- Exclaimer prägt den Begriff "E-Mail-Integrität" das Bindeglied komplexer Kommunikationssysteme über Teams und Länder hinweg
Trotz der zunehmenden Nutzung von Instant Messaging, Collaboration-Tools und KI-Assistenten gibt fast die Hälfte der IT-Führungskräfte weltweit (48 %) an, dass der Großteil ihrer internen und externen Kommunikation weiterhin über direkte E-Mails erfolgt mehr als über jeden anderen Kanal. Das zeigt eine neue Untersuchung von Exclaimer. Demnach nutzen Unternehmen E-Mails nicht aus Gewohnheit, sondern um in immer fragmentierteren digitalen Arbeitsumgebungen Klarheit und Kontrolle zurückzugewinnen.
Die Ergebnisse des State of Business Email 2025-Berichts von Exclaimer basierend auf den Antworten von über 4.000 IT-Verantwortlichen aus den USA, dem Vereinigten Königreich, Deutschland und Australien verdeutlichen eine zunehmende Herausforderung: Kommunikationssysteme werden umfangreicher, aber auch stärker isoliert. Die meisten Tools bedienen spezifische Teams oder Aufgaben, nicht das Unternehmen als Ganzes. E-Mail bildet hier eine Ausnahme sie wird dort genutzt, wo Kommunikation strukturiert, nachvollziehbar und funktionsübergreifend geteilt werden muss.
Die Nutzung ist besonders hoch in komplexen, regulierten Umgebungen, in denen Nachvollziehbarkeit und Verantwortlichkeit essenziell sind. In Großunternehmen mit über 5.000 Beschäftigten geben knapp die Hälfte der Befragten (49 %) an, täglich mehr als 16 E-Mails zu versenden ein klares Zeichen für die zentrale Rolle von E-Mails im operativen Geschäft.
Exclaimer bezeichnet diesen Fokus als "E-Mail-Integrität": Die Idee, dass E-Mail bei richtiger Verwaltung als verbindende Schicht zwischen Tools, Teams und Regionen fungiert. Angesichts zunehmender KI-Inhalte und wachsender Echtzeit-Kommunikation wird E-Mail-Integrität für IT-Abteilungen zu einer Priorität um sicherzustellen, dass alles, was geschrieben, gesendet und gespeichert wird, den Anforderungen moderner Unternehmen gerecht wird.
Die Untersuchung zeigt drei zentrale Trends, die die Zukunft der Unternehmenskommunikation prägen:
1. Kommunikationssysteme wachsen aber nur wenige Tools sind unternehmensweit etabliert
Der digitale Arbeitsplatz umfasst heute eine größere Vielfalt an Tools als je zuvor. Von Instant Messaging bis KI jede Plattform bringt Geschwindigkeit, Flexibilität und spezialisierten Nutzen, aber auch mehr Komplexität. 89 der befragten IT-Führungskräfte sehen Videokonferenzen als zentral für ihre digitalen Abläufe, 86 nennen Tools wie Asana, Notion oder monday.com.
Diese Werkzeuge sind für die tägliche Arbeit wichtig, aber das bedeutet nicht, dass sie flächendeckend genutzt werden. Ihre Einführung hängt oft von Unternehmensgröße, Branche und digitalem Reifegrad ab was für IT-Teams neue Herausforderungen bei der Koordination schafft. Viele Organisationen setzen daher weiterhin auf etablierte Kanäle wie E-Mail, um Lücken zu schließen und skalierbare Kommunikation sicherzustellen.
2. Kritische Kommunikation landet weiterhin im Posteingang
E-Mails bleiben das Mittel der Wahl, wenn Nachrichten dokumentiert, geteilt und nachvollzogen werden müssen. 49 der Befragten nutzen E-Mail für IT- und Sicherheitswarnungen, 36 für interne Zusammenarbeit und 34 für Kundenkommunikation. Hier sind Klarheit, Konsistenz und Verbindlichkeit entscheidend Aspekte, bei denen Chat-Tools oft nicht ausreichen.
Dieses Muster zeigt sich auch auf Abteilungsebene: Am stärksten nutzen IT-Teams E-Mails (56 %), gefolgt von HR und interner Kommunikation (37 %), Customer Success (31 %) und Finanzen (31 %). Diese Bereiche sind am stärksten mit operativen Risiken, regulatorischem Druck und reputationsbezogenen Anforderungen konfrontiert hier ist Nachvollziehbarkeit unerlässlich, und "Inbox Integrity" wird zur Notwendigkeit.
3. Instant Messaging nimmt zu ersetzt E-Mail aber nicht
Instant Messaging ist aus der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken: 89 der IT-Führungskräfte sagen, es sei für ihre digitalen Prozesse genauso wichtig wie E-Mail.
Doch der Nutzungszweck variiert. Mit zunehmender Tool-Vielfalt steigt auch das Bedürfnis nach klarer Abgrenzung. E-Mail wird genutzt, wenn Inhalte gesehen, gespeichert oder weitergeleitet werden müssen. IM ist für schnelle, unmittelbare Kommunikation gedacht.
Es geht nicht darum, jedem Tool im Stack eine gleichwertige Rolle zuzuweisen. Die Priorität liegt darauf, dass jede Plattform ihren Zweck sicher, konsistent und ohne Dopplung erfüllt.
"Noch nie hatten wir so viele Möglichkeiten zur Zusammenarbeit aber E-Mail bleibt das Rückgrat der geschäftlichen Kommunikation", sagt Vicky Wills, Chief Technology Officer bei Exclaimer. "Mit neuen Tools wächst auch die Verantwortung, sie strategisch einzusetzen. Nur so schaffen wir Kommunikationsumgebungen, die klar, vernetzt und zukunftsfähig sind."
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Methodik:
Dieser Bericht basiert auf einer unabhängigen Erhebung, die Exclaimer in Zusammenarbeit mit Censuswide durchgeführt hat, um zu analysieren, wie IT-Führungskräfte die Entwicklung der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation steuern. Grundlage war eine quantitative Online-Befragung, ergänzt durch qualitative Einordnungen interner Fachexperten.
Die Erhebung fand vom 4. bis 16. April 2025 statt. Insgesamt wurden 4.009 IT-Fachleute aus dem Vereinigten Königreich (1.003), den USA (1.000), Deutschland (1.006) und Australien (1.000) befragt. Die Auswahl der Teilnehmenden erfolgte über ein nicht-probabilistisches Verfahren und richtete sich an Personen, die aktiv an der Verwaltung von E-Mail-Systemen, Kommunikationsrichtlinien oder Sicherheits- und Compliance-Infrastrukturen beteiligt sind.
Über Exclaimer:
Exclaimer ist der führende Anbieter für Lösungen zum Management von E-Mail-Signaturen für Microsoft- und Google-Dienste. Die skalierbare, cloudbasierte Plattform ermöglicht es Unternehmen, E-Mail-Signaturen zentral zu verwalten und zu automatisieren für mehr Compliance, Effizienz und Markenkonsistenz. Entwickelt für IT-Teams, vereinfacht Exclaimer die Administration, reduziert Sicherheitsrisiken und bietet volle Kontrolle über die geschäftliche E-Mail-Kommunikation.
Exclaimer verarbeitet jährlich 20 Milliarden E-Mail-Signaturen für 9 Millionen E-Mail-Konten in über 70.000 Organisationen. Zu den Kunden zählen unter anderem Sony, Mattel, Bank of America, NBC, die Regierung von Kanada, die BBC und die Academy Awards.
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