtsrats sowie des erläuternden Berichts
des Vorstands zu den Angaben nach § 289a
Absatz 1, § 315a Absatz 1 HGB*
Die vorgenannten Unterlagen sind von der
Einberufung der Hauptversammlung an auf der
Internetseite der Gesellschaft
www.infas-holding.de/hv2020
abrufbar.
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand
aufgestellten Jahresabschluss zum 31.
Dezember 2019 und den Konzernabschluss zum
31. Dezember 2019 gebilligt; der
Jahresabschluss ist damit gemäß § 172
AktG festgestellt. Einer Feststellung des
Jahresabschlusses sowie einer Billigung des
Konzernabschlusses durch die Hauptversammlung
gemäß § 173 AktG bedarf es daher nicht,
so dass zu Tagesordnungspunkt 1 keine
Beschlussfassung erfolgt.
2. *Beschlussfassung über die Verwendung des
Bilanzgewinns aus dem Geschäftsjahr 2019*
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den
im festgestellten Jahresabschluss zum
31.?Dezember??2019 ausgewiesenen Bilanzgewinn
in Höhe von 3.711.009,10 EUR wie folgt zu
verwenden:
(1) Ausschüttung EUR 360.000,00
an die
Aktionäre
durch Zahlung
einer
Dividende von
0,04 EUR
je
dividendenbere
chtigter Aktie
(2) Gewinnvortrag EUR 3.351.009,1
0
*Bilanzgewinn* *EUR * *3.711.009,
10*
In Höhe eines Betrags von 624.666,00 EUR
unterliegt der Bilanzgewinn aufgrund der
gesetzlichen Regelung in § 253 Absatz 6 HGB
bezüglich der Bewertung von
Pensionsrückstellungen einer
Ausschüttungssperre.
Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der
Anspruch auf die Dividende am dritten auf den
Hauptversammlungsbeschluss folgenden
Geschäftstag, das heißt am 02. September
2020, fällig.
3. *Beschlussfassung über die Entlastung des
Vorstands für das Geschäftsjahr 2019*
Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den
im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern
des Vorstands, Herrn Dipl.-Soz. Menno Smid
und Herrn Dipl.-Kfm. Alexander Mauch für das
Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.
4. *Beschlussfassung über die Entlastung der
Mitglieder des Aufsichtsrats für das
Geschäftsjahr 2019*
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den
im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern
des Aufsichtsrats Herrn Dr. Oliver
Krauß, Herrn Dipl.-Kfm. Hans-Joachim
Riesenbeck und Frau Susanne Neuschäffer für
das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu
erteilen.
5. *Beschlussfassung über die Änderung des
§ 16 Nr. 2 der Satzung (Recht zur Teilnahme
an der Hauptversammlung)*
§ 16 Nr. 2 der Satzung der Gesellschaft soll
zur Anpassung an die zukünftige Rechtslage
neu gefasst werden. Anlass hierfür ist das
Gesetz zur Umsetzung der zweiten
Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II). Das ARUG
II schafft geänderte Voraussetzungen für die
Teilnahme an der Hauptversammlung und die
Ausübung des Stimmrechts. Künftig soll
hierfür bei Inhaberaktien börsennotierter
Gesellschaften der Nachweis des
Letztintermediärs gemäß dem neu
eingefügten § 67c Abs. 3 AktG ausreichen.
Derzeit stellt § 16 Nr. 2 der Satzung davon
abweichende beziehungsweise weitergehende
Anforderungen.
Die genannten Änderungen des
Aktiengesetzes und der neue § 67c AktG finden
gemäß § 26j Abs. 4 EGAktG erst ab dem 3.
September 2020 und erstmals auf
Hauptversammlungen Anwendung, die nach dem 3.
September 2020 einberufen werden. Sie werden
damit bereits vor der ordentlichen
Hauptversammlung der Gesellschaft im Jahr
2021 anwendbar sein. Um ein Abweichen der
Regelungen zum Nachweis der Berechtigung für
die Teilnahme an der Hauptversammlung oder
zur Ausübung des Stimmrechts in Satzung und
Gesetz zu vermeiden, soll bereits jetzt die
Anpassung der Satzung beschlossen werden. Der
Vorstand soll durch entsprechende Anmeldung
zum Handelsregister sicherstellen, dass die
Satzungsänderung erst nach dem 3. September
2020 wirksam wird.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor,
§ 16 Nr. 2 der Satzung der Gesellschaft wie
folgt neu zu fassen:
'2. Die Berechtigung zur Teilnahme an der
Hauptversammlung und zur Ausübung des
Stimmrechts ist durch einen durch den
Letztintermediär in Textform ausgestellten
Nachweis über den Anteilsbesitz des
Aktionärs, der der Gesellschaft vom
Letztintermediär auch direkt übermittelt
werden kann, nachzuweisen. Der Nachweis muss
sich auf den Beginn des 21. Tages vor der
Hauptversammlung beziehen und der
Gesellschaft unter der in der Einberufung
hierfür mitgeteilten Adresse mindestens sechs
Tage vor der Versammlung zugehen. Der Tag des
Zugangs sowie der Tag der Hauptversammlung
sind nicht mitzurechnen.'
Der Vorstand wird angewiesen, die vorgenannte
Änderung der Satzung so zum
Handelsregister zur Eintragung anzumelden,
dass die Eintragung möglichst zeitnah nach
dem 3. September 2020 erfolgt.
6. *Wahl des Abschlussprüfers für das
Geschäftsjahr 2020*
Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Ebner Stolz
GmbH & Co. KG
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Joseph-Schumpeter-Allee 25, 53227 Bonn, zum
Abschlussprüfer für den Jahresabschluss sowie
den Konzernabschluss der Gesellschaft für das
am 31. Dezember 2020 endende Geschäftsjahr zu
wählen.
*Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte*
Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung
hat die infas Holding Aktiengesellschaft 9.000.000
Stück nennwertlose Inhaberaktien ausgegeben, die
9.000.000 Stimmen gewähren. Die Gesellschaft hält im
Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine
eigenen Aktien.
*Hinweise zur Teilnahme an der Hauptversammlung*
*Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre
und ihrer Bevollmächtigten*
Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz hat der
Vorstand, mit Zustimmung des Aufsichtsrats,
entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische
Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als
virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird und die
Aktionäre ihre Stimmen in der virtuellen
Hauptversammlung insbesondere auch im Wege der
elektronischen Kommunikation (elektronische Briefwahl)
abgeben. Die virtuelle Hauptversammlung findet unter
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July 15, 2020 09:05 ET (13:05 GMT)
DJ DGAP-HV: infas Holding Aktiengesellschaft: -2-
Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrats, des Vorstands, des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft, und - teilweise unter Zuschaltung per Telefon oder Video - weiterer Mitglieder des Aufsichtsrats und des Vorstands sowie eines mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notars im Maritim Hotel, Godesberger Allee, 53175 Bonn, statt. Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die virtuelle Hauptversammlung wird vollständig in Bild und Ton im Internet übertragen, die Stimmrechtsausübung der Aktionäre über elektronische Kommunikation (elektronische Briefwahl) sowie Vollmachtserteilung werden ermöglicht, den Aktionären wird eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt und Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung erheben. Die vorgesehene Übertragung der virtuellen Hauptversammlung in Bild und Ton ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG. *Wir bitten die Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten.* *Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts* Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich spätestens bis zum Ablauf des *21. August 2020 (24:00 Uhr MESZ*) bei der Gesellschaft unter den nachfolgend genannten Kontaktdaten anmelden und einen von ihrem depotführenden Institut erstellten Nachweis ihres Anteilsbesitzes an diese Kontaktdaten übermitteln: *infas Holding Aktiengesellschaft* *c/o HVBEST Event-Service GmbH* *Mainzer Straße 180* *66121 Saarbrücken* *Fax: 0681/9 26 29 29* *E-Mail: infas-hv2020@hvbest.de* Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des *7. August 2020 (0:00 Uhr MESZ) (sog. Nachweisstichtag)* beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis müssen der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des *21. August 2020 (24:00 Uhr MESZ)* unter den vorstehend genannten Kontaktdaten zugehen. Die Anmeldung und der Nachweis bedürfen der Textform (§ 126b BGB) und müssen in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein. Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes erhalten die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre Eintrittskarten für die virtuelle Hauptversammlung, auf denen die Zahl ihrer Stimmen verzeichnet und die erforderlichen Zugangsdaten für das internetbasierte Hauptversammlungs- und Abstimmungssystem (HV-Portal) abgedruckt sind. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, möglichst frühzeitig für die Anmeldung und die Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Im Zweifel sollten sich die Aktionäre bei ihrem depotführenden Institut erkundigen, ob dieses für sie die Anmeldung und den Nachweis des Anteilsbesitzes vornimmt. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich. Entsprechendes gilt für Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind für die von ihnen gehaltenen Aktien in ihrer Eigenschaft als Aktionär nicht teilnahme- oder stimmberechtigt; die Möglichkeit einer Bevollmächtigung oder Ermächtigung zur Rechtsausübung durch den Vorbesitzer, welcher die Aktien zum Nachweisstichtag gehalten hat, bleibt unberührt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung. Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung das Recht zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Briefwahl und zur Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft oder von sonstigen Bevollmächtigten. Die Einzelheiten zur Stimmrechtsausübung und zur Bevollmächtigung sind in den nachfolgenden Abschnitten näher erläutert. *Stimmrechtsvertretung* *Bevollmächtigung eines Dritten* Aktionäre können ihr Stimmrecht in der virtuellen Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung, ausüben lassen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung sind eine fristgerechte Anmeldung und ein fristgerechter Nachweis des Anteilsbesitzes, wie vorstehend im Abschnitt 'Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts' beschrieben, erforderlich. Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann per Post oder Fax bis zum *26. August 2020, 24:00 Uhr*, eingehend an die nachfolgend genannten Kontaktdaten übermittelt werden: *infas Holding Aktiengesellschaft* *c/o HVBEST Event-Service GmbH* *Mainzer Str. 180* *66121 Saarbrücken* *Fax: 0681/9 26 29 29* Später eingehende Vollmachtsnachweise per Post oder Fax werden nicht berücksichtigt. Die Aktionäre haben zudem - auch über den *26. August 2020, 24:00 Uhr*, hinaus - bis zum Ende der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung die Möglichkeit der Übermittlung des Nachweises einer erteilten Bevollmächtigung per E-Mail (z.B. die Vollmacht als Scan) an: infas-hv2020@hvbest.de Wenn die Vollmacht nicht durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten, sondern durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt werden soll, kann dies ebenfalls entweder bis zum *26. August 2020, 24:00 Uhr* (Eingang bei der Gesellschaft), per Post oder per Fax oder - auch über den *26. August 2020, 24:00 Uhr*, hinaus - bis zum Ende der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung per E-Mail an die obenstehenden Kontaktdaten erfolgen. Wird die Vollmacht nicht durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten, sondern durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt, ist ein zusätzlicher Nachweis der Bevollmächtigung nicht erforderlich. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann über die vorgenannten Kontaktdaten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen möchten, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das hierfür mit der Eintrittskarte übersandte Formular zu verwenden. Bei der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung, eines sonstigen von § 135 AktG erfassten Intermediärs oder einer anderen diesen nach § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellten Person oder Institution sowie für den Widerruf und den Nachweis einer solchen Bevollmächtigung können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen. Bevollmächtigte (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) können nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben. Die elektronische Zuschaltung des Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit der Eintrittskarte versendeten Zugangsdaten erhält. Die Nutzung der Zugangsdaten durch den Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung. *Bevollmächtigung des weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft* Aktionäre können sich auch durch von uns als Stimmrechtsvertreter benannte Mitarbeiter der Gesellschaft bei der Ausübung ihres Stimmrechts vertreten lassen. Dem Stimmrechtsvertreter müssen dazu Vollmacht sowie ausdrückliche und eindeutige Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu jedem relevanten Tagesordnungspunkt erteilt werden. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, wird sich der Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Auch im Falle der
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July 15, 2020 09:05 ET (13:05 GMT)
DJ DGAP-HV: infas Holding Aktiengesellschaft: -3-
Bevollmächtigung eines Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft sind eine fristgerechte Anmeldung und ein fristgerechter Nachweis des Anteilsbesitzes, wie vorstehend im Abschnitt 'Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts' beschrieben, erforderlich. Vollmacht und Stimmrechtsweisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können in Textform unter Verwendung des hierfür mit der Eintrittskarte übersandten Formulars oder über das HV-Portal unter www.infas-holding.de/hv2020 erteilt werden. Bereits vor der virtuellen Hauptversammlung in Textform erteilte Vollmachten und Stimmrechtsweisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft müssen spätestens bis *26. August 2020, 24:00 Uhr*, unter folgenden Kontaktdaten eingegangen sein: *infas Holding Aktiengesellschaft* *c/o HVBEST Event-Service GmbH* *Mainzer Str. 180* *66121 Saarbrücken* *Fax: 0681/9 26 29 29* *E-Mail: infas-hv2020@hvbest.de* Die Erteilung von Vollmachten zur Ausübung des Stimmrechts nebst Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und ihr Widerruf sind über das HV-Portal unter www.infas-holding.de/hv2020 zudem - auch über den *26. August 2020, 24:00 Uhr*, hinaus - bis zum Ende der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung möglich. *Stimmabgabe durch elektronische Briefwah*l Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre können ihr Stimmrecht alternativ im Wege der elektronischen Briefwahl ausüben, d.h. ohne an der virtuellen Hauptversammlung teilzunehmen. Auch im Falle der elektronischen Briefwahl ist eine fristgerechte Anmeldung und Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes, wie vorstehend erläutert, erforderlich. Die elektronische Briefwahl schließt eine Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung nicht aus. Per elektronische Briefwahl abzugebende Stimmen können ausschließlich per Internet über das HV-Portal unter www.infas-holding.de/hv2020 abgegeben werden. Die Stimmabgabe mittels elektronischer Briefwahl muss spätestens bis zum Ende der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung vollständig erfolgt sein. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch ein Widerruf oder eine Änderung der über das HV-Portal erfolgten Stimmabgabe möglich. Um die elektronische Briefwahl per Internet vornehmen zu können, bedarf es der Eintrittskarte, auf der die für die Nutzung des HV-Portals erforderlichen Zugangsdaten aufgedruckt sind. Der Zugang zu dem HV-Portal erfolgt über die Internetseite der Gesellschaft unter www.infas-holding.de/hv2020 Auch Aktionärsvertreter können sich der elektronischen Briefwahl bedienen. Insoweit gelten die Vorschriften für die Stimmrechtsvertretung und Vollmachtserteilung (wie vorstehend jeweils beschrieben, vgl. Abschnitt 'Stimmrechtsvertretung'), insbesondere auch hinsichtlich des Nachweises der Bevollmächtigung, entsprechend. *Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Absatz 2, 126 Absatz 1, 127 und 131 Absatz 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 COVID-19-Gesetz* *Anträge auf Tagesordnungsergänzung nach § 122 Absatz 2 AktG* Aktionäre, deren Anteile zusammen den 20. Teil (5 Prozent) des Grundkapitals (dies entspricht 450.000 Stückaktien) oder einen anteiligen Betrag am Grundkapital von 500.000 EUR (dies entspricht 500.000 Stückaktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Zusätzlich müssen die Antragsteller gemäß § 122 Absatz 2 Satz 1, Absatz 1 Satz 3, 4 AktG nachweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Ergänzungsverlangen halten. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand (infas Holding Aktiengesellschaft, Vorstand, Friedrich-Wilhelm-Straße 18, 53113 Bonn) zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am *28. Juli 2020 (24:00 Uhr MESZ)*, zugehen. Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekanntgemacht und gemäß § 121 Absatz 4a AktG solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem über die Internetadresse der Gesellschaft www.infas-holding.de/hv2020 den Aktionären zugänglich gemacht. Anträge zu den ordnungsgemäß nach § 122 Abs. 2 AktG ergänzend gemachten Tagesordnungspunkten, die bis zum *26. August 2020 (24:00 Uhr MESZ)* ordnungsgemäß zugehen, werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden, wenn der antragstellende Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist. Im Übrigen werden diese nicht berücksichtigt. *Gegenanträge gemäß § 126 Absatz 1 AktG; Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG* Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird und die Aktionäre ihre Stimmen in der virtuellen Hauptversammlung insbesondere auch im Wege der elektronischen Kommunikation abgeben. Die Rechte der Aktionäre, Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung sowie zur Geschäftsordnung zu stellen, sind nach der gesetzlichen Konzeption des COVID-19-Gesetzes ausgeschlossen. Nach der Gesetzesbegründung entfallen sämtliche Rechte zur Stellung von Anträgen, die 'in' der Versammlung zu stellen sind (BT-Drucks. 19/18110, S. 26). Gleichwohl wird den Aktionären die Möglichkeit eingeräumt, in entsprechender Anwendung der §§ 126, 127 AktG Gegenanträge sowie Wahlvorschläge im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe der nachstehenden Ausführungen zu übermitteln: Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären können der Gesellschaft an folgende Kontaktdaten übermittelt werden: *infas Holding Aktiengesellschaft* *z.Hd. Frau Ariane Mahn-Elske* *Friedrich-Wilhelm-Straße 18* *53113 Bonn* *Fax: 0228/31 00 71* *E-Mail: info@infas-holding.de* Anderweitig adressierte Gegenanträge werden nicht berücksichtigt. Gegenanträge, die der Gesellschaft über die vorstehend angegebenen Kontaktdaten mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum *13. August 2020 (24:00 Uhr MESZ),* mit einer Begründung zugegangen sind, werden einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unverzüglich über die Internetseite der Gesellschaft www.infas-holding.de/hv2020 zugänglich gemacht. In § 126 Absatz 2 AktG nennt das Gesetz Gründe, bei deren Vorliegen ein Gegenantrag und dessen Begründung nicht zugänglich gemacht werden müssen. Diese sind auf der Internetseite der Gesellschaft www.infas-holding.de/hv2020 angegeben. Wahlvorschläge von Aktionären müssen nur zugänglich gemacht werden, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person, bei juristischen Personen als Abschlussprüfer die Firma und den Sitz enthalten (vgl. § 127 Satz 3 i. V. m. §§ 124 Absatz 3 Satz 4, 125 Absatz 1 Satz 5 AktG). Wahlvorschläge müssen nicht begründet werden. Nach § 127 Satz 1 in Verbindung mit § 126 Absatz 2 AktG gibt es weitere Gründe, bei deren Vorliegen Wahlvorschläge nicht über die Internetseite zugänglich gemacht werden müssen. Diese sind auf der Internetseite der Gesellschaft www.infas-holding.de/hv2020 angegeben. Entsprechende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden in der virtuellen Hauptversammlung allerdings in Übereinstimmung mit der Konzeption des COVID-19-Gesetzes nicht zur Abstimmung gestellt und auch nicht anderweitig behandelt. Weitere Einzelheiten zu den Rechten der Aktionäre gemäß §§ 122 Absatz 2, 126 Absatz 1, und 127 AktG sind auf der Internetseite der Gesellschaft www.infas-holding.de/hv2020 abrufbar. *Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation* Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre sind auf diese Fragemöglichkeit im Rahmen der elektronischen Kommunikation beschränkt. Ein darüber hinausgehendes Auskunfts- und Rederecht besteht nicht. Der Vorstand hat, mit Zustimmung des Aufsichtsrats, vorgegeben, dass Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind. Der Vorstand wird nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, welche Fragen er wie beantwortet. Zur virtuellen Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können ihre Fragen bis zum *26. August 2020 (24:00 Uhr MESZ)* der Gesellschaft elektronisch über das HV-Portal unter www.infas-holding.de/hv2020 übermitteln. *Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung*
(MORE TO FOLLOW) Dow Jones Newswires
July 15, 2020 09:05 ET (13:05 GMT)
Unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in
der Hauptversammlung wird Aktionären, die ihr
Stimmrecht im Wege der elektronischen Kommunikation
oder über Vollmachtserteilung ausgeübt haben, die
Möglichkeit eingeräumt, Widerspruch gegen Beschlüsse
der Hauptversammlung zu erklären. Entsprechende
Erklärungen können - eine Stimmabgabe vorausgesetzt -
ab der Eröffnung der Hauptversammlung abgegeben werden
und sind bis zu der Schließung der
Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter
elektronisch über das HV-Portal unter
www.infas-holding.de/hv2020
möglich.
*Übertragung der virtuellen Hauptversammlung im
Internet*
Alle Aktionäre können die gesamte Hauptversammlung am
28. August 2020 in unserem HV-Portal unter
www.infas-holding.de/hv2020
verfolgen. Für den Zugang bedarf es der Eintrittskarte,
auf der die erforderlichen Zugangsdaten aufgedruckt
sind.
*Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und
Tonübertragung*
Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre der
Gesellschaft können die gesamte virtuelle
Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung im
Internet verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der
virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des
HV-Portals kann nach dem heutigen Stand der Technik
aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des
Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von
Internetdienstleistungen von Drittanbietern
Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft
keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine
Gewährleistung und Haftung für die Funktionsfähigkeit
und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen
Internetdienste, der in Anspruch genommenen
Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung
sowie für den Zugang zum HV-Portal und dessen generelle
Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt
auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für
den Online-Service eingesetzten Hard- und Software
einschließlich solcher der eingesetzten
Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz
vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund,
frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur
Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des
Stimmrechts, Gebrauch zu machen.
*Hinweis auf die Internetseite der Gesellschaft*
Die Informationen nach § 124a AktG zur virtuellen
Hauptversammlung finden sich auf der Internetseite der
Gesellschaft
www.infas-holding.de/hv2020
Die Abstimmungsergebnisse werden nach der virtuellen
Hauptversammlung unter derselben Internetadresse
veröffentlicht.
Bonn, im Juli 2020
*infas Holding Aktiengesellschaft*
_? Der Vorstand ?_
*Datenschutzrechtliche Betroffeneninformation für
Aktionäre*
Die infas Holding Aktiengesellschaft verarbeitet als
verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) personenbezogene
Daten (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse,
Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und
Nummer der Eintrittskarte; gegebenenfalls Name, Vorname
und Anschrift des vom jeweiligen Aktionär benannten
Aktionärsvertreters) auf Grundlage der in Deutschland
geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären
und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im
Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die infas Holding Aktiengesellschaft wird vertreten
durch die Mitglieder ihres Vorstands, Herrn Menno Smid
und Herrn Alexander Mauch. Sie erreichen uns
telefonisch unter 0228 33 60 72 39 oder per E-Mail
unter
info@infas-holding.de
Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den
Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur virtuellen
Hauptversammlung angegeben wurden, übermittelt die
depotführende Bank deren personenbezogene Daten an die
infas Holding Aktiengesellschaft. Die Verarbeitung der
personenbezogenen Daten der Aktionäre und
Aktionärsvertreter erfolgt ausschließlich für die
Abwicklung der Teilnahme an der virtuellen
Hauptversammlung und auch insoweit nur in dem zur
Erreichung dieses Zwecks zwingend erforderlichen
Maß. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art.
6 Abs. 1 lit. (c) DSGVO. Die infas Holding
Aktiengesellschaft speichert diese personenbezogenen
Daten nur so lange, wie dies für den vorgenannten Zweck
erforderlich ist beziehungsweise soweit die
Gesellschaft aufgrund von gesetzlichen Vorgaben
berechtigt beziehungsweise verpflichtet ist,
personenbezogene Daten zu speichern. Für die im
Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung
erfassten Daten beträgt die Speicherdauer
regelmäßig bis zu drei Jahren.
Die Dienstleister der infas Holding Aktiengesellschaft,
welche zum Zwecke der Ausrichtung der virtuellen
Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der
infas Holding Aktiengesellschaft nur solche
personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der
beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und
verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung
der infas Holding Aktiengesellschaft.
Im Übrigen werden die personenbezogenen Daten im
Rahmen der gesetzlichen Vorschriften Aktionären und
Aktionärsvertretern sowie Dritten im Zusammenhang mit
der virtuellen Hauptversammlung zur Verfügung gestellt.
Insbesondere werden Aktionäre und Aktionärsvertreter,
die an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen,
unter Angabe des Namens, des Wohnorts, der Aktienzahl
und der Besitzart in das gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2
AktG aufzustellende Teilnehmerverzeichnis der
virtuellen Hauptversammlung eingetragen. Diese Daten
können von anderen Aktionären und
Hauptversammlungsteilnehmern während der virtuellen
Hauptversammlung und von Aktionären bis zu zwei Jahre
danach gemäß § 129 Abs. 4 AktG eingesehen werden.
Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener
Daten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von
Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie
von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären
wird auf die obigen Erläuterungen verwiesen.
Bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten
können die Aktionäre und Aktionärsvertreter von der
infas Holding Aktiengesellschaft gemäß Art. 15
DSGVO Auskunft über ihre personenbezogenen Daten,
gemäß Art. 16 DSGVO die Berichtigung ihrer
personenbezogenen Daten, gemäß Art. 17 DSGVO die
Löschung ihrer personenbezogenen Daten, gemäß Art.
18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung ihrer
personenbezogenen Daten und gemäß Art. 20 DSGVO
die Übertragung bestimmter personenbezogener Daten
auf sie oder einen von ihnen benannten Dritten (Recht
auf Datenübertragbarkeit) verlangen.
Diese Rechte können die Aktionäre und
Aktionärsvertreter gegenüber der infas Holding
Aktiengesellschaft unentgeltlich über die
E-Mail-Adresse info@infas-holding.de oder über die
folgenden Kontaktdaten geltend machen: infas Holding
Aktiengesellschaft, Friedrich-Wilhelm-Straße 18,
53113 Bonn.
Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertretern
gemäß Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei der
Datenschutzaufsichtsbehörde entweder des
(Bundes-)Landes, in dem sie Ihren Wohnsitz oder
ständigen Aufenthaltsort haben, oder des Bundeslandes
Nordrhein-Westfalen, in dem die infas Holding
Aktiengesellschaft ihren Sitz hat, zu.
2020-07-15 Die DGAP Distributionsservices umfassen gesetzliche
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Sprache: Deutsch
Unternehmen: infas Holding Aktiengesellschaft
Friedrich-Wilhelm-Str. 18
53113 Bonn
Deutschland
Telefon: +49 228 33607239
Fax: +49 2258 310071
E-Mail: a.elske@infas.de
Internet: https://www.infas-holding.de
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