Jessica Kutzowitz von der Bücker GmbH erklärt, warum Firmen beim Softwareeinsatz oft zu viel zahlen - und wie kluges Lizenzmanagement bares Geld spart.
Während Serverkapazitäten und Software-Abos wie selbstverständlich verlängert werden, bleibt oft verborgen, wie viel Geld schlicht verpufft. "Unter Lizenz-Waste sind einfach ungenutzte oder falsche Softwarelizenzen - also klassisch eine Überlizenzierung und damit Geld, das Unternehmen unnötig ausgeben", warnt Jessica Kutzowitz, Geschäftsführerin von Bücker GmbH. Das Unternehmen aus Neuss begleitet seit Jahren Firmen bei Lizenzprüfungen. Jessica Kutzowitz geht es um die Blindstellen im Umgang mit Abomodellen, absurde Fehlkalkulationen - und die Frage, wann Kostenkontrolle zum Wettbewerbsvorteil wird.
Was verbirgt sich hinter dem Begriff Lizenz-Waste - und weshalb trifft er so viele Unternehmen?
Unter Lizenz-Waste sind einfach ungenutzte oder falsche Softwarelizenzen - also klassisch eine Überlizenzierung und damit Geld, das Unternehmen unnötig ausgeben. Wir sehen das fast überall, weil sich Lizenzmodelle und tatsächlicher Bedarf ständig ändern. Oft wird jedoch einfach verlängert, was im Vorjahr schon da war. Während Kauflizenzen noch überschaubar waren, sind die neuen Subscription-Modelle für viele deutlich intransparenter - und genau dort entsteht besonders viel Lizenz-Waste.
Viele Firmen scheinen Softwarelizenzen eher als lästiges Muss zu betrachten, statt als aktiv zu steuernde Ressource. Woher kommt diese Haltung - und was macht sie so gefährlich?
Früher waren Lizenzen ein kleinerer Ausgabeposten, und man hat sich vielleicht einmal im Jahr damit beschäftigt. Heute treiben die Digitalisierung und massive Preissteigerungen der US-Konzerne die Kosten signifikant nach oben - eine importierte Inflation. Besonders bei Subscriptions fehlt die Flexibilität der alten Kauflizenzen: In der aktuellen Rezession kann man nicht einfach ein paar Jahre aussetzen, um Ausgaben zu sparen - denn dann endet sofort die Nutzungsberechtigung.
Können Sie uns ein Beispiel aus Ihrer Beratungspraxis schildern, wo Unternehmen jahrelang stillschweigend zu viel gezahlt haben, ohne es überhaupt zu merken?
Ein Beispiel? Lach! Da könnte ich Ihnen hunderte nennen. Ein Kunde hatte Domino im Einsatz mit über 2.000 Lizenzen aus der alten IBM-Lizenzierung. Nach der Lizenzumstellung 2024 durch HCL Software zeigte ein Audit, dass tatsächlich nur noch rund 150 Lizenzen benötigt wurden - die zwar teuer sind, aber im Vergleich zu 2.000 Verlängerungen ein enormer Unterschied. Ursache war ein Teilverkauf des Unternehmens, der jahrelang nicht in der Lizenzlandschaft nachgezogen wurde. In Micosoft Azure sehen wir außerdem häufig Ressourcen, die irgendwann mal gebucht wurden, keiner mehr weiß, wofür - aber sie laufen weiter und verursachen Kosten, weil niemand prüft, ob sie überhaupt noch gebraucht werden.
Welche typischen Irrtümer oder Denkfehler begegnen Ihnen, wenn Geschäftsführer über ihre Lizenzsituation sprechen?
Ein typischer Irrtum ist, Lizenzen wie Strom oder Wasser zu betrachten: man bezahlt einfach die Rechnung und denkt, damit sei alles erledigt. In Wahrheit sind Lizenzen ein hochkomplexes Feld, in dem die Anbieter ständig die Regeln ändern. Viele Geschäftsführer vertrauen hier blind ihrer IT-Abteilung und gehen davon aus, dass alles wirklich gebraucht wird. Dabei wäre ein internes Kontrollsystem deutlich günstiger, als Jahr für Jahr den Lizenz-Waste zu bezahlen.
Gerade in Branchen mit hochspezialisierten Tools - etwa im Maschinenbau oder in der Medizintechnik - häufen sich die Kosten. Wo sehen Sie dort die größten Hebel, um ungenutzte Ausgaben einzusparen?
Neben den klassischen Commodities sehen wir in diesen Branchen gerade bei komplexen Anbeitern wie IBM den Überlizenzierungstrend. Der Fachspezialist möchte dann oft das umfangreichste Tool, obwohl er die entscheidende Funktion vielleicht nur alle paar Jahre benötigt. Ein gutes Beispiel ist IBM SPSS mit seinen vielen Editions und Modulen: gekauft wird gerne das Komplettpaket. Die Wahrheit ist: Nicht jeder Ingenieur braucht gleich das teuerste Premium-Paket - manche Spezialanalysen lassen sich im Zweifel auch extern einkaufen. So lassen sich enorme Lizenzkosten vermeiden.
Abschließend gefragt: Wo sehen Sie die Zukunft des Lizenzmanagements - wird es künftig eher ein nüchternes Controlling-Thema bleiben oder entwickelt es sich zu einem echten Wettbewerbsvorteil für Unternehmen, die hier strategisch handeln?
Das hängt stark vom Unternehmen und seinem Digitalisierungsgrad ab - und da ist Deutschland international noch im Rückstand. Je moderner und digitaler die Unternehmen werden, desto wichtiger wird die IT und damit auch die Kostenkontrolle. Für den Bäcker mit fünf Office-Lizenzen spielt das kaum eine Rolle, aber für den Mittelstand im internationalen Wettbewerb kann professionelles Lizenzmanagement zu einem echten strategischen Asset werden. Wenn man als Unternehmen in der digitalen Welt angekommen ist, dann sollte man definitiv ein strategisches, kontinuierliches Lizenzmanagement betreiben.
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