Ein feste Schreibtisch verliert an Bedeutung: Desk-Sharing spart nicht nur Kosten, sondern eröffnet neue Freiheiten - und macht das Büro zum Ort für Begegnung, Zusammenarbeit und kreative Ideen.
Der radikale Bruch kam mit der Pandemie: Über Nacht mussten Unternehmen ihre Mitarbeitenden ins Homeoffice schicken - und erkannten, dass die Produktivität nicht litt, sondern oft stieg. "Ein Zurück zum Status quo mit fünf Tagen die Woche im Büro wird es nicht geben", sagt Markus Merkle von Flexopus, einem Anbieter für Desk-Sharing-Software. Merkle sieht im Abschied vom festen Schreibtisch weniger eine Sparmaßnahme als einen kulturellen Wendepunkt.
Wann haben Sie zum ersten Mal gespürt, dass klassische Bürostrukturen für viele Unternehmen an ihre Grenzen stoßen?
Der große Wendepunkt war das Jahr 2020. Die Corona Pandemie mit Lockdowns erforderte von vielen Unternehmen ein Umdenken. Davor war Homeoffice in den allermeisten Unternehmen verpönt. Doch jetzt wurden die Unternehmen über Nacht gezwungen, die Mitarbeitenden auch von zu Hause arbeiten zu lassen, damit der Betrieb nicht ganz stillsteht. Und siehe da: Die Produktivität der ArbeitnehmerInnen hat im Homeoffice nicht gelitten - im Gegenteil. Einige Zeit später war klar: Ein Zurück zum Status-quo mit fünf Tage die Woche im Büro wird es nicht geben.
Die Pandemie hat somit hybride Arbeitsmodelle "salonfähig" gemacht. Seitdem arbeiten Unternehmen daran, ihre alten Büromodelle mit "ein Mitarbeitender = ein Schreibtisch" sowie klassische Zweier- oder Vierer-Büros zu überarbeiten. Es geht darum, die neue Realität anzunehmen und proaktiv neue Bürostrukturen zu schaffen, die hybrides, kreatives und kollaboratives Zusammenarbeiten ermöglichen.
Was passiert mit einem Unternehmen, wenn plötzlich schwarz auf weiß erkennbar ist, wie leer die Flächen wirklich sind?
Laut aktuellen Studien verbringt ein Mitarbeitender in Deutschland im Schnitt nur noch die Hälfte der Woche im Büro. Unternehmen in Deutschland bieten durchschnittlich 1,5 Tage Remotearbeit, hinzu kommen rechnerisch 0,6 Tage Urlaub, 0,3 Krankheitstage sowie 0,1 Tage Geschäftsreisen pro Woche (Schätzung). Das macht summa summarum 2,5 Tage Abwesenheit, und damit nur noch 2,5 Tage Präsenz. Die Frage, ob jeder Mitarbeitende noch einen festen persönlichen Arbeitsplatz benötigt, ist rein rhetorische. Denn das macht weder ressourcentechnisch noch ökonomisch Sinn.
Bei manchen Unternehmen hat es etwas gedauert, aber immer mehr Unternehmen hinterfragen kritisch, ob sie ihre Büroräumlichkeiten und Ressourcen noch sinnvoll einsetzen. Eine Maßnahme ist die sogenannte "Verdichtung". Dabei wird mit Hilfe von Desk-Sharing 20-50% der Flächen eingespart, Es geht aber nicht nur um Effizienzaspekte und satte Kostenersparnis. Es geht auch um die Chance, Flächen neu zu denken.
Desk Sharing klingt oft nach einer reinen Kostenmaßnahme. Wo beginnt für Sie der kulturelle Aspekt, der weit über Quadratmeter und Mieten hinausgeht?
Ein Büro sollte nicht nur als reine Kostenstelle, sondern als Ort der Begegnung, des Austausches und Kreativität gedacht werden und Anreize bieten, freiwillig aus den eignen vier Wänden ins Büro zu kommen. Kulturell beginnt Desk Sharing dort, wo Flexibilität als gemeinsamer Wert von New Work verstanden wird. Es geht nicht darum, Tische wegzunehmen, sondern Freiheit zu geben: Mitarbeitende entscheiden, wie und wo sie am produktivsten arbeiten. Wenn jeder Mitarbeitende mitzieht und eigenverantwortlich die Arbeitswoche plant, ist Desk Sharing positiv kulturverändernd.
Welche Branchen oder Unternehmensgrößen sind beim Schritt zu mehr Flexibilität mutiger - und wo überwiegt noch Skepsis?
Tech-Unternehmen und Start-ups sind traditionell schneller und mutiger, weil sie ohnehin projektorientiert bzw. agil arbeiten und Kulturthemen eher auf der Agenda stehen als bei traditionellen Unternehmen. Skeptischer sind häufig Mittelständler, die mehr Wert auf Büropräsenz legen, um weiter alle im Blick zu haben. Ebenso schwer tun sich Großunternehmen, die oft in ihren Prozessen gefangen sind und zu unflexibel, um individuelle Lösungen zu finden. Am Ende werden aber insbesondere der Mittelstand und die großen Konzerne auf mehr Flexibilität einlassen müssen, wenn sie am Arbeitsmarkt weiterhin als attraktive Arbeitgeber wahrgenommen werden wollen.
Sicher jubelt nicht jeder Mitarbeitende, wenn der eigene Schreibtisch verschwindet. Wie lässt sich die Balance finden zwischen persönlicher Sicherheit und kollektiver Flexibilität?
Entscheidend ist Transparenz: Mitarbeitende müssen verstehen, warum Desk Sharing eingeführt wird und welchen Nutzen es für sie selbst hat. Und ganz ehrlich: Wer die Möglichkeit bekommt, regelmäßig remote zu arbeiten, sollte im Gegenzug auch bereit sein auf festgefahrene Privilegien wie das eines festen Arbeitsplatzes - zu verzichten. Es braucht allerdings smarte Planungtools. Ich möchte ungern 45 Minuten ins Büro fahren, um dann festzustellen, dass kein Arbeitsplatz frei ist. Eine Desk-Sharing Software wie Flexopus hilft Mitarbeitenden Planungssicherheit zu geben und Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze im Handumdrehen einfach buchen kann. Natürlich mit den höchsten Datenschutzstandards und individuellen Einstellungsmöglichkeiten für Privatsphäre.
Können Sie den Lesern praktische Einblicke geben, wie ein typischer Arbeitstag mit Flexopus tatsächlich einfacher wird?
Wer heute, morgen oder nächste Woche ins Büro möchte, öffnet einfach die Flexopus-App, sieht sofort die verfügbaren freien Arbeitsplätze und bucht mit nur wenigen Klicks. Gleichzeitig sehen die Nutzer, welche KollegInnen vor Ort sind und wo sie sitzen - perfekt für den persönlichen Austausch vor Ort. Am Arbeitsplatz angekommen, checkt man sich bequem per QR-Code am Tisch ein.
Ein spontanes Meeting? Einfach zu einen freien Raum gehen und direkt über das Display vor Ort ad-hoc den Besprechungsraum buchen. Für Teams können eigene Projektzonen eingerichtet werden, und Ressourcen priorisiert gebucht werden. Besucher können ebenso über Flexopus eingeladen werden. Und in manchen Unternehmen können mit Flexopus sogar "Hundekörbchen" reserviert werden. So wird der Büroalltag nicht nur übersichtlicher, sondern auch deutlich planbarer. Die zeitraubende Suche nach freien Plätzen oder Räumen entfällt.
Blicken wir nach vorn: Wenn wir uns das Büro im Jahr 2030 vorstellen - welche Rolle spielt dann Flexopus, und was glauben Sie, wird das Symbol moderner Arbeit überhaupt noch der Schreibtisch sein?
Im Jahr 2030 wird das Büro nicht verschwunden sein, aber es wird sicherlich anders genutzt werden. Das Büro der Zukunft wird vermutlicher noch stärker zum sozialen Hub und kreativen Ort. Der klassische Schreibtisch wird an Bedeutung verlieren, dafür werden flexible Projektarbeitsräume - sowohl mit Austausch- als auch mit Rückzugsmöglichkeiten mehr Relevanz bekommen. Es wird mehr um ein bewusstes Miteinander im Büro gehen, um gemeinsam an Aufgaben und Projekten kollaborativ zu arbeiten. Flexopus wird dann die Workplace Management Plattform sein, die all das nahtlos im Hintergrund organisiert, damit sich Menschen auf das konzentrieren können, was zählt: gute Arbeit und noch bessere Zusammenarbeit.
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