DJ EANS-Hauptversammlung: Österreichische Post AG / Einberufung zur Hauptversammlung gemäß § 107 Abs. 3 AktG
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Information zur Hauptversammlung übermittelt durch euro adhoc mit dem Ziel
einer europaweiten Verbreitung. Für den Inhalt ist der Emittent
verantwortlich.
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17.03.2021
Österreichische Post Aktiengesellschaft
Wien, FN 180219 d
ISIN AT0000APOST4
("Gesellschaft")
Einberufung der
am Donnerstag, den 15. April 2021, um 10:00 Uhr MESZ,
in 1030 Wien
stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung
I. ABHALTUNG ALS VIRTUELLE HAUPTVERSAMMLUNG
1. Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz (COVID-19-GesG) und
Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung (COVID-19-GesV)
Der Vorstand hat zum Schutz der Aktionär*innen und der sonstigen
Teilnehmer*innen beschlossen, von der gesetzlichen Regelung einer virtuellen
Hauptversammlung Gebrauch zu machen.
Die Hauptversammlung der Österreichische Post Aktiengesellschaft am
15. April 2021 wird auf Grundlage von § 1 Abs 2 COVID-19-GesG (BGBl. I Nr. 16/
2020 idF BGBl. I Nr. 156/2020) und der COVID-19-GesV (BGBl. II Nr. 140/2020 idF
BGBl. II Nr. 616/2020) unter Berücksichtigung der Interessen sowohl der
Gesellschaft als auch der Teilnehmer*innen als virtuelle Hauptversammlung
durchgeführt.
Dies bedeutet, dass nach dem Beschluss des Vorstands bei der Hauptversammlung
der Österreichische Post Aktiengesellschaft am 15. April 2021 Aktionär*innen und
ihre Vertreter*innen (mit Ausnahme der besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3
Abs 4 COVID-19-GesV) nicht physisch anwesend sein können.
Die virtuelle Hauptversammlung findet ausschließlich unter physischer
Anwesenheit der Vorsitzenden des Aufsichtsrats, des Vorsitzenden des Vorstands
sowie der weiteren Mitglieder des Vorstands, des beurkundenden öffentlichen
Notars und der vier von der Gesellschaft vorgeschlagenen besonderen
Stimmrechtsvertreter in 1030 Wien statt.
Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung als virtuelle
Hauptversammlung nach Maßgabe der COVID-19-GesV führt zu Modifikationen im
Ablauf der Hauptversammlung sowie in der Ausübung der Rechte der Aktionär*innen.
Die Stimmrechtsausübung, das Recht Beschlussanträge zu stellen und das Recht
Widerspruch zu erheben erfolgen ausschließlich durch einen der von der
Gesellschaft vorgeschlagenen besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Abs 4
COVID-19-GesV.
Das Auskunftsrecht kann in der virtuellen Hauptversammlung von den
Aktionär*innen selbst im Wege der elektronischen Kommunikation ausgeübt werden,
und zwar durch Übermittlung von Fragen in Textform ausschließlich per E-Mail
direkt an die E-Mail-Adresse fragen.post@hauptversammlung.at der Gesellschaft,
sofern die Aktionär*innen rechtzeitig eine Depotbestätigung im Sinne von § 10a
AktG gemäß Punkt IV. übermittelt und einen besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß
Punkt VI. bevollmächtigt haben.
2. Übertragung der Hauptversammlung im Internet
Die Hauptversammlung wird gemäß § 3 Abs 1, 2 und 4COVID-19-GesV iVm § 102 Abs 4
AktG vollständig akustisch und optisch in Echtzeit im Internet übertragen.
Dies ist datenschutzrechtlich zulässig im Hinblick auf die gesetzliche Grundlage
von § 3 Abs 1, 2 und 4 COVID-19-GesV.
Alle Aktionär*innen der Gesellschaft können an der Hauptversammlung am 15. April
2021 ab 10:00 Uhr MESZ unter Verwendung von geeigneten technischen Hilfsmitteln
(z.B. einen Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone sowie einen
Internetanschluss mit ausreichender Bandbreite für das Streaming von Videos)
unter post.at/ir als virtuelle Hauptversammlung teilnehmen. Eine Anmeldung oder
ein Login sind zur Verfolgung der Hauptversammlung nicht erforderlich.
Durch die Übertragung der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft im
Internet haben alle Aktionär*innen die Möglichkeit, durch diese akustische und
optische Einwegverbindung in Echtzeit den Verlauf der Hauptversammlung und
insbesondere die Präsentation des Vorstands, die Beantwortung der Fragen der
Aktionär*innen und das Abstimmungsverfahren zu verfolgen.
Es wird darauf hingewiesen, dass diese Live-Übertragung als virtuelle
Hauptversammlung keine Fernteilnahme (§ 102 Abs 3 Z 2 AktG) und keine
Fernabstimmung (§ 102 Abs 3 Z 3 AktG und § 126 AktG) ermöglicht und die
Übertragung im Internet keine Zweiweg-Verbindung ist. Der*die einzelne
Aktionär*in kann daher nur dem Verlauf der Hauptversammlung folgen.
Ebenso wird darauf hingewiesen, dass die Gesellschaft für den Einsatz von
technischen Kommunikationsmitteln nur insoweit verantwortlich ist, als diese
ihrer Sphäre zuzurechnen sind (§ 2 Abs 6 COVID-19-GesV).
Im Übrigen wird auf die Information über die organisatorischen und technischen
Voraussetzungen für die Teilnahme gemäß § 3 Abs 3 iVm § 2 Abs 4 COVID-19-GesV
("Teilnahmeinformation")hingewiesen.
II. TAGESORDNUNG
1. Vorlage des Jahresabschlusses samt Lagebericht und Corporate Governance-
Bericht, des Konzernabschlusses samt Konzernlagebericht, des Vorschlags für
die Gewinnverwendung und des vom Aufsichtsrat erstatteten Berichts über
das Geschäftsjahr 2020
2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das
Geschäftsjahr 2020
4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für
das Geschäftsjahr 2020
5. Beschlussfassung über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats
6. Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr
2021
7. Beschlussfassung über den Vergütungsbericht
III. UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG; BEREITSTELLUNG VON INFORMATIONEN AUF DER
INTERNETSEITE
Insbesondere die folgenden Unterlagen sind gemäß § 108 Abs 3 und 4 AktG
spätestens ab 25. März 2021 auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite
der Gesellschaft unter post.at/ir zugänglich:
* Information über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die
Teilnahme gemäß § 3 Abs 3 iVm § 2 Abs 4 COVID-19-GesV
("Teilnahmeinformation"),
* Jahresabschluss mit Lagebericht,
* Corporate Governance-Bericht,
* Konzernabschluss mit Konzernlagebericht,
* Vorschlag für die Gewinnverwendung,
* Nichtfinanzieller Bericht,
* Bericht des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2020,
* Geschäftsbericht 2020,
* Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2 bis 7,
* Vergütungsbericht,
* Vollmachtsformular für die besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Abs 4
COVID-19-GesV,
* Formular für den Widerruf einer Vollmacht,
* Frageformular,
* Unterlagen zur Briefwahl (Formular Stimmzettel, Formular Widerruf,
Hinweisblatt),
* vollständiger Text dieser Einberufung.
IV. NACHWEISSTICHTAG UND VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE TEILNAHME AN DER
HAUPTVERSAMMLUNG
Die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur
Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionär*innenrechte, die im Rahmen
dieser virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-
19-GesV geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des
5. April 2021 (24:00 Uhr MESZ) (Nachweisstichtag).
Zur Teilnahme an und zur Ausübung ihrer Aktionär*innenrechte in dieser
virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV
ist nur berechtigt, wer an diesem Nachweisstichtag Aktionär*in ist und dies der
Gesellschaft nachweist.
Für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag ist eine
Depotbestätigung gemäß § 10a AktG vorzulegen, die der Gesellschaft spätestens am
12. April 2021 (24:00 Uhr MESZ) ausschließlich auf einem der folgenden
Kommunikationswege und an folgende Adressen zugehen muss:
(i) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Textform, die die Satzung gemäß
§ 18 Abs 2 genügen lässt
Per Telefax: +43 (0) 1 8900 500 - 75
Per E-Mail anmeldung.post@hauptversammlung.at
(Depotbestätigungen bitte im Format PDF)
(ii) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Schriftform
Per Post oder Boten Österreichische Post Aktiengesellschaft
c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH
8242 St. Lorenzen/Wechsel, Köppel 60
Per SWIFT GIBAATWGGMS
* Message Type MT598 oder MT599,
unbedingt ISIN AT0000APOST4
im Text angeben)
Ohne rechtzeitig bei der Gesellschaft einlangende Depotbestätigung kann die
Bestellung eines besonderen Stimmrechtsvertreters und die Ausübung des
Auskunftsrechts der Aktionär*innen nicht wirksam erfolgen.
Die Aktionär*innen werden gebeten, sich an ihr depotführendes Kreditinstitut zu
wenden und die Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung zu
veranlassen.
Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien
und hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Depotbestätigung gemäß § 10a AktG
Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem
Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat
der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten (§ 10a Abs 2 AktG):
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* Angaben über den*die Aussteller*in: Name/Firma und Anschrift oder eines im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Codes (SWIFT-Code) * Angaben über den*die Aktionär*in: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen * Depotnummer, Wertpapierkontonummer bzw. eine sonstige Bezeichnung * Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des*der Aktionär*in, ISIN AT0000APOST4 (international gebräuchliche Wertpapierkennnummer) * Zeitpunkt oder Zeitraum, auf den sich die Depotbestätigung bezieht Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der Hauptversammlung muss sich auf das Ende des Nachweisstichtages 5. April 2021 (24:00 Uhr MESZ) beziehen. Die Depotbestätigung wird in deutscher Sprache oder englischer Sprache entgegengenommen. V. ABSTIMMUNG PER BRIEF Jede*r Aktionär*in ist berechtigt an der kommenden Hauptversammlung im Wege der Abstimmung per Brief gemäß § 19 der Satzung und § 127 AktG teilzunehmen. Die Stimmabgabe hat schriftlich unter Verwendung des von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Formulars (Stimmzettel) zu erfolgen. Die Unterlagen zur Briefwahl (Formular Stimmzettel, Formular Widerruf, Hinweisblatt, Rückkuvert) werden auf Verlangen zugesandt. Bitte fordern Sie diese bei der Abteilung Investor Relations +43 (0) 57767 - 30400 zu folgenden Zeiten an: Montag - Donnerstag 9 Uhr - 16 Uhr und Freitag 9 Uhr - 13 Uhr. Die Texte der Formulare und das Hinweisblatt sind spätestens am 25. März 2021 auf der Internetseite unter post.at/ir [http://www.post.at/ir] unter dem Menüpunkt "Hauptversammlung" abrufbar. Der*Die Aktionär*in hat auf dem Formular (Stimmzettel) in jedem Fall folgende Angaben zu machen: Angabe des Namens (Firma) und des Wohnorts (Sitz) des*der Aktionär*in, Anzahl der Aktien. Die Stimmabgabe bedarf zu ihrer Gültigkeit der Unterfertigung durch den*die Aktionär*in. Das ausgefüllte und mit Originalunterschrift versehene Formular (Stimmzettel) muss spätestens am 12. April 2021 bei Notar Dr. Rupert Brix an dessen Postfach 19, 8230 Hartberg, als Zustellbevollmächtigten der Österreichische Post Aktiengesellschaft für Zwecke der Briefwahl zugehen. Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass Voraussetzung für die Abstimmung per Brief der Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag ist, d.h., dass der Gesellschaft eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG spätestens am 12. April 2021 unter einer der oben genannten Adressen zugeht. Aktionär*innen, die im Wege der Abstimmung per Brief an der Hauptversammlung teilnehmen wollen, müssen daher für die rechtzeitige Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG im Sinne der obigen Ausführungen Sorge tragen. Die Aktionär*innen werden darauf hingewiesen, dass abgegebene Stimmen per Briefwahl nichtig sind, wenn der Beschluss in der Hauptversammlung mit einem anderen Inhalt gefasst wird als im Formular (Stimmzettel) vorgesehen. Die Gesellschaft wird erforderlichenfalls auf der Internetseite der Gesellschaft unter post.at/ir [http://www.post.at/ir] unter dem Menüpunkt "Hauptversammlung" ein neues Formular (Stimmzettel) zur Verfügung stellen, sollten bis spätestens 25. März 2021 zulässige Anträge von Aktionär*innen zur Ergänzung der Tagesordnung im Sinne von § 109 AktG und/oder bis spätestens 6. April 2021 zulässige Beschlussvorschläge von Aktionär*innen zu den Tagesordnungspunkten im Sinne von § 110 AktG einlangen. Im Falle einer bereits erfolgten Stimmabgabe per Brief kann unter Verwendung des von der Gesellschaft zu diesem Zweck auf ihrer Internetseite zur Verfügung gestellten Formulars (Widerruf) diese Stimmabgabe widerrufen werden. Für die Rechtswirksamkeit des Widerrufs genügt es, wenn der Widerruf Notar Dr. Rupert Brix per Telefax unter +43 (0) 1 512 46 11 - 28 spätestens am 14. April 2021, vor Tagesablauf, zugeht. Ein*e Aktionär*in, der*die an der Abstimmung per Brief teilgenommen hat, kann auf dem Stimmzettel gleichzeitig vorsorglich Widerspruch gegen einen in der Hauptversammlung zu fassenden Beschluss erklären. Erteilt ein*e Aktionär*in einem besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV gemäß den Festlegungen in dieser Einberufung Punkt VI. Vollmacht und hat diese*r Aktionär*in seine*ihre Stimme bereits im Wege der Abstimmung per Brief abgegeben, kann der besondere Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht und das Recht Widerspruch zu erheben nur dann in der Hauptversammlung ausüben, wenn der*die Aktionär*in rechtzeitig, d.h. spätestens am 14. April 2021, wie oben näher beschrieben, seine Stimmabgabe widerrufen hat. Andernfalls kann der besondere Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV in der virtuellen Hauptversammlung ausschließlich Beschlussanträge stellen. Ausdrücklich wird jedoch darauf hingewiesen, dass das Auskunftsrecht gemäß § 118 AktG während der Hauptversammlung von den Aktionär*innen auch dann selbst durch Übermittlung von Fragen per E-Mail direkt an die Gesellschaft ausüben kann, wenn der*die Aktionär*in seine*ihre Stimme bereits im Wege der Abstimmung per Brief abgegeben hat. VI. BEVOLLMÄCHTIGUNG EINES BESONDEREN STIMMRECHTS-VERTRETERS UND DAS DABEI EINZUHALTENDE VERFAHREN Jede*r Aktionär*in, der*die zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV berechtigt ist und dies der Gesellschaft gemäß den Festlegungen in dieser Einberufung Punkt IV. nachgewiesen hat, hat das Recht einen besonderen Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines Widerspruchs in dieser virtuellen Hauptversammlung der Österreichische Post Aktiengesellschaft am 15. April 2021 können gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV nur durch einen der besonderen Stimmrechtsvertreter erfolgen. Als besondere Stimmrechtsvertreter werden die folgenden Personen, die geeignet und von der Gesellschaft unabhängig sind, vorgeschlagen: (i) Rechtsanwalt Mag. Ewald Oberhammer, LL.M. c/o Oberhammer Rechtsanwälte GmbH 1010 Wien, Karlsplatz 3/1 oberhammer.post@hauptversammlung.at (ii) Rechtsanwalt Dr. Wolfgang Renner, LL.M. c/o Renner Wildner Bauer Rechtsanwälte 1010 Wien, Gonzagagasse 11 renner.post@hauptversammlung.at (iii) Dr. Michael Knap c/o Interessenverband für Anleger, IVA 1130 Wien, Feldmühlgasse 22 knap.post@hauptversammlung.at (iv) MMag. Thomas Niss, MBA c/o Coown Technologies GmbH, Own360 1040 Wien, Gußhausstraße 3/2 niss.post@hauptversammlung.at Jede*r Aktionär*in kann eine der vier oben genannten Personen als seinen*ihren besonderen Stimmrechtsvertreter auswählen und dieser Person eine Vollmacht erteilen. Für die Vollmachtserteilung an die besonderen Stimmrechtsvertreter ist auf der Internetseite der Gesellschaft unterpost.at/ir ein eigenes Vollmachtsformular abrufbar. Es wird gebeten ausdrücklich dieses Vollmachtsformular zu verwenden. Für die Vollmachtserteilung, die dazu vorgesehenen Übermittlungsmöglichkeiten und Fristen sind die in der Teilnahmeinformation enthaltenen Regelungen zu beachten. Eine persönliche Übergabe der Vollmacht am Versammlungsort ist ausdrücklich ausgeschlossen. VII. HINWEISE AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄR*INNEN GEM §§ 109, 110, 118 UND 119 AKTG 1. Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionär*innen nach § 109 AktG Aktionär*innen, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals erreichen und die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber*innen dieser Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Schriftform per Post oder Boten*Botin spätestens am 25. März 2021 (24:00 Uhr MESZ) der Gesellschaft ausschließlich an die Adresse Österreichische Post Aktiengesellschaft, z.H. Investor Relations, 1030 Wien, Rochusplatz 1, oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail- Adresse investor@post.at oder per SWIFT an die Adresse GIBAATWGGMS zugeht. "Schriftlich" bedeutet eigenhändige Unterfertigung oder firmenmäßige Zeichnung durch jede*n Antragsteller*in oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter elektronischer Signatur oder bei Übermittlung per SWIFT mit Message Type MT598 oder Type MT599, wobei unbedingt ISIN AT0000APOST4 im Text anzugeben ist. Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Der Tagesordnungspunkt und der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, muss jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG nachzuweisen, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionär*innen seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber*innen der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Bei mehreren Aktionär*innen, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von 5% des Grundkapitals erreichen, müssen sich die Depotbestätigungen für alle Aktionär*innen auf denselben
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DJ EANS-Hauptversammlung: Österreichische Post AG / -3-
Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt IV.) verwiesen. 2. Beschlussvorschläge von Aktionär*innen zur Tagesordnung nach § 110 AktG Aktionär*innen, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform Vorschläge zur Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionär*innen, der anzuschließenden Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am 6. April 2021 (24:00 Uhr MESZ) der Gesellschaft entweder per Telefax an+43 (0) 1 400220906 oder Österreichische Post Aktiengesellschaft, z.H. Investor Relations, 1030 Wien, Rochusplatz 1, oder per E-Mail an investor@post.at, wobei das Verlangen in Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG, beispielsweise als PDF, dem E-Mail anzuschließen ist, zugeht. Sofern für Erklärungen die Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG vorgeschrieben ist, muss die Erklärung in einer Urkunde oder auf eine andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben, die Person des*der Erklärende*n genannt und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders erkennbar gemacht werden. Der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, muss jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Bei mehreren Aktionär*innen, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von 1% des Grundkapitals erreichen, müssen sich die Depotbestätigungen für alle Aktionär*innen auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt IV.) verwiesen. 3. Auskunftsrecht der Aktionär*innen nach § 118 AktG Jedem*Jeder Aktionär*in ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunktes erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre Erteilung strafbar wäre. Voraussetzung für die Ausübung des Auskunftsrechts der Aktionär*innen ist der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme (Punkt IV. der Einberufung) und die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an den besonderen Stimmrechtsvertreter (Punkt VI. der Einberufung). Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass das Auskunftsrecht und das Rederecht während dieser virtuellen Hauptversammlung von den Aktionär*innen selbst im Wege der elektronischen Post ausschließlich durch Übermittlung von Fragen bzw. des Redebeitrags per E-Mail direkt an die Gesellschaft ausschließlich an die E-Mail- Adresse fragen.post@hauptversammlung.at ausgeübt werden kann. Die Aktionär*innen werden gebeten, alle Fragen bereits im Vorfeld in Textform per E-Mail an die Adresse fragen.post@hauptversammlung.at zu übermitteln, und zwar so rechtzeitig, dass diese spätestens am 3. Werktag vor der Hauptversammlung, das ist der 12. April 2021, bei der Gesellschaft einlangen. Dies dient der Wahrung der Sitzungsökonomie im Interesse aller Teilnehmer*innen an der Hauptversammlung, insbesondere für Fragen, die einer längeren Vorbereitungszeit bedürfen. Damit ermöglichen Sie dem Vorstand eine möglichst genaue Vorbereitung und rasche Beantwortung der von Ihnen gestellten Fragen. Bitte bedienen Sie sich des Frageformulars, welches spätestens am 25. März 2021 auf der Internetseite der Gesellschaft unter post.at/ir abrufbar ist. Wenn dieses Frageformular nicht verwendet wird, muss die Person (Name/Firma, Geburtsdatum/Firmenbuchnummer des*der Aktionär*in) im entsprechenden E-Mail genannt werden. Um die Gesellschaft in die Lage zu versetzen, die Identität und Übereinstimmung mit der Depotbestätigung festzustellen, bitten wir Sie, in diesem Fall auch Ihre Depotnummer in dem E-Mail anzugeben. Bitte beachten Sie, dass dafür während der Hauptversammlung von der Vorsitzenden des Aufsichtsrats angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden können. Genauere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Auskunftsrechts der Aktionär*innen gemäß § 118 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt. 4. Anträge von Aktionär*innen in der Hauptversammlung nach § 119 AktG Jede*r Aktionär*in ist - unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz - berechtigt, in der Hauptversammlung durch seinen*ihren besonderen Stimmrechtsvertreter zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen. Der Zeitpunkt, bis zu den Weisungen zur Antragsstellung an den besonderen Stimmrechtsvertreter möglich sind, wird im Laufe der virtuellen Hauptversammlung von der Vorsitzenden festgelegt. Voraussetzung hierfür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung im Sinne dieser Einberufung und die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an den besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß Punkt VI. dieser Einberufung. Genauere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Antragsrechts der Aktionär*innen gemäß § 119 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt. 5. Information für Aktionär*innen zur Datenverarbeitung Die Österreichische Post Aktiengesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionär*innen (insbesondere jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des*der Aktionär*in, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des*der Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes, um den Aktionär*innen die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionär*innen ist für die Teilnahme von Aktionär*innen und deren Vertreter*innen an der Hauptversammlung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Artikel 6 (1) c) DSGVO. Für die Verarbeitung ist die Österreichische Post Aktiengesellschaft die verantwortliche Stelle. Die Österreichische Post Aktiengesellschaft bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notar*innen, Rechtsanwält*innen, Banken und IT-Dienstleister*innen. Diese erhalten von der Österreichische Post Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Österreichische Post Aktiengesellschaft. Soweit rechtlich notwendig, hat die Österreichische Post Aktiengesellschaft mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen. Nimmt ein*e Aktionär*in an der Hauptversammlung teil, können alle anwesenden Aktionär*innen bzw. deren Vertreter, die Vorstands- und Aufsichtsrats- mitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Österreichische Post Aktiengesellschaft ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionär*innendaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 AktG). Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der Internetseite der Österreichische Post Aktiengesellschaft unter post.at zu finden. VIII. WEITERE ANGABEN UND HINWEISE Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte Zum Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 337.763.190,00 und ist zerlegt in 67.552.638 auf Inhaber*innen lautende Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme in der virtuellen Hauptversammlung. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt demzufolge zum Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung 67.552.638 Stimmrechte. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der virtuellen Einberufung der Hauptversammlung weder unmittelbar noch mittelbar eigene Aktien. Es bestehen nicht mehrere Aktiengattungen. Keine physische Anwesenheit Wir weisen nochmals ausdrücklich darauf hin, dass bei der kommenden Hauptversammlung weder Aktionär*innen noch Gäste zum Veranstaltungsort der Hauptversammlung kommen können. Wien, im März 2021 Der Vorstand
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