DJ PTA-HV: Epigenomics AG: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Hauptversammlung gemäß -- 121 Abs. 4a AktG
Epigenomics AG: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Heidelberg (pta000/16.07.2025/15:25 UTC+2)
Epigenomics AG, Berlin
Wertpapier-Kenn-Nr.: A37FT4 / ISIN: DE000A37FT41
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der am
Mittwoch, 27. August 2025, um 10.30 Uhr (MESZ)
in den Räumlichkeiten der
Kanzlei HEUKING, Goetheplatz 5-7, 60313 Frankfurt,
stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung der Epigenomics AG
ein.
I. Tagesordnung
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Epigenomics AG für das Geschäftsjahr 2024, des
Lageberichts der Epigenomics AG für das Geschäftsjahr 2024 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das
Geschäftsjahr 2024
Die vorstehend genannten Unterlagen sind im Internet unter
https://www.epigenomics.com/de/news-investoren/finanzberichte/
1.
veröffentlicht und werden den Aktionären auf Anfrage zugesandt. Die Unterlagen werden unter der
angegebenen Adresse auch während der Hauptversammlung zugänglich sein, während der Hauptversammlung zur
Einsicht ausliegen und dort vom Vorstand und, soweit es um den Bericht des Aufsichtsrats geht, vom
Aufsichtsratsvorsitzenden auch näher erläutert werden.
Der geprüfte Jahresabschluss wurde durch den Aufsichtsrat gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit
festgestellt. Ein Beschluss der Hauptversammlung ist somit gemäß -- 172 AktG nicht vorgesehen.
Vorlage und Erörterung des Vergütungsberichtes für das Geschäftsjahr 2024
Vorstand und Aufsichtsrat haben gemäß -- 162 AktG einen Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2024
erstellt. Der Vergütungsbericht wurde im Rahmen der Abschlussprüfung vom Abschlussprüfer geprüft.
Vergütungsbericht und Prüfvermerk sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter
2. https://www.epigenomics.com/de/news-investoren/corporate-governance/verguetung/
veröffentlicht.
Eine Beschlussfassung über den Vergütungsbericht ist gem. -- 120a Abs. 5 AktG nicht erforderlich.
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024
Entlastung zu erteilen.
3.
Mitglieder des Aufsichtsrates waren im Geschäftsjahr 2024 Frau Dr. Helge Lubenow, Herr Alexander Link und
Herr Jochen Hummel.
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2024
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2024 amtierenden Mitgliedern des Vorstands
für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
4.
Mitglieder des Vorstands waren im Geschäftsjahr 2024 Herr Jens Ravens (bis 30. April 2024) und Herr
Hansjörg Plaggemars (ab 1. Februar 2024).
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2025
Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Nexia GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
5. Steuerberatungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer des Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr
2025 und des Konzernabschlusses für das Geschäftsjahr 2025 zu wählen, sofern die Aufstellung eines
Konzernabschlusses nach den gesetzlichen Vorschriften erforderlich sein sollte. Dieser wird auch die
prüferische Durchsicht unterjähriger Finanzberichte vornehmen, sofern diese erfolgen sollte.
Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystems für die Mitglieder des Vorstands
Nach -- 120a Abs. 1 Satz 1 AktG hat die Hauptversammlung bei jeder wesentlichen Änderung, mindestens aber
alle vier Jahre, über die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems für die
Vorstandsmitglieder zu beschließen.
Der Aufsichtsrat hat am 10. Juli 2025 ein neues Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder beschlossen,
das den veränderten Rahmenbedingungen der Gesellschaft Rechnung trägt. Das geänderte Vergütungssystem für
die Vorstandsmitglieder ist gemäß -- 124a Satz 1 Nr. 4 AktG über die Internetseite der Gesellschaft unter
6.
https://www.epigenomics.com/de/news-investoren/corporate-governance/verguetung/
zugänglich.
Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:
Die Hauptversammlung billigt gemäß -- 120a Abs. 1 Satz 1 AktG das vom Aufsichtsrat vorgelegte vorstehend
in Bezug genommene Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder.
Beschlussfassung über die Verlegung des Sitzes der Gesellschaft
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
"Der Sitz der Gesellschaft wird von Berlin nach Heidelberg verlegt. -- 1 Abs. 2 der Satzung wird
7. entsprechend geändert und erhält folgende neue Fassung:
(2) Die Gesellschaft hat ihren Sitz in Heidelberg.
(2) The company has its registered seat in Heidelberg."
II. Weitere Angaben und Hinweise
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt zum Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung EUR
1. 876.949,00. Es ist eingeteilt in 876.949 auf den Namen lautende Stückaktien der Gesellschaft. Gemäß -- 18
Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft gewährt jede Stückaktie grundsätzlich eine Stimme in der
Hauptversammlung. Die Gesamtzahl der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung
beträgt daher 876.949. Die Gesellschaft hält keine eigenen Aktien.
2. Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung die Ausübung des Stimmrechts für Aktionäre
Die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung der Stimmrechte setzen die Anmeldung der Aktionäre
bei der Gesellschaft voraus. Die Anmeldung muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein und
der Gesellschaft in Textform (-- 126b BGB) bis spätestens am Mittwoch, 20. August 2025, 24:00 Uhr
Mitteleuropäische Sommerzeit ("MESZ"), unter der Adresse
Epigenomics AG
Ziegelhäuser Landstraße 3
69120 Heidelberg
oder per Telefax: +49 (0) 6221-64924-72
oder per E-Mail unter: info@epigenomics.com
zugehen. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt nach -- 67 Absatz 2 Satz 1 AktG bei Namensaktien als
Aktionär nur, wer als solcher im Aktienregister eingetragen ist. Für das Teilnahmerecht des Aktionärs,
der Namensaktien hält, sowie für die Anzahl der einem Teilnahmeberechtigten in der Hauptversammlung
zustehenden Stimmrechte aus Namensaktien ist demgemäß der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der
a) Hauptversammlung maßgeblich.
Aus abwicklungstechnischen Gründen werden in der Zeit vom Donnerstag, 21. August 2025, bis Mittwoch, 27.
August 2025, (jeweils einschließlich) keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen. Deshalb
entspricht der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung dem Stand nach der
letzten Umschreibung Mittwoch, 20. August 2025.
Der Handel mit Aktien wird durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht blockiert. Auch nach erfolgter
Anmeldung können Aktionäre daher über ihre Aktien weiter frei verfügen. Da im Verhältnis zur Gesellschaft
als Aktionär nur gilt, wer als solcher am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen ist
(siehe oben), kann eine Verfügung jedoch Auswirkungen auf die Teilnahmeberechtigung eines Aktionärs
haben.
Intermediäre und Aktionärsvereinigungen sowie diesen gemäß -- 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte
Institutionen oder Personen dürfen das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber
sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung ausüben, die nachprüfbar
festzuhalten ist. Näheres regelt -- 135 AktG.
Verfahren der Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten
Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht durch einen
Bevollmächtigten, z. B. durch ein Intermediär, eine Vereinigung von Aktionären oder einen sonstigen
Dritten, ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgerechte Anmeldung und der fristgerechte
Nachweis des Anteilsbesitzes gemäß den Bestimmungen unter Ziffer II.2.a) erforderlich. Nach erfolgter
fristgerechter Anmeldung können bis zur Beendigung der Hauptversammlung Vollmachten erteilt werden.
Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen
zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der
Gesellschaft bedürfen der Textform, soweit die Vollmacht nicht einem Intermediär, einer
Aktionärsvereinigung oder einer anderen nach -- 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person erteilt wird.
Werden Intermediäre bzw. diesen gemäß -- 135 Absatz 8 AktG insoweit gleichgestellte Personen oder
Vereinigungen (insbesondere Aktionärsvereinigungen) bevollmächtigt, haben diese die Vollmacht nachprüfbar
festzuhalten (-- 135 AktG). Wir empfehlen unseren Aktionären, sich bezüglich der Form der Vollmachten mit
den Genannten abzustimmen.
Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, können zur Erteilung der Vollmacht das Formular
benutzen, welches die Gesellschaft hierfür zur Verfügung stellt. Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten
Personen zusammen mit der Eintrittskarte übersandt. Zusätzlich kann ein Vollmachtsformular auf Verlangen
b) jeder stimmberechtigten Person bei der Gesellschaft angefordert werden und steht den Aktionären auf der
Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.epigenomics.com/de/news-investoren/hauptversammlung/
zum Download zur Verfügung.
Für den Nachweis der Bevollmächtigung per Post, per Telefax oder per E-Mail stehen die nachfolgend
aufgeführten Kommunikationswege, insbesondere auch für die elektronische Übermittlung zur Verfügung:
Epigenomics AG
Ziegelhäuser Landstr. 3
69120 Heidelberg
Fax: +49 6221 64924-72
E-Mail: info@epigenomics.com
Die vorgenannten Kommunikationswege können auch genutzt werden, wenn die Vollmacht durch Erklärung
gegenüber der Gesellschaft erteilt werden soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht
ist in diesem Fall nicht erforderlich. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann über die
vorgenannte Adresse unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.
Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl
Nach -- 118 Abs. 2 AktG kann die Satzung den Vorstand dazu ermächtigen vorzusehen, dass Aktionäre ihre
Stimmen, auch ohne an der Versammlung teilzunehmen, schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation
abgeben dürfen (Briefwahl). Die Satzung der Gesellschaft enthält in -- 18 Abs. 6 eine solche
Ermächtigung. Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrates entschieden, von dieser Ermächtigung
Gebrauch zu machen und anstelle eines Stimmrechtsvertreters den Aktionären die Möglichkeit zu eröffnen,
per Briefwahl abzustimmen.
Aktionäre können deshalb ihre Stimme per Briefwahl abgeben. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der
Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die rechtzeitig entsprechend den oben unter II.2 a)
"Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts" genannten
Voraussetzungen angemeldet sind.
Die Stimmabgabe per Briefwahl sowie Änderungen hinsichtlich bereits abgegebener Briefwahlstimmen können
bis spätestens zum Montag, 25. August 2025, 24:00 Uhr, ("Briefwahlfrist") postalisch, per E-Mail oder per
Telefax unter Verwendung des den Anmeldeunterlagen beigefügten Briefwahlformulars an die oben unter II.2
a) genannte Anschrift, E-Mail-Adresse bzw. Telefax-Nummer erfolgen. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit
der Stimmabgabe ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft. Die Gesellschaft wird das
c) Briefwahlformular zur Stimmabgabe darüber hinaus im Internet unter
https://www.epigenomics.com/de/news-investoren/hauptversammlung/
ab der Einberufung bis zum Ablauf der Briefwahlfrist zum Download zur Verfügung halten. Für den Fall,
dass veröffentlichungspflichtige Gegenanträge (siehe hierzu nachfolgende Ziffer 3 b)) oder ein Verlangen
auf Ergänzung der Tagesordnung (siehe hierzu nachfolgende Ziffer 3 a)) gestellt werden, wird die
Gesellschaft das im Internet verfügbare Briefwahlformular zur Stimmabgabe um die zusätzlichen
Abstimmungspunkte ergänzen.
Die Gesellschaft empfiehlt daher, von der Möglichkeit zur Briefwahl erst nach Ablauf der Fristen für die
Übermittlung von Gegenanträgen und Ergänzungsverlangen Gebrauch zu machen.
Bei mehrfach eingehenden Erklärungen desselben Aktionärs hat die zuletzt eingegangene Erklärung Vorrang.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld
der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe per Briefwahl zu diesem
Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
3. Rechte der Aktionäre
Ergänzung der Tagesordnung
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von
EUR 500.000,00 erreichen, können nach -- 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung
gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine
Beschlussvorlage beiliegen. Verlangen von Aktionären auf Ergänzung der Tagesordnung nach -- 122 Abs. 2
AktG sind schriftlich an den Vorstand zu richten und müssen der Gesellschaft bis Sonntag, 27. Juli 2025,
24.00 Uhr MESZ, zugehen. Richten Sie entsprechende Verlangen ausschließlich an den Vorstand unter
folgender Adresse:
Epigenomics AG
Vorstand
Ziegelhäuser Landstr. 3
a) 69120 Heidelberg
Deutschland
Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im
Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon
ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie
werden außerdem unter der Internetadresse
https://www.epigenomics.com/de/news-investoren/hauptversammlung/
bekannt gemacht und den Aktionären mitgeteilt.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären
Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder
Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Vorschläge für die Wahl von
Aufsichtsratsmitgliedern und des Abschlussprüfers übersenden. Gegenanträge zur Tagesordnung und
Wahlvorschläge sind ausschließlich an folgende Adresse der Gesellschaft zu richten:
Epigenomics AG
Ziegelhäuser Landstr. 3
69120 Heidelberg
Fax: +49 6221 64924-72
E-Mail: info@epigenomics.com
b)
Bis spätestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, d.h. bis zum Dienstag, 12. August 2025, 24:00
Uhr MESZ, unter der vorgenannten Adresse bei der Gesellschaft zugegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge
werden unter den weiteren Voraussetzungen der ---- 126, 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs
und - bei Anträgen - der etwaigen Begründung unverzüglich nach ihrem Eingang im Internet unter
https://www.epigenomics.com/de/news-investoren/hauptversammlung/
zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten
Internetadresse zugänglich gemacht.
Auskunftsrecht
Nach -- 131 Abs. 1 AktG ist jedem Aktionär auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft
c) über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands
der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und
geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. Auskunftsverlangen sind in
der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im Rahmen der Aussprache zu stellen.
Weitergehende Erläuterungen
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach -- 122 Abs. 2, -- 126 Abs. 1, -- 127, --
4. 131 Abs. 1 AktG finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.epigenomics.com/de/news-investoren/hauptversammlung/
Internetseite der Gesellschaft
Weitere Informationen sowie die nach -- 124a AktG zu veröffentlichenden Informationen finden sich auf der
5. Internetseite der Gesellschaft
https://www.epigenomics.com/de/news-investoren/hauptversammlung/
Informationen zum Datenschutz
Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien
personenbezogener Daten von Aktionären, Aktionärsvertretern und Gästen: Kontaktdaten (z.B. Name oder die
E-Mail-Adresse), Informationen über die von jedem einzelnen Aktionär gehaltenen Aktien (z.B. Anzahl der
Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Eintrittskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen
Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung
einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die
Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der
oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe ihrer personenbezogenen Daten
können sich die Aktionäre der Gesellschaft nicht zur Hauptversammlung anmelden.
Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen
lauten:
Epigenomics AG
Ziegelhäuser Landstr. 3
69120 Heidelberg
Fax: +49 6221 64924-72
E-Mail: info@epigenomics.com
Personenbezogene Daten, die die Aktionäre der Gesellschaft betreffen, werden grundsätzlich nicht an
Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der
Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung
beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa
6. HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur
in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.
Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der
Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über
sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen
Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von
Ihnen gestellt werden, Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.
Aktionäre und Aktionärsvertreter haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über sie
gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben sie das Recht auf
Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich
verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange
gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine
sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Aktionäre und
Aktionärsvertreter das Recht auf Übertragung sämtlicher von ihnen an die Gesellschaft übergebener Daten
in einem gängigen Dateiformat (Recht auf "Datenportabilität").
Zur Ausübung der Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an
info@epigenomics.com
Darüber hinaus haben die Aktionäre und Aktionärsvertreter auch das Recht zur Beschwerde bei einer
Datenschutzaufsichtsbehörde.
Heidelberg, im Juli 2025
Epigenomics AG
Der Vorstand
(Ende)
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Aussender: Epigenomics AG
Ziegelhäuser Landstraße 3
69120 Heidelberg
Deutschland
Ansprechpartner: Epigenomics AG
E-Mail: info@epigenomics.com
Website: www.epigenomics.com
ISIN(s): DE000A37FT41 (Aktie)
Börse(n): Regulierter Markt in Frankfurt; Freiverkehr in Berlin, Düsseldorf, Hamburg, München, Stuttgart,
Tradegate
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July 16, 2025 09:25 ET (13:25 GMT)
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